Proteção de dados na homologação de fornecedores: 7 práticas

Garantir a proteção de dados na homologação de fornecedores é uma prática inquestionável em qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento. Somente dessa forma é possível estabelecer um bom relacionamento com esse parceiro comercial e manter o negócio em conformidade com as leis atuais.

Uma das mais importantes a ser cumprida é a LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados (Lei Federal nº 13.709/2018), que estabelece regras de coleta, guarda, tratamento e compartilhamento de dados com o objetivo de assegurar a privacidade dos titulares. 

O descumprimento dessa legislação leva a diversas sanções contra a empresa, que incluem advertências e pagamento de multas. Porém, além dessas penalidades, é fundamental considerar o impacto que isso causa na reputação, credibilidade e confiabilidade da companhia.

Por motivos como esses é que é tão importante você saber exatamente o que fazer para garantir a proteção de dados na homologação de fornecedores do seu negócio.

Para ajudar você nesse processo, apresentamos sete boas práticas de segurança para resguardar os dados das empresas fornecedoras que compõem sua rede de abastecimento.

Siga a leitura e confira agora quais são.

Como homologar fornecedores com acesso a dados sensíveis?

A proteção de dados na homologação de fornecedores começa com a adoção de boas práticas de segurança para a realização dessa atividade. 

Entre as que você não pode deixar de fora, estão:

1. classificação de dados;

2. avaliação riscos; 

3. auditoria de segurança da informação;

4. criação de acordos contratuais específicos;

5. monitoramento contínuo;

6. treinamento adequado das equipes

7. uso das tecnologias certas.

Veja os detalhes!

1. Classificação de dados 

Ao classificar os dados dos seus fornecedores de acordo com o grau de sensibilidade, fica mais fácil realizar um direcionamento eficaz durante todo o processo de homologação.

Para fazer essa classificação, você precisa considerar o tipo do dado em questão, o qual pode ser:

• público: de acesso livre a qualquer pessoa;

• restrito/privado: acessível apenas a algumas pessoas e casos específicos;

• interno: visível somente para funcionários autorizados da empresa;

• confidencial: que geram impactos significativos ao negócio, tais como os financeiros.

2. Avaliação riscos  

O segundo passo para garantir a proteção de dados na homologação de fornecedores consiste em avaliar os riscos relacionados a eles. No caso, estamos nos referindo à probabilidade de acesso indevido, uso incorreto ou não autorizado, vazamento ou perda de dados, entre outras situações semelhantes.

Para fazer essa avaliação de riscos, considere os parâmetros apontados na LGPD. Dessa forma, você protege os dados sensíveis dos seus fornecedores durante a homologação e após ela, garantindo que sua empresa atue em compliance.

Dica de leitura: "LGPD de fornecedores: 4 maneiras de reduzir os riscos na sua empresa"

3. Auditoria de segurança da informação 

Esse tipo de auditoria tem por objetivo analisar as práticas de segurança na homologação de fornecedores adotadas por uma companhia. 

Ela deve ser realizada para verificar questões como:

• políticas e procedimentos implementados para assegurar a proteção de dados;

• práticas voltadas para gerenciamento de riscos;

• cumprimento de leis e normas;

• medidas técnicas definidas, como antivírus e sistemas de detecção de intrusão. 

Aqui, vale destacar que a auditoria de segurança da informação pode ser interna ou externa. 

No primeiro caso, ela é feita por funcionários da própria empresa treinados para essa atividade, os quais não têm nenhuma relação com o processo de homologação de fornecedores. No segundo, é contratada uma equipe externa especializada.

4. Criação de acordos contratuais específicos 

As responsabilidades contratuais na proteção de dados apontam os deveres e obrigações de cada uma das partes envolvidas na relação comercial no que diz respeito a evitar problemas como vazamento, uso indevido e outros.

Considerando seu modelo de negócio e tipo de contrato firmado com o fornecedor, estabeleça acordos contratuais e cláusulas específicas sobre proteção de dados. Assim, as regras ficam claras para ambos os lados. 

Essa medida também ajuda a resguardar sua empresa de acusações equivocadas, caso algum problema ocorra com os dados dos fornecedores que não foi causado por um erro interno.