Gestão de fornecedores
Como gerir contratos de longa duração com fornecedores?
Os contratos de longa duração com fornecedores requerem atenção extra dos gestores e time de compras e procurement por serem mais estratégicos, formalizar um nível de comprometimento mais expressivo e abrangente entre as partes envolvidas e exigir um acompanhamento pontual e constante.
Se por um lado, gerir acordos de longo prazo é um tanto complexo, por outro, esse tipo de relacionamento comercial é bastante benéfico. Entre os pontos positivos estão questões como estabilidade no fornecimento, alcance de padrões de qualidade mais consistentes e diminuição do risco de desabastecimento.
Porém, para obter bons resultados como esses, o segredo está em realizar uma gestão de contratos de longa duração com fornecedores que considerem todos os desafios, prós e contras desse tipo de documento.
Neste artigo, trouxemos as sete melhores práticas para você realizar esse gerenciamento e construir relacionamentos mais sólidos com seus parceiros comerciais. Confira!
Quais as diferenças entre contratos de curto prazo e duradouros com fornecedores?
Formalizar uma parceria comercial por meio da assinatura de um contrato é primordial para assegurar os direitos e deveres do fornecedor, mas também os da sua empresa.
O motivo é que esse documento registra todos os pontos acordados e evita desentendimentos futuros, a exemplo de discussões sobre quantidades e periodicidade de abastecimento.
Entretanto, existem algumas diferenças significativas entre a gestão de contratos de longa duração com os fornecedores e os de curto prazo. Conhecê-las é essencial para você realizar uma gestão eficaz e livre de erros.
Estes são os principais pontos que diferem um do outro:
nível de comprometimento:
contrato normal: não há a necessidade de construir uma relação comercial de confiança, pois é firmado apenas para atender a uma demanda pontual e não recorrente;
contrato duradouro: exige a construção de relacionamentos estratégicos com os fornecedores, visto que inclui critérios como alinhamento de necessidades e expectativas em longo prazo;
flexibilidade:
contrato normal: dispensável pelo fato de conter condições de contratação específicas para atendimento de uma necessidade pontual;
contrato duradouro: requer cláusulas que assegurem ajustes a partir de critérios como mudanças de mercado, econômicas ou tecnológicas;
monitoramento constante:
contrato normal: desnecessário por ter um ciclo de duração curto;
contrato duradouro: essencial e deve incluir KPIs (indicadores de desempenho) para mensurar a performance do fornecedor durante a validade do acordo de longo prazo;
riscos:
contrato normal: baixos e comumente relacionados a falhas pontuais;
contrato duradouro: inclui riscos estratégicos e de mais impacto para a empresa contratante por conta do tempo de duração.
Leia também: “O que faz um gestor de contratos? Entenda sua importância!”
Quais são os desafios da gestão de contratos de longa duração com fornecedores?
Além de entender as diferenças, para realizar uma boa gestão de contratos de longa duração com fornecedores, você precisa conhecer os desafios envolvidos.
Essa é a melhor maneira de se preparar para superá-los e, dessa forma, proteger a sua empresa e extrair o melhor de um relacionamento comercial mais extenso.
Esta é a lista com os problemas mais comuns e algumas formas de resolvê-los:
adaptação às mudanças: a exemplo de alterações do mercado e necessidades dos clientes finais. Solucione com a inclusão de uma cláusula de revisão periódica do documento e critérios sobre o que e como revisar;
criação de dependência: monte um cadastro com fornecedores qualificados e comprovadamente aptos para atender a sua empresa tão logo haja necessidade;
fluxo de monitoramento: adote ferramentas de automação que realizem a gestão de contratos automaticamente e emitam alerta de revisões e renovação de documentos;
acompanhamento dos padrões de qualidade: resolva por meio da definição e aplicação de KPIs específicos para o gerenciamento de fornecedores, feedback de consumidores finais e auditorias;
gestão de relacionamento com os fornecedores: defina políticas internas, qualifique, avalie e monitore as empresas fornecedoras continuamente. Use soluções como um SRM (Supplier Relationship Management) para automatizar e otimizar essas atividades.
Dica! Confira como funciona o SRM da Linkana!
Como realizar uma renegociação de contratos com fornecedores de sucesso? 4 dicas!
Para realizar uma renegociação de contratos com fornecedores de forma eficiente, segura e benéfica para todos os envolvidos, considere cenários internos e externos, aponte prazos para revisões periódicas, insira cláusulas especiais no documento e estimule o aprimoramento contínuo da parceria comercial.
Entenda os detalhes:
considere cenários internos e externos: pontos como chegada de novas tecnologias, alterações no comportamento do consumidor final e de objetivos do negócio refletem diretamente nas necessidades de abastecimento, tanto de itens quanto de quantidades;
aponte prazos para revisões periódicas: a fim de evitar contratos obsoletos, desalinhados com as mudanças, que gerem prejuízos financeiros às partes ou aumentem os riscos;
insira cláusulas especiais: a exemplos das voltadas para confidencialidade, penalidades em caso de não conformidade ao longo da parceria comercial e critérios para ajuste de valores;
estimule o aprimoramento contínuo: por meio de estratégias como definição de metas de performance, cláusulas bônus por desempenho e reuniões regulares para dividir conhecimentos e alinhar expectativas.
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7 melhores práticas para gestão de contratos de longa duração com fornecedores
Quer realizar a melhor gestão de contratos de longa duração com fornecedores para a sua empresa? Então, adote estas práticas:
estabeleça uma boa comunicação;
compartilhe metas, objetivos, expectativas e resultados;
defina indicadores claros e justos;
mantenha a flexibilidade e a adaptabilidade;
determine cláusulas para resolução de conflitos;
realize auditorias periodicamente;
automatize a gestão de contratos.
1. Estabeleça uma boa comunicação
Evitar ruídos na comunicação é essencial em qualquer relacionamento comercial. Porém, quando se trata de uma gestão de contratos com foco em longo prazo, é ainda mais importante, pois você terá contato com o fornecedor por muito tempo. Assim, contradições simples podem se tornar problemas expressivos.
Evite esse tipo de problema com estratégias como:
estabelecimento de canais oficiais de conversa, troca de informações, envio e recebimento de documentos e pedidos;
definição de um responsável para lidar diretamente com o fornecedor;
conversas e reuniões regulares.
2. Compartilhe metas, objetivos, expectativas e resultados
Dessa forma, os fornecedores saberão exatamente o que sua empresa precisa para crescer e têm a chance de trabalhar para contribuir com esse propósito.
A dica aqui é dividir esses dados via relatórios, mas se atentar para compartilhá-los de uma maneira que chame a atenção do fornecedor e os faça entender seus objetivos.
Portanto, evite simplesmente enviar os números. Agende uma conversa para explicar os pontos principais e tome cuidado para não compartilhar informações confidenciais.
3. Defina indicadores claros e justos
É fundamental monitorar os contratos continuamente para verificar o cumprimento das cláusulas e os resultados dessa parceria de longo prazo.
Aqui, o ideal é definir e adotar indicadores de desempenho como:
eficiência logística;
taxa de conformidade de qualidade;
capacidade de resposta;
taxa de ocorrência de não conformidade;
nível de serviço (SLA);
percentual de produtos rejeitados/devolvidos.
Dessa forma, você trabalha com dados e não com achismos, tem uma visão real da performance dos fornecedores e parâmetros para decidir se segue com a renegociação do contrato de longa duração ou não.
4. Mantenha a flexibilidade e a adaptabilidade
Facilite a adoção de uma postura flexível e adaptação na gestão de contratos por meio do acompanhamento das mudanças relacionadas ao seu ramo de atuação, chegada de novas tecnologias, tendências e comportamentos de consumidores.
Ao expandir o seu conhecimento, você facilita a comunicação com os fornecedores, constrói diálogos mais benéficos para ambos e rompe barreiras com potencial de atrapalhar a inovação no fluxo de abastecimento do seu negócio.
Sugestão de leitura para você: “O futuro das vendas: como as tecnologias podem redefinir o setor?”
5. Determine cláusulas para resolução de conflitos
As cláusulas para resolução de conflitos buscam evitar disputas entre as partes durante a validade desse documento. O objetivo é garantir os direitos, mas também os deveres de cada um em questões como valores, condições de pagamento, frequência na entrega e nível de qualidade.
Defina quais serão essas cláusulas dos seus acordos de longo prazo, principalmente a partir da análise dos riscos gerados pelos fornecedores.
Inclusive, temos um artigo sobre esse tema que ajudará você. Veja! “5 erros na avaliação de riscos de fornecedores e como evitá-los”
6. Realize auditorias periodicamente
Um bom monitoramento de contratos inclui auditorias constantes. A prática é a melhor maneira de identificar falhas da sua empresa e dos seus parceiros comerciais, como desvio de dinheiro e corrupção de fornecedores, que prejudicam seriamente o seu negócio.
Aproveite e leia também: “Como fazer checklist de auditoria de fornecedores? Para que serve?”
7. Automatizar a gestão de contratos
A tecnologia é sua melhor aliada na gestão de relacionamento com fornecedores, em especial os de longa duração.
Por meio de sistemas de gerenciamento de contratos, fica muito mais fácil emitir, conferir, colher assinaturas, organizar, armazenar e monitorar contratos. Se contar com uma solução integrável a outras, sua rotina se tornará ainda mais prática e eficiente.
O SRM da Linkana, por exemplo, se integra a todos os ERPs e também a sistemas como os de compras e de fornecedores.
Com a nossa solução, você otimiza o tempo de homologação de fornecedores, realiza monitoramentos automáticos e conta com diversas outras funcionalidades, por exemplo, gestão por categoria, recebimento de documentos e formulários diretamente na nossa plataforma.
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