Como fazer a gestão de fornecedores de TI em uma empresa?

Como fazer a gestão de fornecedores de TI?

Para fazer a gestão de fornecedores de TI de forma eficiente, alguns passos fundamentais devem ser seguidos para que os fornecedores sejam selecionados corretamente.

Lembre-se que o investimento em tecnologia pode ser mais alto, dependendo da complexidade da solução que sua empresa busca. Então, invista em bons processos para garantir que a equipe siga as diretrizes estabelecidas e faça boas escolhas.

Veja o passo a passo para conduzir o trabalho:

1. Conheça as necessidades da empresa na área

Antes de abrir o navegador para pesquisar por um novo parceiro, o primeiro passo da gestão de fornecedores de TI é conhecer as necessidades da empresa na área.

A tecnologia agrega vantagens em praticamente todos os mercados. Então, conheça quais são as principais tendências no seu setor e compare com as dificuldades que sua empresa está enfrentando.

Dessa forma, fica mais fácil entender e estabelecer prioridades de investimentos em TI, o que ajuda a gerenciar e aumentar os investimentos de acordo com a disponibilidade de capital da empresa.

2. Defina os critérios de escolha do fornecedor

O segundo passo da gestão de fornecedores de TI é definir os critérios para a escolha de um fornecedor. Sabendo as necessidades da empresa, você sabe o que uma determinada solução precisa oferecer para que seja vantajoso contratá-la.

Então, liste atributos gerais para ter um bom relacionamento com os fornecedores e especifique também o que você precisa que seja atendido de acordo com a tarefa alvo.

Esses critérios vão ser essenciais para a próxima etapa da gestão de fornecedores.

3. Automatize o processo de qualificação e seleção de fornecedor

A gestão de fornecedores de TI pode começar justamente na implementação de uma solução que automatiza o processo de qualificação e seleção de parceiros.

A automação da pesquisa inicial ajuda a descartar logo de cara fornecedores que possuem, por exemplo, pendências fiscais, certidões negativas, entre outras questões burocráticas.

Depois dessa primeira análise, a equipe pode analisar os fornecedores segundo os critérios estabelecidos, verificando:

• o portfólio oferecido pelo fornecedor;

• o alinhamento com as necessidades da empresa;

• o Requisito de Nível de Serviço (Service Level Requirements) exigido, etc.

Um software de gestão de fornecedores é uma ferramenta que vai impedir erros nas análises e garantir que o processo de homologação na empresa seja 100% confiável.

4. Mantenha um cronograma da gestão de contratos

Depois que um parceiro é contratado, a gestão de fornecedores de TI continua, agora, no acompanhamento da prestação do serviço, o desempenho alcançado, os ajustes durante o processo, entre outros pontos.

Para não perder cada acordo comercial de vista, o gestor de TI pode criar e gerenciar com a equipe um cronograma de gestão de contratos. 

Isso garante o cumprimento do Acordo de Nível de Serviço (ANS) por ambas as partes e facilita a decisão na hora de renovar ou não um contrato, cumprindo os prazos estabelecidos e evitando multas.

5. Avalie os serviços dos fornecedores 

Outra tarefa importante da gestão de fornecedores de TI é a avaliação dos serviços prestados pelos fornecedores a empresa.

Para que a análise não fique apenas no campo subjetivo, defina metas e estabeleça indicadores de desempenho para gerar dados que vão embasar a avaliação.

A performance de um fornecedor será essencial tanto para que aconteça a renovação de contrato quanto para decidir se outro parceiro vai entrar em cena, possibilitando tomadas de decisão mais seguras e alinhadas com as necessidades da empresa.

Saiba quais indicadores devem ser analisados para que você não desperdice tempo e dinheiro com contratos que podem apresentar riscos para a sua empresa. Baixe gratuitamente o ebook: Avaliação de Desempenho de Fornecedores.

6. Monte uma área de VMO

O Vendor Management Office (VMO) nada mais é que um departamento dedicado à gestão de fornecedores de TI. Essa ação é útil para empresas que tem uma área de Tecnologia da Informação e gerencia a implementação de novas tecnologias internamente. 

Ou seja, todas as cinco tarefas anteriores serão executadas por profissionais de TI, o que garante mais assertividade na escolha de cada solução.

Caso sua empresa utilize serviços de tecnologia mais simples, o gerenciamento pode ficar com o setor de compras que controla também as outras demandas. 

Importância da segurança de dados

Outro aspecto importante da gestão de fornecedores de TI é em relação à segurança da informação dentro de cada serviço contratado.

É importante checar quais são os recursos oferecidos como, por exemplo, criptografia de ponta a ponta. O objetivo é manter a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos dados.

Esses critérios se alinham à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) — no Brasil, descrita na Lei nº 13.709, de agosto de 2018 — que regula o tratamento de dados pessoais nos meios digitais por empresas com o objetivo de proteger os direitos de liberdade e privacidade das informações fornecidas. Alguns dados protegidos são:

• nome; 

• CPF; 

• gênero;

• telefone;

• endereço residencial; 

• localização via GPS; 

• fotos;

• renda; 

• hábitos de consumo;

• endereço de IP; 

• cookies, etc.

O Brasil está fortalecendo o seu processo de adequação para proteção de dados pessoais dos cidadãos. Por isso, ter fornecedores que também priorizam o LGPD é importante para alinhar sua empresa com essa tendência que é o futuro.

Tenha uma gestão de fornecedores eficiente

Com uma boa gestão de fornecedores de TI, os investimentos em tecnologia da sua empresa serão aproveitados ao máximo, contribuindo para alcançar os objetivos de crescimento, faturamento e desempenho da equipe.

Para garantir que só fornecedores qualificados entrem no seu quadro de parceiros, aposte em um sistema que facilite a consulta de dados das empresas.

A Linkana dá suporte para essa operação por meio de tecnologias inteligentes para combater a burocracia e aumentar a eficiência na gestão dos seus fornecedores.

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