Transformar os processos em papel com formulários digitais

Houve um tempo em que tudo precisava ser resolvido com papéis. Para a empresa, isso significava um bocado de tempo e dinheiro perdidos, já que seria necessário enviar um funcionário para mexer em caixas, imprimir inúmeros formulários, etc. 

Para o trabalhador, isso significava um trabalho cansativo e sem grandes perspectivas de mudança. 

Hoje, com a transformação digital, que se tornou uma tendência forte em todo o globo, a maior parte dos processos burocráticos se tornou virtual. Se livrar do papel é interessante por diversas razões, como.

Velocidade nos processos internos

Como mencionamos rapidamente no início do artigo, processos manuais tendem a ser lentos. Imagine ter que encontrar um documento específico, que está perdido em uma das dezesseis caixas de papéis presentes em uma sala? 

Hoje, com um clique você acessa os dados digitais dos quais necessita e finaliza um processo em tempo recorde.

Sustentabilidade

Você já ouviu falar do ESG? A sigla diz respeito a um movimento que estabelece padrões para definir se uma empresa é sustentável, possui boa governança e é socialmente consciente. 

A busca por meios sustentáveis de existência e organização é muito importante dentro dessa lógica. Na prática, isso significa que companhias que se preocupam com o ESG têm mais possibilidade de crescer no mercado e adquirir uma boa reputação.

Ao aderirem às modificações propostas pela transformação digital, que incluem estratégias como o uso de arquivos que passaram pelo processo de conversão de arquivo físico para arquivo digital, as companhias recebem certa atenção. 

Para os funcionários, isso também pode significar melhores salários, trabalhos mais dinâmicos e a construção de um currículo mais competitivo. Em tempos onde discutimos saúde mental e a sua relação com o ambiente de trabalho, essa também é uma modificação importante.

Economia financeira 

Por mais que exista um investimento inicial de tempo e dinheiro para a digitalização de arquivos físicos, o "pós" é produtivo e econômico. 

Além disso, optar por plataformas de assinatura eletrônica que permitem escrever em PDF e similares diminui o gasto com materiais de escritório e com deslocamento e agiliza processos múltiplos.

Segurança

Por fim, não se pode esquecer que plataformas para preencher documento em PDF são bastante seguras, já que foram projetadas para isso.

Temos falado bastante sobre proteção de dados nos últimos anos, e não é por acaso. A internet é fantástica, mas está repleta de hackers buscando uma brecha para roubar informações.

Quando você opta por um serviço que permite assinaturas digitais, corretamente criptografado e monitorado, você garante que informações confidenciais permanecerão fechadas em um ambiente seguro.

Além disso, é importante mencionar que documentos importantes, quando em papéis, correm muitos riscos: podem ser extraviados, roubados ou perdidos, além de sofrer os efeitos do tempo. Imagine, além disso, que existem problemas que não se pode prever, como alagamentos, goteiras, mofo, etc.