Benefícios do BPM para as empresas: por que contratar?

Como funciona o BPM nas empresas?

O princípio mais básico do funcionamento do BPM é a gestão dos processos que compõem um negócio: ou seja, após a implementação, a disciplina organiza e otimiza os processos, as tarefas e as atividades relacionadas à entrega do produto ou serviço aos clientes. 

O BPM funciona em três passos, os quais veremos a seguir.

1. Mapeamento dos processos

Nesta primeira etapa, cria-se um documento com todos os processos pelos quais a demanda passa até a entrega efetiva do produto ou serviço.

Para isso, geralmente utiliza-se fluxogramas, cuja estrutura didática, baseada no uso de linhas, formas, cores e setas facilita o entendimento por todos da equipe. 

Neste momento, já é possível identificar possíveis gargalos, como etapas redundantes e desnecessárias ou atrasos, e adotar medidas para eventuais melhorias que tornem a execução das tarefas mais ágil e eficiente. 

2. Padronização

Para realizar todos os processos com o mesmo nível de qualidade, é importante padronizá-los, usando regras estritas sobre o funcionamento da atividade, como executá-la e em quanto tempo. 

Com isso, a tomada de decisões se torna mais assertiva, os times, mais seguros sobre as ações executadas, com menos chances de falhas ou erros.

Por isso, é essencial que todas as partes envolvidas no processo estejam cientes, não apenas de seu funcionamento, como também de suas respectivas responsabilidades no fluxo de trabalho. 

Aqui, o ideal é investir em treinamentos e capacitações para os times. 

3. Aplicação

Nesta etapa, é hora de aplicar as técnicas desenvolvidas e identificadas nas etapas anteriores. O momento é de coleta e monitoramento de dados sobre os resultados e o tempo de execução dos processos, a performance das pessoas envolvidas nas atividades e demais fatores definidos no mapeamento. 

4. Otimização

Uma vez estabelecidos os padrões de execução dos processos, o BPM funciona como um guia para otimizá-los. Também é nesse momento em que se executa as ações para reduzir erros e inconsistências e monitorar a satisfação dos clientes com os produtos. 

Principais benefícios do BPM para as empresas

Depois de entender o que é o BPM e como funciona, é natural que a sua curiosidade seja sobre os benefícios da metodologia. 

Dentre as principais vantagens, podemos citar: 

• transparência nos processos: todos os colaboradores, de todos os níveis, têm acesso às etapas das atividades; 

• aumento da produtividade: decorrente da melhoria da execução dos processos e da redução de etapas redundantes, gargalos e falhas; 

• possibilidade de automação dos processos: o BPM permite a implementação da automação com base nas informações das primeiras etapas; 

• resultados rápidos: graças à padronização, exclusão de etapas obsoletas e otimização constante dos processos; 

• eficiência: tanto na produção quanto na qualidade dos produtos ou serviços oferecidos; 

• redução de custos: em produção e investimentos desnecessários; 

• mais competitividade: devido à produtividade e melhoria constante dos processos. 

Extra: indicadores de performance

Um dos maiores benefícios do BPM para as empresas é a facilidade de coleta e análise dos indicadores de performance — dados específicos sobre a satisfação do público com o serviço ou produto ofertado.

Com os dados, você determina as melhorias necessárias para tornar seu negócio mais organizado e rentável. Por isso, saber o que e como monitorar é essencial. 

Quando se fala sobre como funciona o BPM nas empresas, podemos citar como exemplos 3 grupos de indicadores, que se subdividem e se adaptam às necessidades do gestor: 

1. Indicador de qualidade: detecta o número de demandas entregue fora do padrão de qualidade determinado, considerando o total produzido. Diz respeito à definição de excelência e à melhoria constante do produto ou serviço oferecido pela companhia; 

2. Indicador de produtividade: refere-se às entregas de produtos ou serviços realizadas em um período determinado pela gestão;

3. Indicador de capacidade: diz respeito ao quanto uma empresa produz, em comparação ao quanto poderia produzir. O índice permite uma análise assertiva sobre a contratação de mais times, obtenção de mais insumos e outros aspectos. 

Como implementar o BPM

Agora que você já sabe o que e quais são os benefícios do BPM para as empresas, está a um passo de saber como implementá-lo e desfrutar de suas vantagens. 

Para ter acesso aos benefícios do BPM para as empresas, comece pelo planejamento: definição de estratégia de negócio, seus objetivos, proposta de valor ao cliente e um entendimento profundo sobre a situação atual do seu negócio são pontos de partida muito importantes. 

Com as informações, você dá início ao seu mapeamento de processos, priorização e definição de fluxos e, inclusive, pode considerar a automação das atividades. Nesta etapa, contar com uma plataforma de gestão estratégica é essencial.

Com o recurso, você tem em mãos relatórios completos sobre o funcionamento dos processos e quais as oportunidades de melhorias aplicáveis à sua gestão — tudo ao seu alcance, de forma fácil e rápida. 

Assim, você atualiza os fluxos de trabalho para mantê-los sempre funcionais, modernos e, mais do que isso, lucrativos e competitivos. 

Interessante, não é?! Aproveite o que você aprendeu com este conteúdo e comece hoje mesmo a desfrutar dos benefícios do BPM para sua empresa. 

Este artigo foi escrito pela Lecom, empresa referência na Gestão Inteligente de Processos, oferecendo ao mercado uma plataforma de BPMS (Business Process Management Suite ou System) para automatizar, executar, melhorar e gerenciar processos.