Vendor Management Office (VMO): o que é e como pode ajudar a sua empresa?

Vendor Management Office, ou simplesmente VMO, é uma unidade dentro de uma empresa que tem por objetivo verificar e melhorar as ações estratégicas do negócio, e diminuir os riscos que podem surgir com a contratação de fornecedores e prestadores de serviço terceirizados.

Em outras palavras, essa estrutura tem como foco gerenciar o valor da companhia, de modo que isso aprimore os resultados e reduza custos, entre outros resultados positivos relacionados.

O conceito de VMO é aplicável a diversos departamentos de uma empresa, tais como jurídico, segurança da informação, tecnologia, cadeia de suprimentos, entre outros.

No setor de compras e procurement, especificamente, uma das práticas de Vendor Management Office que pode ser aplicada é a strategic sourcing, que consiste em uma estratégia de aquisição mais técnica, que pondera sobre a complexidade do processo de compras e o impacto que os produtos e/ou serviços adquiridos geram para a empresa.

Ou seja, o VMO é uma forma de alinhar os interesses e as metas da empresa às suas ações, especialmente no que se refere à gestão de fornecedores.

Mas de qual maneira uma estrutura de Vendor Management Office pode ser montada? Siga a leitura deste artigo e confira agora essas e outras respostas sobre o tema.

O que é Vendor Management Office (VMO)?

Vendor Management Office (VMO) pode ser definido com um "escritório de gestão de fornecedores". Consiste em uma estrutura organizacional interna responsável por avaliar fornecedores de produtos e/ou serviços, supervisionar as interações e gerenciar os relacionamentos com esses parceiros.

Na prática, não se trata de identificar, qualificar e contratar fornecedores. Ou seja, não cabe a essa unidade fazer a homologação de fornecedores. O foco de atuação dos profissionais que compõem o VMO é gerar mais valor para a empresa, por meio de um alinhamento mais estratégico entre ações e objetivos.

Por exemplo, por meio da estruturação do VMO em uma empresa é possível encontrar maneiras de diminuir os riscos característicos relacionados aos fornecedores. Esse cenário inclui questões como:

• negociação com fornecedores;

• avaliação do tempo de duração do contrato;

• controle de qualidade dos insumos e/ou serviços que estão sendo entregues;

• avaliação de  performance, entre outros.

Dica de leitura: "4 estratégias para fazer uma redução de gastos em compras e aumentar o faturamento da empresa"

Como o Vendor Management Office é estruturado?

O Vendor Management Office é estruturado em quatro pilares, que são:

• governança;

• pessoas e estrutura;

• processos e ferramentas;

• analytics e tendências.

Governança

O pilar governança no VMO tem por objetivo definir responsabilidades internas e internas no que se refere ao relacionamento com fornecedores. A ideia é, com essa abordagem, diminuir os riscos, melhorar a performance desses parceiros e garantir que a empresa esteja em compliance.

Além desses pontos, a parte de governança no VMO também tem como meta:

• assegurar um engajamento colaborativos entre os envolvidos na cadeia de suprimentos;

• buscar e sugerir inovações que ajudem a alcançar os resultados pretendidos;

• alinhar os processos de contratação de fornecedores às políticas de risco da empresa para mitigar possíveis danos;

• garantir que o portfólio de fornecedores contribua para o crescimento do negócio, impactando positivamente em pontos como aumento da lucratividade e vantagem competitiva;

• formar comitês estratégicos e táticos que colaborem para a obtenção de mais e melhores resultados.