Compras corporativas: entenda e otimize o seu processo

As compras corporativas consistem na aquisição de bens e na contratação de serviços que uma empresa precisa para manter suas necessidades administrativas, operacionais e estratégicas em funcionamento. Trata-se do abastecimento do estoque com itens de uso diário, além de matérias-primas e insumos para a fabricação da solução que comercializa.

As compras voltadas para os negócios têm características diferentes das que pessoas físicas realizam. Incluem, por exemplo, aquisições em larga escala, um número maior de tomadores de decisão e a obrigatoriedade de cumprimento de diferentes leis e normas, conforme o ramo de atividade.

Por motivos como esses é que a gestão de compras de uma companhia é uma atividade complexa. Afinal, tem a responsabilidade de atender às necessidades de abastecimento sem comprometer, nem impactar negativamente, as finanças corporativas. 

Quer saber como otimizar o processo de aquisição do seu negócio? Então, siga a leitura e confira, neste guia completo, o que são compras corporativas e o que é necessário para torná-las mais eficientes.

O que são compras corporativas?

As compras corporativas são aquisições de bens, ou contratações de serviços terceirizados, para atender às necessidades de funcionamento de uma empresa. Contempla itens de uso interno e diário, como material de escritório e de higiene, e matérias-primas e insumos para a linha de produção, conforme o modelo de negócio.

Neste conceito, existem diferentes modalidades. Estas são as principais:

• compras diretas: aquisição de itens essenciais para a fabricação do produto que a empresa comercializa para o cliente final;

• compras indiretas: artigos não relacionados diretamente à produção, mas necessários para o funcionamento da companhia, a exemplo de softwares de gestão e materiais de limpeza;

• compras de investimento: contempla bens a serem inseridos no patrimônio da empresa, a exemplo de maquinários e veículos;

• compras formais: exige a formalização por meio de um documento legal, como nota fiscal ou contrato, e contempla itens que acrescentam baixo valor ao negócio, mas que, ainda assim, são importantes, como seguros patrimoniais;

• compras informais: itens triviais e relativamente baratos, os quais são possíveis adquirir sem fluxos complexos, a exemplo de insumos de limpeza (detergente, álcool) e produtos para a copa (café, filtro), desde que não seja em larga escala.

Independentemente da modalidade, as aquisições refletem diretamente nas finanças corporativas. O ideal é que o impacto seja positivo, e, neste momento, a empresa deve garantir uma gestão de compras eficiente.

A importância da gestão de compras

A gestão de compras é essencial para garantir a contratação de serviços alinhados com os valores e as expectativas da empresa, e a aquisição de matérias-primas e insumos na quantidade e momentos certos e no nível de qualidade ideal. 

Por meio de um gerenciamento de compras corporativas eficiente, consegue-se alcançar um bom custo-benefício e proteger a empresa de diversos riscos, a exemplo dos financeiros, reputacionais e jurídicos.

É certo dizer também que a gestão de compras impacta diretamente as finanças corporativas. Logo, afeta a rentabilidade, o poder competitivo da companhia e o relacionamento com os clientes finais, visto que abastecimentos onerosos refletem na precificação das soluções que a empresa comercializa.

Assim, a prática é importante porque contribui para:

• reduzir custos: por meio de aquisições estratégicas;

• garantir a conformidade e a qualidade: a partir da seleção de fornecedores confiáveis e que atendem às normas técnicas e regulatórias que a empresa exige;

• assegurar a continuidade operacional: mediante o controle eficaz da quantidade de itens disponíveis em estoque e da identificação do momento certo de providenciar novas aquisições, conforme o cronograma de produção;

• construir bons relacionamentos com os fornecedores: com vínculos transparentes, fluidos e benéficos para ambos os lados;

• promover a sustentabilidade e a responsabilidade social da rede de abastecimento: a partir da definição de critérios alinhados às práticas ESG e monitoramento da execução das diretrizes pelos fornecedores. 

O artigo “Gestão de compras: 7 passos de como realizar a melhor!” tem dicas que ajudarão você. Não deixe de conferir! 

Procurement: um componente crítico nas compras corporativas

Procurement é um conjunto de atividades estratégicas, de responsabilidade do setor de compras, que tem por objetivo aumentar a eficiência dos processos de aquisição de bens e de contratação de serviços e minimizar os riscos característicos desse fluxo.

Trata-se de um conceito amplo que começa na identificação da necessidade de abastecimento, passa pela busca e contratação de fornecedores, e segue pela gestão de relacionamento e avaliação de desempenho dos parceiros de abastecimento.

Dessa forma, procurement não é uma atividade limitada ao ato de adquirir ou contratar algo. Consiste em uma prática mais abrangente, que visa otimizar investimentos, contribuir para o atingimento do melhor custo-benefício possível e, ao mesmo tempo, proteger e gerar valor para a companhia.

No contexto de compras corporativas, procurement desempenha um papel importante, pois aprofunda atividades, como:

• análise das necessidades de abastecimento;

• identificação dos melhores fornecedores;

• processo de negociação e contratação;

• gestão de relacionamento com fornecedores;

• compliance;

• uso de dados para tomadas de decisão. 

Em resumo, procurement contribui para transformar as compras corporativas em uma prática estratégica, que gera à empresa mais controle sobre os processos relacionados à atividade e, consequentemente, a torna mais eficiente e competitiva. 

Dica! Entenda tudo sobre o conceito no artigo: “O que é procurement? Guia completo sobre essa área da supply chain!”

Como otimizar o setor de compras? 7 melhores práticas!

Estas são as melhores práticas e dicas para você otimizar o setor de compras da sua empresa:

1. padronize os processos;

2. defina políticas de compras;

3. estabeleça planos de contingência;

4. faça uma gestão estratégica de fornecedores;

5. integre o setor de compras a outros departamentos;

6. utilize dados para a tomada de decisão;

7. use a tecnologia a seu favor.

Entenda os detalhes de cada uma!

1. Padronize os processos

Crie fluxos claros, fluidos, realistas e executáveis para cada uma das atividades relacionadas às compras, como envio de requisição pelos departamentos, homologação de fornecedores e aprovação.

Ao padronizar os processos, você reduz as chances de erros e de algum ponto importante passar despercebido e refletir negativamente nas atividades da empresa em médio e longo prazo.

2. Defina políticas de compras

As políticas de compras são diretrizes e regras internas que apontam como os profissionais devem agir para realizar aquisições de produtos e contratação de serviços.

O documento inclui, por exemplo:

• responsabilidades e atribuições de cada cargo do setor de compras;

• limites de gastos por departamento;

• bases de alinhamento com outros departamentos, como estoque, marketing e vendas.

Veja o que é preciso para criar os direcionamentos da sua empresa no artigo: “Políticas de compras: 7 passos para definir a da sua empresa”

3. Estabeleça planos de contingência

Por mais que os responsáveis pelo setor de compras e procurement criem um bom planejamento, a empresa está sujeita a situações externas que fogem ao controle, como problemas econômicos nacionais e guerras.

A fim de mitigar os riscos, é fundamental definir um plano de contingência para as compras corporativas, que consiste em determinar ações e medidas perante diferentes cenários para evitar danos e prejuízos significativos para o negócio.

4. Faça uma gestão estratégica de fornecedores

Por gestão estratégica de fornecedores entenda contratar parceiros de abastecimento devidamente qualificados e alinhados com os valores, políticas, regras e formas de trabalho da sua empresa.

O objetivo é que a atuação dos parceiros de abastecimento contribua com o crescimento do negócio, redução de gastos e conquista de diferenciais competitivos.

Para tal, no processo de homologação de fornecedores, avalie diferentes critérios, como qualidade, preço, capacidade produtiva e de inovação.

5. Integre o setor de compras a outros departamentos

O bom funcionamento do setor de compras também depende do trabalho de outras áreas da companhia, principalmente marketing, vendas, financeiro e estoque. 

Portanto, crie fluxos de comunicação fluidos para facilitar a troca de informações e dados, e use sistemas integrados que otimizem essa dinâmica, a exemplo de um ERP integrado a um SRM.

6. Utilize dados para a tomada de decisão

Por falar em sistemas, aproveite os dados que as soluções coletam para embasar as decisões de compras. Por meio da análise do histórico de aquisição, por exemplo, fica mais fácil decidir quais serviços contratar ou itens comprar, em que momento e em qual quantidade.

As deliberações a partir de dados reduzem erros, otimizam o gerenciamento das finanças corporativas e evitam problemas como excesso ou ruptura de estoque.

7. Use a tecnologia a seu favor

Ainda no cenário da tecnologia para aprimorar o setor de compras, há diversas ferramentas e softwares que ajudam na rotina dos profissionais dessa área. Veja alguns exemplos:

• ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português): integra dados e processos de diferentes setores e facilita a comunicação entre as áreas;

• sistema de gerenciamento de estoque: realiza o controle de entrada e saída de bens e mercadorias em tempo real, o que evita aquisições desnecessárias que geram custos extras;

• e-procurement: solução que automatiza diversas atividades e processos voltados para aquisições de matéria-prima e insumos e contratação de serviços terceirizados.

A escolha da tecnologia certa depende do modelo do seu negócio, necessidades e rotina do setor de compras. Contudo, saiba que é possível (e indicado) usar mais de uma simultaneamente, para abranger todas as tarefas e responsabilidades da área.