Sourcing e procurement: quais as principais diferenças?

Ter processos de sourcing e procurement bem definidos e articulados é fundamental para alcançar os resultados financeiros esperados na sua empresa, a partir de uma dinâmica precisa de abastecimento de insumos e contratação de serviços.

Apesar de ambos fazerem parte do departamento de compras, essas metodologias têm papéis distintos e essenciais para um negócio obter insumos e matérias-primas de qualidade, no menor tempo possível e com o melhor custo-benefício.

Em geral, os setores de sourcing e procurement das grandes instituições trabalham de maneira interligada, já que os dois lidam diretamente com o relacionamento com fornecedores. Porém, é vital saber suas diferenças para criar uma estratégia efetiva de compras.

Resumidamente, o primeiro conceito se refere a todas as atividades voltadas para busca de fornecedores qualificados para atender às necessidades de abastecimento de uma empresa. 

Já o segundo tem uma abordagem mais ampla, indo de ponta a ponta do fluxo que compõe a cadeia de suprimentos de um negócio.

Neste artigo você confere, em detalhes, o que é sourcing e procurement, quais são as principais diferenças e como a sua empresa pode tirar o melhor proveito desses métodos de trabalho utilizando a tecnologia a seu favor!

O que é sourcing?

O nome sourcing significa compra ou aquisição de um bem ou serviço. Apenas por essa definição já conseguimos ter uma ideia de que essa área lida diretamente com a busca por fornecedores, com o objetivo de terem qualidade e oferecerem o melhor custo-benefício. 

Para isso, esse setor tem como missão não só encontrar, mas também examinar e, eventualmente, adquirir materiais de fornecedores. 

Cabe a essa área analisar aspectos mais pontuais, que também são fundamentais para o bom funcionamento da supply chain, e isso inclui pesquisa, avaliação, negociação e contratação de fornecedores. 

É a parte de sourcing que garante compras vantajosas para a empresa, sem deixar de lado a necessidade de atender também às necessidades dos contratados.

Assim, podemos dizer que essa parte da área de compras é a responsável por todos os elos da cadeia de aquisição de insumos e matérias-primas. Por meio desse conceito, é possível garantir o bom funcionamento da empresa, sem atrasos na produção e na entrega para o cliente final.

Responsabilidades da área de sourcing

Para definir quais são os melhores parceiros comerciais, é feita uma extensa pesquisa de mercado, cotação de preços, avaliação daqueles que são mais confiáveis e que possuem os prazos mais adequados.

Nesse processo, o sourcing procura especialmente por:

• qualidade do material;

• custos;

• lead time;

• ofertas disponíveis no mercado;

• mínimo pedido necessário.

Já os fatores internos analisados e levantados são:

• necessidade da empresa;

• especificação dos materiais;

• qualidades necessárias dos produtos dos fornecedores.

O sourcing costuma estar inserido na estratégia de procurement, sendo essencial para encontrar o equilíbrio entre qualidade e preço de materiais e insumos, além de economizar recursos.

Esse conceito também é o responsável por identificar as novas tendências do mercado, de matérias-primas, de demandas dos clientes e outras necessidades da companhia.

O que é strategic sourcing?

Inserido nesse contexto está uma estratégia denominada strategic sourcing, que significa compras estratégicas. Trata-se de uma metodologia que ajuda a embasar as decisões de aquisição de uma empresa, por meio de uma visão mais ampla de todo o cenário de abastecimento.

No strategic sourcing, por exemplo, em vez de apenas comprar um determinado item porque é necessário para a continuidade das atividades, avalia-se todos os possíveis impactos que esse bem pode gerar para o negócio.

No caso, estamos falando de questões como perdas financeiras em médio e longo prazo, elevação de custos por necessidade de armazenamento dos insumos e matérias-primas, entre outros.  

Entre os benefícios de um strategic sourcing bem executado, estão:

• diminuição dos custos das operações;

• realização de aquisições mais assertivas;

• agilidade nas aquisições;

• diversificação das propostas;

• ampliação das atividades de compras.

As ​​etapas do processo de sourcing 

As etapas de um processo de sourcing costumam variar conforme o porte, o segmento, o volume e a frequência de compras feitas pela empresa. Todavia, em linha gerais, essa dinâmica tende a seguir as seguintes fases:

1. identificação das necessidades do negócio: principalmente para evitar compras desnecessárias que levam a gastos extras, ou desabastecimento que afeta o fluxo produtivo do negócio;

2. pesquisa de mercado: processo que pode ser feito por meio de documentos como RFI (Request for Information ou Pedido de Informação), RFP (Request for Proposal ou Solicitação de Proposta) e RFQ (Request for Quotation ou Solicitação de Cotação);

3. construção da estratégia: estruturando-a de forma estratégica, o que significa não apenas garantir o abastecimento, mas analisar quanto as compras feitas podem potencializar a lucratividade do negócio e gerar mais valor para as soluções comercializadas;

4. seleção de fornecedores: buscando encontrar e contratar empresas fornecedoras considerando não apenas o preço (preferindo as que cobram menos), mas aquelas que oferece o melhor custo-benefício, sem comprometer a qualidade;

5. gestão de fornecedores: por meio do acompanhamento do desempenho desses parceiros comerciais, a fim evitar riscos ao longo do relacionamento comercial, como de desabastecimento, financeiros, jurídicos e reputacionais.

Dica! Entenda detalhes da segunda etapa do processo de sourcing lendo o artigo: "RFI, RFP e RFQ: quais as diferenças e quando usar cada uma?"

O que é procurement?

Procurement significa adquirir. No meio corporativo, é a maneira estratégica de enxergar o processo de compras e aquisições, que envolvem diversas atividades para garantir uma perfeita gestão dos recursos externos que uma empresa precisa para funcionar.

Por meio de sistemas e processos, a área de procurement de um negócio busca organizar e padronizar informações, e ainda analisar métricas para tornar as decisões de fornecimento melhores e mais assertivas.

Por esse motivo, também cabe a esse setor garantir o bom relacionamento com os fornecedores, já que realiza os processos de registro de compra e do histórico desses parceiros comerciais, além de analisar fatores das empresas terceirizadas que contribuam para obter vantagens competitivas para o negócio.

Essa área ainda realiza a gestão financeira das transações com fornecedores, analisando, por exemplo, a qualidade de entrega, a variação de preços e a quantidade de compras por períodos de sazonalidade.

Qual o objetivo e benefícios de procurement?

No caso de procurement, o objetivo é aumentar o impacto positivo da relação com os fornecedores. Isso é feito por meio do estabelecimento de diretrizes para uma parceria comercial eficaz. 

Além disso, são papéis de procurement adquirir ou licitar produtos e serviços e tudo que envolve o planejamento das compras, a negociação de preços, a efetivação da transação comercial, inventário de itens, controle e armazenamento das matérias-primas e insumos.

Inclusive, uma das primeiras diferenças entre sourcing e procurement, é que esse segundo conceito é mais amplo, pois vai de uma ponta a outra da cadeia de suprimentos, desde o estabelecimento dos pedidos com cada fornecedor até o follow up.

Entre os benefícios de um procurement bem implementado estão:

• otimizar o tempo de produção;

• promover a transparência nos processos;

• diminuir erros relativos às compras;

• evitar possíveis prejuízos decorrentes de falhas. 

Principais responsabilidades da área de procurement

Uma estratégia sólida de procurement também é necessária para que as operações funcionem perfeitamente dentro da empresa. Afinal, sem acesso a matérias-primas, insumos e serviços não é possível manter a produção a todo vapor.

Antes de produzir, é preciso ter os materiais requisitados. Por isso, procurement é basilar para a supply chain e essencial também para evitar desperdícios ou falta de recursos.

Um bom procurement é responsável por:

• reconhecer as necessidades do negócio a curto e longo prazo;

• criar requisições de compras;

• revisar essa requisição;

• negociar contratos;

• requerer cotações;

• aprovar orçamentos;

• receber insumos;

• fazer auditoria do que foi recebido, para avaliar se está tudo correto;

• pagar fornecedores;

• manter arquivos e históricos das transações.

Leia também: "Procurement manager: quais são as funções desse profissional?"

Exemplos práticos das funções de procurement no setor de compras

Para ficar mais claro o entendimento sobre o que é procurement, separamos algumas das principais atividades realizadas nessa área. Veja!

Registro de compras

A maior diferença entre sourcing e procurement é que o segundo conceito gerencia as transações realizadas com os fornecedores. Registrando, portanto, todos os pedidos e o histórico de operações com esses parceiros.

A partir do registro de compras e de contratos, que o procurement avalia a quantidade comprada a cada mês ou estação do ano, variações de preços e qualidade das entregas.

Esse processo deve ser feito por meio de sistemas inteligentes que integrem dados e forneçam indicadores de desempenho. Assim, essa dinâmica fica muito mais rápida e estratégica.

Recebimento de pedidos

Como que o procurement consegue analisar métricas da qualidade de entrega dos fornecedores? Porque é esse setor que recebe os pedidos realizados e confere se estão dentro dos critérios estipulados por contrato, tais como a quantidade, a qualidade, os extravios e o cumprimento de prazos. 

Mais uma vez, o uso de ferramentas digitais contribui para a excelência desse processo.

Pois, além de coletar e conectar dados, o sistema consegue analisar se houve o cumprimento de todos os requisitos determinados nos contratos.

Análise de fatores externos

Outra função do procurement é avaliar alguns aspectos dos fornecedores que ajudem a melhorar a competitividade corporativa. Quanto mais os fornecedores adotam processos sustentáveis, melhor será a reputação da empresa que vende os produtos e os serviços para os clientes finais.

E quais são esses requisitos? Confira:

• ambientais: o fornecedor possui tecnologia verde, economiza recursos naturais e reduz o seu impacto no meio ambiente? Quais são as regras de sustentabilidade determinadas pela empresa ao contratar empresas terceirizadas?;

• sociais: qual o impacto social que o fornecedor tem na comunidade que se relaciona? Como o parceiro reduz o impacto social, como excesso de barulho no local da sua fábrica? Quais são as condições de trabalho oferecidas aos seus colaboradores? Quais são as normas de segurança adotadas?;

• tecnológicos: seu fornecedor utiliza softwares que integrem dados com as empresas compradoras? 

Assim, podemos adiantar que uma das principais diferenças entre sourcing e procurement é a quantidade de ações realizadas por cada um deles. 

O procurement tem uma visão geral e mais estratégica da logística de forma mais ampla, também estabelece regras entre a relação da empresa com os fornecedores.

Essas, por sua vez, incluem todos os processos, que vão desde a elaboração de contratos até ao recebimento de pedidos. 

Entre outras responsabilidades do setor, destacamos mais algumas:

• criação de mecanismos flexíveis para contratos;

• padronização de processos para garantir um ciclo de compras eficiente e coordenado.