Relatórios de compras: crie um realmente eficiente em 5 passos!

Os relatórios de compras — também chamados de relatórios de aquisições —, são documentos que reúnem todas as informações referentes ao que uma empresa adquiriu em determinado período, e servem como base para os gestores e time de compras tomarem decisões mais precisas e estratégicas.

Esse tipo de relatório é essencial para controlar o fluxo de aquisições, evitando compras desnecessárias que geram gastos extras, ou em menor quantidade, afetando o fluxo produtivo da companhia.

Além disso, esse documento também contribui com o aprimoramento do controle financeiro, análise de fornecedores, criação de planejamentos estratégicos, entre outras atividades gerenciais.

Quer saber como? Então, siga a leitura deste artigo e entenda o que é um relatório de aquisições e o passo a passo completo de como criar esse documento. 

O que são relatórios de compras?

Os relatórios de compras são documentos voltados para o registro de todas as aquisições de produtos e/ou contratação de serviços, feitas em um determinado período, para garantir o fluxo produtivo de um negócio. O objetivo é relacionar essas operações para servirem como base para tomadas de decisão.

A importância do relatório de aquisições, como também pode ser chamado esse documento, é percebida nas vantagens que traz para a gestão de compras, tais como: 

• contribuição para um controle financeiro mais preciso, devido ao aumento da transparência e do controle sobre os gastos;

• identificação de padrões de consumo e de oportunidades de economia;

• gerenciamento de estoque mais eficaz;

• garantia de conformidade.

Por benefícios como esses é que esse documento é ideal para gestores e times de compras e procurement que precisam:

• reduzir os gastos com aquisições e encontrar meios de maximizar o retorno que essas aquisições podem gerar para a empresa;

• criar planejamentos de compras mais estratégicos;

• melhorar as negociações com os fornecedores;

• encontrar pontos de perdas financeiras e eliminá-los;

• aumentar a eficiência operacional desse setor.

Tudo isso é possível porque o relatório de compras dá uma visão geral das aquisições, apontando quantidades, datas, valores, qual departamento requisitou o item ou serviço, que fornecedor atendeu à demanda, entre outras informações.

Ao analisá-las, os profissionais de compras têm uma base muito mais sólida para decidir quando e de quem comprar, auxiliando no crescimento geral da empresa.

Dica de leitura: "Papel estratégico de compras: qual é e como defini-lo?"

Como fazer relatórios de compras? 

Para fazer relatórios de compras completos, com tudo o que é necessário para acompanhar essa atividade, o passo a passo mais indicado é:

1. escolha uma ferramenta para a criação do documento;

2. defina as informações;

3. determine a fonte de dados;

4. estabeleça o período;

5. revise os dados

Veja, abaixo, detalhes de cada uma dessas etapas.

1. Escolha uma ferramenta para a criação do documento 

Existem diversas ferramentas que podem ser usadas na criação de um relatório de aquisição. A escolha da melhor depende de critérios como porte da sua empresa, volume de compras feitas, tamanho da rede de abastecimento, entre outros similares.

O Excel, por exemplo, é uma opção para quem tem baixo fluxo de compras. Para processos mais robustos e complexos, o mais indicado são soluções automatizadas, como softwares de gestão de compras e sistemas de ERP.

Dica de leitura: "Linkana + SAP Ariba: por que usar essas duas soluções simultaneamente?"

2. Defina as informações

Essa definição também depende da dinâmica de aquisição da sua empresa. Porém, em linhas gerais, os elementos essenciais dos relatórios de compras são:

• data em que a compra foi realizada;

• número da requisição;

• descrição do produto/serviço;

• quantidade;

• valor unitário;

• valor total;

• forma de pagamento;

• prazo de entrega;

• custos logísticos;

• informações do fornecedor.

Para deixar esse documento mais completo, é possível incluir também:

• departamento requisitante;

• nome do responsável pela aprovação da requisição de compra;

• identificação do profissional de compras que deu andamento à solicitação.

3. Determine a fonte de dados

A fonte de dados para preenchimento do relatório de aquisição pode ser manual, a partir do levantamento de todas as notas fiscais emitidas pelos fornecedores, por exemplo, ou pela extração de informações retiradas de softwares de compras.

Lembre-se apenas de que, quanto mais automatizada for essa etapa, menores as chances de erros.

Sobre isso, leia o artigo: "Automação em procurement: como melhorar a rotina da sua empresa?"

4. Estabeleça o período

Cada um dos relatórios de compras representa um período diferente. Essa separação é importante porque facilita o acompanhamento das aquisições feitas, volumes comprados, gastos, entre outras informações.

Não existe um período único que precisa ser seguido por todas as empresas. Defina o da sua empresa de acordo com o fluxo de compras. Uma dica aqui é evitar intervalos muito longos para não acumular dados e dificultar a análise.

5. Revise os dados

O relatório de aquisição é um documento estratégico, criado para embasar planejamentos e decisões, de modo a contribuir com o crescimento da empresa de maneira geral. Por isso, deve ser analisado, estudado e extraído insights que levem a esses objetivos.

Porém, antes de distribuí-lo entre os interessados, é fundamental revisar os dados, pois qualquer valor errado, por menor que seja, pode comprometer seriamente os resultados.

Aproveite essa etapa para verificar se o relatório está claro e fácil de ser compreendido, e analise a possibilidade de incluir elementos visuais, com gráficos, para facilitar a interpretação.