O que é vendor list e como criar? Passo a passo completo!

Saber o que é vendor list é uma boa maneira de manter os padrões e níveis de qualidade e performance dos fornecedores que compõem a cadeia de abastecimento da sua empresa.

A lista, que também é chamada de Approved Manufacturer List (AML), auxilia seu negócio a criar um rol de parceiros comerciais cadastrados, divididos por produtos específicos, e a controlar de modo mais eficiente o histórico e as entregas realizadas por eles.

No mercado internacional, o termo vendor é usado para identificar fornecedores de bens e serviços de uma rede global, o que significa que a estrutura é formada por pessoas físicas ou jurídicas que ajudam a garantir o fluxo de abastecimento de diversos negócios.

Para a sua empresa, ainda que tenha uma atuação menor, saber o que é vendor list é uma forma de manter a qualidade dos insumos e/ou serviços, o fluxo de fornecimento, reduzir custos e muito mais.

Achou interessante e quer saber mais sobre o assunto? Então siga a leitura deste artigo e confira tudo sobre vendor list, incluindo o que é, para que serve, como funciona, o passo a passo de como fazer e muito mais!

O que é vendor list?

O termo "vendor list" pode ser traduzido para lista de vendedores, ou lista de fornecedores. Como o nome sugere, consiste em uma listagem (ou cadastro) com empresas fornecedoras pré-aprovadas para compor a cadeia de abastecimento de um negócio. Em resumo, reúne parceiros comerciais com potencial de atendimento às demandas corporativas.

Sobre a importância dessa ferramenta, tenha em mente que, quanto mais processos existem entre a entrada de um insumo e a saída do produto final para o consumidor, maior é a quantidade de parceiros comerciais que o negócio precisa.

Diante disso, um jeito de facilitar a gestão de compras e o controle de matérias-primas e serviços adquiridos é criando uma vendor list.

Entretanto, na prática, o que é vendor list? Podemos dizer que é uma lista com todas as empresas e prestadores de serviço com as quais uma organização prefere se relacionar no processo de aquisições.

O objetivo dessa listagem é garantir o padrão de qualidade nas entregas e impor aos parceiros comerciais uma série de exigências, a fim de serem responsabilizados caso haja descumprimento de normas e leis, a exemplo das contábeis ou regulatórias.

Para que serve uma vendor list?

A vendor list serve para identificar se há real alinhamento entre as necessidades e expectativas da empresa e as soluções oferecidas pelos fornecedores. Além dos parceiros regulares, na ferramenta podem constar parceiros reservas, acionáveis em situações emergenciais ou mesmo de insatisfação com aqueles que prestavam o serviço regularmente. 

Por já estarem relacionados e devidamente qualificados, os profissionais de compras e procurement necessitam de menos tempo para fazer a substituição ou uma nova contratação.

De igual maneira, o fato de já ter havido um contato inicial com os fornecedores aumenta as chances de melhorar as negociações, o que ajuda a encontrar boas ofertas, custo-benefício atrativo e, até mesmo, reduzir os gastos com as aquisições.

Dica! Aproveite e leia também este artigo: "Qualificação de fornecedores: passo a passo completo de como realizar!"

Como funciona uma vendor list?

Outra forma de entender o que é vendor list é conhecendo a dinâmica da ferramenta. Em suma, a listagem funciona a partir do levantamento de fornecedores compatíveis com as necessidades da empresa.

Na prática, significa que é preciso buscar e identificar quais oferecem os insumos, matérias-primas e/ou serviços necessários para garantir o fluxo de abastecimento do negócio.

Paralelo a este fato, deve-se considerar também questões como preços, formas de pagamento, condições de entrega, compliance, e outros pontos relacionados essenciais para mitigar os riscos na cadeia de suprimentos, antes de incluir o nome do fornecedor na lista.

Aqui, vale a pena reforçar que a proposta da vendor list é servir como uma ferramenta de acesso fácil, rápido e seguro para contatar fornecedores sempre que a empresa precisar.

Por esse motivo, ela não pode ser formada por nomes aleatórios, apenas na tentativa de deixá-la robusta.

Uma forma de facilitar a construção da listagem é usando uma base de dados de fornecedores compartilhada, que é um banco de dados externo ao da empresa com cadastros de companhias fornecedoras devidamente validados e qualificados.

No artigo: "Fundação de dados de fornecedores: o que é e quais problemas resolve?", você confere todos os detalhes sobre a solução. Por isso, não deixe de ler!

Quais as vantagens de uma vendor list?

Ficou claro o que é vendor list e como funciona? Para complementar, é importante dizermos também quais são as vantagens de usar a ferramenta. Entre as que mais se destacam, estão:

• melhora a dinâmica e a eficiência do processo de compras;

• ajuda a embasar tomadas de decisão no que se refere à contratação de fornecedores;

• contribui para o saving de compras e a identificação do melhor custo-benefício;

• aprimora o controle e otimiza a gestão de fornecedores, centralizando os principais em uma mesma listagem;

• colabora para reduzir os riscos inerentes a esse formato de contratação, tais como o de desabastecimento, financeiro, jurídico, reputacional, entre outros. 

Aproveite e leia também: "5 erros na avaliação de riscos de fornecedores e como evitá-los"

Como fazer vendor list? Todas as etapas! 

Para criar uma vendor list, a primeira medida é integrar os diferentes setores da empresa que lidam com os fornecedores, a exemplo das áreas de compras, finanças, manutenção, compliance, e outras relacionadas.

Somado ao primeiro passo, a vendor list precisa ser constantemente atualizada pelo time responsável pela adequação e análise dos fornecedores. 

O objetivo aqui é evitar contatar empresas que já não atendem mais as necessidades da sua companhia, ou que atuam em desalinhamento com os propósitos.

Com esses pontos em mente, comece criando uma lista com os fornecedores com os quais a empresa já se relaciona. Para isso, é indicado:

• listar todos os parceiros conhecidos;

• revisar os contratos realizados;

• observar critérios específicos de cada um, a exemplo dos valores cobrados, resultado da avaliação de desempenho, entre outros similares.

A ideia é identificar, entre os fornecedores com os quais a empresa já se relaciona, quais devem ser incluídos na vendor list, e quais necessitam ser substituídos.

Segunda parte da construção de uma vendor list para suprimentos

Em complemento ao que acabamos de comentar, a segunda parte da montagem de uma vendor list consiste em verificar diversas informações, sendo as mais importantes:

• se os fornecedores que já fizeram parte da cadeia de abastecimento ainda estão negociando com a organização;

• descrição dos serviços ofertados pelas empresas fornecedoras;

• contato atualizado de cada uma delas;

• avaliação de acordo com os serviços prestados até o momento (por exemplo, excelente, satisfatório, bom, ruim e péssimo);

• definição do grau de importância de cada fornecedor para a instituição e os riscos envolvidos nessa parceria;

• indicação se o fornecedor tem acesso a dados sigilosos da organização;

• inclusão de novos parceiros comerciais ainda não listados.

Uma etapa crucial na criação de uma vendor list é a classificação e o mapeamento de risco do fornecedor. Essa atividade é fundamental para prever possíveis falhas e prejuízos relacionados ao serviço prestado.

Por exemplo, se o material comprado não for entregue no tempo e na qualidade prometidos, quais problemas serão acarretados para o seu negócio? Como será possível solucionar a questão de maneira rápida?

O objetivo final é que a vendor list funcione como uma lista que indique todos os fornecedores pré-qualificados para as aquisições, os quais devem ser transparentes e ter um histórico positivo de negociações.

Somente dessa forma a sua empresa evitará problemas de falta de suprimentos, e vários outros riscos que já comentamos neste artigo.

O que é e como funciona um contrato de vendor?

Após saber mais detalhes sobre o que é vendor list, você deve ter percebido que essa é uma forma de elencar os fornecedores mais confiáveis e controlar a qualidade das entregas feitas por eles, concorda?

Porém, sabia que existe outra vantagem em manter essa lista e, por consequência, estabelecer uma relação mais próxima e de confiança com os fornecedores da sua empresa? Esse é o caso do contrato de vendor.

O contrato de vendor é um acordo bancário feito para financiar uma venda. Nele, o fornecedor fecha um financiamento com uma instituição bancária, que será pago pelo contratante, para que, assim, a compra seja efetuada.

Na prática, o fornecedor recebe à vista e transfere o direito sobre a venda ao banco, que, por sua vez, aplica uma taxa de desconto ao comprador, que paga as parcelas diretamente para a instituição financeira.

Assim, o comprador dos insumos e/ou serviços se beneficia da relação positiva do fornecedor com o banco, por meio de juros menores do que se buscasse empréstimos por conta própria.

Tal alternativa é muito usada por companhias que vendem produtos de valor alto agregado, a exemplo de infraestrutura e maquinários.

Vantagens para o fornecedor 

Entre as vantagens do contrato de vendor para o fornecedor estão:

• recebimento do valor da negociação à vista;

• maior rapidez no giro do estoque;

• aumento da competitividade, decorrente da diminuição dos custos e do preço final do produto;

• economia fiscal;

• facilidade na concessão de créditos aos bons clientes;

• redução de custos operacionais.

Vantagens para os contratantes

Já os compradores — ou seja, os contratantes — podem obter benefícios como:

• taxas e prazos atrativos para pagar grandes compras;

• flexibilidade no pagamento;

• dedução do financiamento no Imposto de Renda;

• facilidade na negociação, visto que não é preciso ser cliente do banco que fornecerá o financiamento.

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