O que é CLM? Veja os benefícios para uma gestão eficiente de contratos

Quais são as fases do ciclo de vida dos contratos?

A jornada de um contrato pode ser dividida em cinco fases que, por sua vez, orientam o processo de CLM. São elas:

• pré-contratação;

• contratação;

• pré-execução;

• execução;

• encerramento

1. Pré-contratação

Na fase de pré-contratação que inicia a gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) é definido o objetivo do documento.

Diante de uma demanda como contratar um novo funcionário, renovar o estoque de um produto ou contratar um serviço, a empresa define:

• o que precisa contratar;

• orçamento disponível;

• prazo para que a demanda seja atendida;

• como será feita a entrega;

• documentos necessários.

Todos esses detalhes técnicos servem para elaborar a minuta, que é um esboço inicial do que será o contrato final.

2. Contratação

A negociação e o fechamento do documento são feitos na etapa de contratação do CLM. A minuta e as cláusulas-base são analisadas e os documentos verificados. O foco é validar em conjunto os detalhes para que o acordo atenda ambas as partes. 

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3. Pré-execução

A terceira fase da gestão do ciclo de vida dos contratos é a pré-execução, em que são realizados os procedimentos técnicos e administrativos para que a contratação comece a valer e o serviço/produto seja recebido.

A parte técnica diz respeito aos detalhes que se precisa ajustar para receber o produto, como abrir espaço no estoque e organizar equipamentos. A parte administrativa inclui a assinatura, o pagamento e o prazo de recebimento para que seja iniciada a execução.

4. Execução

Como o nome dessa fase dá a entender, a execução é a etapa do CLM onde o que foi comprado entra em prática, ou seja, é o recebimento do produto ou início da prestação de um serviço dentro das regras acordadas.

Nessa etapa, a equipe acompanha o cronograma estabelecido, a quitação do pagamento, o prazo do contrato, as adições, a prorrogação do prazo etc.

5. Encerramento

O encerramento fecha as etapas de gestão do ciclo de vida dos contratos e finaliza a vigência do mesmo, quando não acontece a renovação.

A equipe analisa se o fornecedor cumpriu prazos, entregou o que foi pedido, se todos os pagamentos foram feitos com recibos e outros detalhes para encerrar a relação comercial com segurança ou renová-la futuramente.

Como analisar o CLM (ciclo de gestão de contratos)? 

Agora que você já sabe o que é CLM e para que serve, vamos analisar detalhadamente as etapas do ciclo de vida de um contrato. Confira!

1. Recebimento de solicitações e revisão de minutas

Não há dúvida de que empresas que não usam CLM recebem demandas de elaboração ou revisão por e-mails, chats e conversas, entre outros canais.

Na era da digitalização, esses processos se tornam ultrapassados, sobretudo quando existe um volume considerável de contratos.

Ou seja, a falta de padronização:

• dificulta o controle do prazo de atendimento e a produtividade da equipe;

• gera ruídos de comunicação;

• ocasiona a perda de demandas.

Portanto, um CLM digital possibilita a criação de fluxos para solicitar a elaboração de uma minuta de qualquer lugar.

2. Aprovação de minutas

Um CLM de qualidade não serve apenas para receber os pedidos de elaboração de contrato, como também para que eles sejam aprovados e elaborados sem o uso de editores de texto externos e troca de e-mails.

Além de ser um procedimento eficiente, a centralização das ações de forma digital favorece o compliance.

Sendo assim, quando chega uma requisição para a criação de um contrato, o responsável pela elaboração acessa o banco de dados e define a versão mais atualizada rapidamente.

3. Acompanhamento do status do contrato

Você sabe quantos contratos são elaborados por minuto? Pois bem, a quantidade de documentos pode variar de acordo com a demanda diária, por isso, a maioria dos CLMs do mercado conta com opções de acompanhamento do status dos contratos, para que os gestores possam monitorar o volume de trabalho.

4. Colhimento da assinatura digital

Em muitos lugares, a coleta de assinaturas ainda é feita manualmente ou com poucos recursos digitais. No caso, alguém entra na ferramenta da assinatura, faz upload do contrato, envia links de assinaturas individualmente, confere se o link foi recebido e cobra a assinatura por e-mail ou por chat.

Com o uso de um bom CLM, é possível facilitar essa ação, preservando que a assinatura seja enviada e acompanhada pela própria ferramenta.

5. Monitoramento dos prazos de renovação 

O atraso em uma renovação pode retardar o fluxo da cadeia de produção e a manutenção da entrega de um serviço ou produto cujo contrato não foi renovado.

Com a ajuda de um CLM de qualidade, os profissionais podem configurar alertas personalizados e, assim, receber notificações em caso de proximidade do prazo de renovação.

Como implementar o CLM nos negócios? 

Para implementar a gestão do ciclo de vida dos contratos, é válido investir em soluções digitais, como os softwares de CLM. Isso porque, dependendo do volume de contratos do seu negócio, fica inviável ter eficiência com um processo totalmente manual. 

Essas soluções ajudam a realizar diversas atividades de CLM, como:

• criação dos contratos (da minuta ao documento final);

• armazenamento dos contratos online;

• pesquisa e localização dos documentos existentes;

• categorização dos contratos (em processo, ativos e finalizados e renovados);

• possibilidade de salvar modelos de contrato e cláusulas;

• configurações de alerta sobre datas de pagamento, data de encerramento etc.

Como escolher o CLM mais adequado para sua empresa? 

Como citamos, entender o que é CLM contribui para aplicar estratégias de compliance, pois elas são fundamentais para agregar valor ao negócio, estando em conformidade com as leis e normas reguladoras.

Pensando nisso, um resultado satisfatório na gestão de contratos pode ser obtido a partir da escolha de um CLM apropriado para sua empresa. 

Logo, vamos ajudá-lo a avaliar o que você deve considerar para ter um CLM de qualidade.

Responsividade 

Uma ferramenta de CLM deve ser acessível para dispositivos como tablets e celulares, de modo que os responsáveis possam utilizar de qualquer lugar e a qualquer hora.

Controle de produtividade 

A plataforma deve ter funcionalidades para agendar compromissos e enviar lembretes de prazos, contribuindo para administrar as tarefas.

Criação de minutas 

Observe se o sistema conta com geração de contratos, biblioteca para armazenamento de modelos, editor de documentos integrado e criação de checklists para revisão e aprovação de contratos.

Assinatura de contrato 

Com a assinatura eletrônica, muito utilizada em contratos digitais, o sistema deve ter integração com softwares do tipo, bem como ter o controle da validade jurídica das assinaturas.

Reserva de contratos

Um bom sistema CLM deve permitir o controle do status de cada contrato, assim como:

• registrar o histórico de acesso;

• buscar conteúdos dos documentos armazenados;

• controlar as permissões de usuários;

• filtrar buscas inteligentes de forma específica, como pesquisa por datas, tipos de contratos e clientes, entre outros.

Gerenciamento de prazos 

O CLM selecionado deve controlar os eventos relativos aos exigíveis contratuais, permitir a configuração de lembretes antecipados e, ainda, enviar notificações por e-mail.

Análise de dados

O software deve ter relatórios gerenciais nativos e garantir a sua exportação em diferentes formatos. Além do mais, o ideal é ter uma ferramenta de Business Intelligence (BI) e facilitar a integração com tecnologias de terceiros.

Suporte técnico e outras ações

As empresas podem precisar de apoio para gerenciar os contratos em situações de urgência. Mas, além disso, o CLM deve considerar:

• a atualização frequente de versões;

• o cadastro ilimitado de contratos;

• a integração com ERPs;

• a integração para administrar todo tipo de documento, como alvarás, certidões, procurações e atas.

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Reforce o compliance nos processos de CLM 

A gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) vai poupar sua empresa de problemas e erros na contratação de fornecedores que podem custar tempo da equipe e trazer prejuízos financeiros.

Para evitar esses entraves, você pode antecipar o início do CLM ao fazer o processo de homologação de fornecedores corretamente, avaliando o compliance e os riscos de cada parceiro em potencial.

A Linkana dá suporte para essa operação por meio de tecnologias inteligentes para combater a burocracia e aumentar a eficiência na gestão dos seus fornecedores.

Focada na automatização e simplificação das análises públicas e de risco, nossa plataforma oferece uma série de funcionalidades, inclusive um sistema que monitora automaticamente todas as informações e documentos de fornecedores, permitindo gerenciar contratos de toda sua rede de fornecedores em um só lugar.

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