Intake-to-Procure (I2P): o que é e quais são as vantagens?
Intake-to-Procure (I2P) — ou entrada para aquisição, em português — é uma metodologia que unifica o processo de compras e gera colaboração mútua. Ela permite que profissionais de diferentes setores da empresa solicitem, aprovem e contribuam com as requisições de compras.
Basicamente, a I2P integra sistemas e formas de trabalho, criando um ponto de início único para o fluxo de abastecimento do negócio, desde a identificação da necessidade de compra, até o fechamento do contrato com o fornecedor.
Essa dinâmica é bastante interessante, pois, além de facilitar a comunicação entre os departamentos, aumenta a eficiência do processo de compras, reduz os erros, eleva a visibilidade e o controle das aquisições, entre várias outras vantagens.
Quer saber quais são? Então, siga a leitura deste artigo e confira tudo sobre Intake-to-Procure (I2P), incluindo o que é, quais são os passos do método, como mensurar os resultados e muito mais!
O que é Intake-to-Procure (I2P)?
A entrada para aquisição (I2P) é um processo que captura e gerencia requisições de compras. Ela vai desde a identificação da necessidade de adquirir produtos e/ou contratar serviços, até a formalização da parceria comercial com o fornecedor.
É possível dizer ainda que a Intake-to-Procure é o início da jornada de aquisição de uma empresa, porém, ela não se limita à participação única do time de compras e procurement.
Pense na metodologia como algo colaborativo, no qual equipes que, de alguma forma, têm relação com as etapas de abastecimento da companhia, compartilham sistemas e fluxos.
Por isso, na prática, a I2P envolve também setores como financeiro, tecnologia da informação (TI), jurídico, entre outros, dependendo do porte e da política de compra e de aprovação do negócio.
Dica de leitura: "Tecnologia em procurement: o que falta e o que esperar para o futuro?"
5 benefícios de Intake-to-Procure (I2P) para a sua empresa
Por unificar processos e torná-los mais colaborativos, a Intake-to-Procure (I2P) gera diversos pontos positivos para as empresas que adotam a metodologia. Alguns dos que mais se destacam são:
melhora da comunicação entre os departamentos: evitando ruídos na troca de mensagens, desentendimentos e, ao mesmo tempo, facilitando a visualização do trajeto feito pela requisição de compras, o que otimiza as conversações;
aumento da eficiência operacional: decorrente da possibilidade de várias áreas monitorarem as solicitações feitas, e da identificação mais rápida de problemas que podem surgir ao longo das etapas;
aprimoramento da gestão de riscos: também pela amplitude de monitoramento que o I2P gera, o reconhecimento de riscos que a compra ou relacionamento com o fornecedor pode trazer é facilitado;
melhora da experiência do usuário: quem usa os sistemas de compras e de gestão de fornecedores tem acesso a uma plataforma mais completa, que otimiza as rotinas e ajuda a evitar erros e necessidade de retrabalho;
mais controle de gastos: como resultado de todos os benefícios anteriores.
Sobre essa última vantagem, não deixe de ler o artigo: "Automação no controle de gastos: adote a partir de 5 passos!"
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Quais são os passos de Intake-to-Procure (I2P)?
Após descobrir todos os retornos positivos que o Intake-to-Procure (I2P) pode trazer para um negócio, é bem provável que você esteja pensando em como levar a metodologia para a sua empresa, não é mesmo?
Sobre isso, saiba que não existe um passo a passo único para a implementação, pois tudo depende de como é o fluxo de compras da companhia.
Porém, em linhas gerais, as principais etapas que contemplam a instalação de uma ferramenta de entrada para aquisição são:
criação de um formulário de requisição de compras;
definição da sequência de aprovação;
divisão de responsabilidades;
treinamento e esclarecimento de dúvidas;
monitoramento da fluidez dos fluxos e dos resultados.
Veja detalhes de cada um desses passos.
1. Criação de um formulário de requisição de compras
A requisição de compras é o ponto de partida da I2P, pois é ela que diz que um determinado setor tem uma demanda de abastecimento que precisa ser suprida.
Idealmente, é um formulário padronizado, que garante que todos os setores passem as mesmas informações à área de compras, evitando atrasos e erros dos pedidos junto aos fornecedores.
2. Definição da sequência de aprovação
O passo seguinte consiste em definir quem são os responsáveis pela aprovação da requisição, considerando o porte e a política de compras da empresa.
Como uma das características da entrada para aquisição (I2P) é a colaboração entre departamentos, é importante que a sequência siga o mesmo princípio.
A ideia é garantir a transparência da etapa para os todos os envolvidos visualizarem o status do formulário conforme ele evolui pelo fluxo de compra.
3. Divisão de responsabilidades
Seguindo com a questão de colaboração, a Intake-to-Procure também exige que as responsabilidades sejam divididas.
Um bom exemplo aqui é apontar quem deve fazer a conferência do produto/serviço recebido, ou seja, a área de compras ou o setor requisitante.
4. Treinamento e esclarecimento de dúvidas
É essencial que todos os participantes estejam devidamente alinhados para evitar entraves, obstáculos e desentendimentos. Uma das melhores maneiras de conseguir esse ajuste é por meio de treinamentos e reuniões periódicas para esclarecimento de dúvidas.
5. Monitoramento da fluidez dos fluxos e dos resultados
Monitorar os resultados é essencial para descobrir se os fluxos estão de acordo com o esperado, ou se é preciso fazer algum ajuste após a implementação da metodologia. Para isso, use KPIs de I2P.
Os três principais grupos de indicadores que devem fazer parte da análise são os voltados para qualidade, entrega e economia de custos.
Veja alguns exemplos:
KPIs de qualidade:
porcentagem de itens recebidos sem defeitos;
nível de aprovação de fornecedores;
custo de qualidade;
KPIs de entrega:
nível de entregas no prazo;
prazo médio de entrega;
percentual de entregas sem erros;
KPIs de economia de custos:
saving;
redução de custo total de aquisição (TCO);
índice de negociação.
Dica! Este artigo também ajudará você. Aproveite e confira agora mesmo! "Entenda o que é TCO e como calcular importante métrica"
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Conforme já comentamos, a entrada por aquisição é um conjunto de processos, colaborações e sistemas. Por esse motivo, reúne diferentes tecnologias que ajudam a automatizar etapas do fluxo de compras.
Ela integra, por exemplo, softwares de P2P, ERP, sistemas financeiros, gerenciamento de contratos, gestão de fornecedores, entre vários outros.
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