Gestão da Qualidade Total em compras: o que é e como adotar?

A Gestão da Qualidade Total em compras é um modelo de gerenciamento que envolve todos os profissionais de uma empresa, de diferentes níveis hierárquicos, na busca pela excelência operacional e melhoria contínua. Significa que todos os departamentos se envolvem no fluxo de aquisição de bens e contratação de serviços.

Para deixar esse conceito mais claro, considere o seguinte: quando o time de compras envia o pedido para o fornecedor, seu objetivo é atender à demanda que determinado departamento apontou, certo? No entanto, o requisitante interno precisa colaborar com esse processo, ao requisitar apenas itens realmente necessários.

Desse modo, o trabalho conjunto das duas áreas evita gastos desnecessários e aquisições excessivas que acabam paradas no estoque e geram mais perdas financeiras. 

Essa mesma dinâmica também é aplicável à participação de áreas como vendas, marketing e jurídicos à rotina do setor de compras.

Achou interessante e quer entender como implementar a Gestão da Qualidade Total nos processos de compras da sua empresa? Então, siga a leitura e confira os cinco passos principais.

O que é Gestão da Qualidade Total (TQM)?

A Gestão da Qualidade Total é um estilo de gerenciamento cujo objetivo é aumentar a eficiência operacional, reduzir custos e melhorar a atuação de uma empresa. Para chegar a esses resultados, todos os colaboradores são envolvidos nos processos e, juntos, contribuem para o desenvolvimento e aprimoramento contínuo do negócio.

Logo, a Gestão da Qualidade Total em compras consiste em planejar, organizar e executar as atividades desse setor a partir de uma visão estratégica, que também considera o impacto das rotinas de outros setores em suas atividades e resultados.

Empresas de qualquer porte ou segmento que buscam o aprimoramento contínuo podem aplicar o TQM, sigla para o termo em inglês Total Quality Management, como também é chamada a Gestão da Qualidade Total.

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Quais as vantagens da Gestão da Qualidade Total em compras?

As principais vantagens da Gestão da Qualidade Total em compras são:

• redução de custos: devido a processos mais precisos e sistematizados, os quais contribuem para mitigar erros, diminuir desperdícios e identificar boas oportunidades de aquisição;

• elevação do nível da satisfação dos clientes: as empresas que usam a qualidade total focam nos consumidores, por esse motivo, compram insumos e contratam serviços de alta qualidade. Essa prática garante o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes, deixando-os mais satisfeitos;

• aumento da eficiência e da produtividade: por conta de processos fluidos na área de compras e alinhados com a dinâmica de outros setores, que ajudam a evitar gargalos, etapas excessivas de aprovação e ruídos na comunicação;

• crescimento do engajamento dos colaboradores: decorrente da principal característica da TQM, que é o envolvimento de todos os funcionários na busca por mais qualidade nas atividades, processos, produtos e serviços.

Sugestão de leitura: "Como criar fluxos de requisição de compras eficientes?"

Quais os princípios da Gestão da Qualidade Total?

Os princípios da Gestão de Qualidade Total são:

1. foco no cliente: um dos principais objetivos da TQM é superar as expectativas dos clientes com entregas de altíssima qualidade. Ao trabalhar com programas de qualidade total direcionado para os consumidores, é possível fidelizá-los e aumentar o faturamento; 

2. abordagem sistêmica: por meio da conexão de todos os setores em prol de um objetivo comum;

3. envolvimento total: participação ativa de todos os funcionários, inclusive os de cargos de gerência, liderança e alto escalão;

4. melhoria contínua: buscar ininterruptamente oportunidades de melhoria e formas de eliminar falhas e desperdícios;

5. ações respaldadas em processos: como forma de garantir padronização e evitar dúvidas na execução das atividades;

6. decisões baseadas em dados: essencial para evitar achismos e suposições que levam ao comprometimento da qualidade e a deliberações equivocadas que afetam o futuro da empresa;

7. comunicação transparente: necessária para garantir a troca de informações e colaboração mútua entre os colaboradores de diferentes departamentos e níveis hierárquicos;

8. treinamento e desenvolvimento: a fim de garantir que todos os funcionários executem as tarefas da mesma forma e cumpram as etapas necessárias com o mesmo nível de empenho e dedicação.

Sobre esse último tópico, leia: "Qual a real importância do treinamento de equipe de compras?"