Fornecedores em setores regulados: como gerir? 5 estratégias!

A gestão de fornecedores em setores regulados tem desafios extras. Afinal, é preciso entender e cumprir rigorosamente leis, normas e regras impostas por agências reguladoras e órgãos governamentais. Por esse motivo, o risco de não conformidade é maior e os contratos, mais complexos.

Na hora de homologar as empresas fornecedoras, é essencial, por exemplo, exigir a apresentação de certidões obrigatórias e confirmar de forma mais precisa a qualidade e segurança dos produtos ou serviços, os quais devem atender a padrões mais altos.

Apesar de parecer um processo trabalhoso, lidar com fornecedores em setores regulados tem suas vantagens, como aumentar a credibilidade no mercado da empresa contratante. E para tornar a gestão mais simples, basta usar a tecnologia como aliada. 

Quer entender melhor? Basta seguir a leitura deste artigo!

O que são setores regulados e como afetam a gestão de fornecedores?

Setores regulados são áreas econômicas sob leis, normas, fiscalizações e regras específicas e rígidas de entidades governamentais e agências reguladoras. São mercados de extrema importância para a sociedade e, por essa razão, requerem padrões de qualidade, práticas de segurança e controle de preços mais pontuais que os demais.

Estes são alguns exemplos:

• telecomunicações;

• saúde;

• transporte;

• fontes de energia;

• instituições financeiras;

• saneamento básico.

Como comentamos, a gestão de fornecedores em setores regulados é mais complexa e diferente das demais porque exige atenção especial às legislações. 

Os gestores e o time de compras e procurement precisam se manter atualizados sobre as mudanças regulatórias. Além disso, não é raro ter que adaptar os processos e as políticas da empresa para ajustá-la aos padrões de conformidade e mitigar riscos legais e financeiros.

Dica de leitura: “Como encontrar fornecedores no setor de energia? Veja 4 alternativas”

Principais desafios na gestão de fornecedores em setores regulados

Para realizar eficientemente a gestão de fornecedores em setores regulados, você precisa conhecer os desafios. Entendê-los permitirá que você lide melhor com cada um e encontre soluções mais facilmente.

Estes são os principais obstáculos: 

• conformidade regulatória rigorosa: com normas de segurança e padrões de qualidade específicos;

• processos de certificação e qualificações complexos: com envolvimento e necessidade de aprovação de entidades como Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e FDA (Food and Drug Administration), conforme o setor;

• alto risco de não conformidade: situação que coloca o contratante sob risco de penalidades legais como pagamento de multas ou mesmo perda de licenças operacionais;

• mudanças regulatórias constantes: que exigem acompanhamento pontual do time de compras e procurement e trabalho conjunto com outras áreas da empresa, principalmente o departamento jurídico;

• elaboração de contratos complexos: com criação e inclusão de cláusulas específicas, planos de monitoramento e penalidades pontuais que impedem a padronização do documento.

Não deixe de ler: “Gestão de contratos: como fazer corretamente? 5 dicas!”

5 estratégias eficazes para a gestão de fornecedores em setores regulados

E como lidar com desafios como os que citamos e fazer uma gestão de fornecedores em setores regulados realmente eficaz? Estas estratégias ajudam:

1. compreender e acompanhar as regulamentações do setor;

2. realizar auditorias e avaliações periódicas de fornecedores;

3. implementar contratos com cláusulas de conformidade;

4. oferecer suporte e treinamento aos fornecedores;

5. monitorar continuamente os indicadores de desempenho e conformidade.

1. Compreender e acompanhar as regulamentações do setor

A desatualização quanto às mudanças regulatórias aumenta os riscos para a sua empresa, bem como compromete o relacionamento com os fornecedores.

Para evitar problemas assim, você pode designar uma pessoa do time como responsável por acompanhar as modificações e os ajustes de leis e normas, ou ainda:

• assinar newsletters de órgãos e agências reguladoras do setor;

• buscar informações de fontes seguras, a exemplo dos sites da Anvisa ou de companhias como PwC e Deloitte. 

2. Realizar auditorias e avaliações periódicas de fornecedores

As auditorias e avaliações são essenciais para verificar se os fornecedores seguem com o atendimento das leis durante o período de validade do contrato. Qualquer mudança de comportamento ou irregularidade eleva os riscos jurídicos e financeiros para a sua empresa.

Portanto, adote práticas como:

• estabelecer um calendário de auditorias internas e externas;

• definir a periodicidade das avaliações com a priorização dos fornecedores mais críticos.

Aprimore a estratégia com as dicas deste artigo: “Como fazer checklist de auditoria de fornecedores? Para que serve?”

3. Implementar contratos com cláusulas de conformidade

Em setores regulados, os contratos não apenas formalizam os direitos e deveres de cada parte, mas também detalham responsabilidades regulatórias e penalidades em casos de descumprimento.

Para elaborar documentos verdadeiramente seguros, o ideal é:

• contar com suporte jurídico;

• incluir cláusulas específicas, como níveis mínimos de qualidade dos produtos/serviços e critérios auditáveis.

4. Oferecer suporte e treinamento aos fornecedores

A oferta de suporte e treinamento aos fornecedores ajuda expandir o conhecimento dos parceiros comerciais, esclarecer dúvidas, destacar a importância do atendimento das legislações e aumentar o senso de responsabilidade.

Ofereça ajuda por meio de workshops, palestras, guias, manuais e canais de comunicação direta.

5. Monitorar continuamente os indicadores de desempenho e conformidade

Os indicadores de desempenho (KPIs) mostram o resultado do trabalho dos fornecedores e se seguem alinhados com as exigências e expectativas da sua empresa. Estes são bons exemplos:

• taxa de conformidade regulatória;

• índice de não conformidades (NCS);

• qualidade do produto (percentual de rejeição);

• tempo de resposta a questões de conformidade;

• percentual de treinamentos de conformidade concluídos;

• taxa de auditorias bem-sucedidas.