Custo-benefício em compras corporativas: como descobrir?

Custo-benefício em compras corporativas consiste em buscar a melhor e maior adição de valor possível às aquisições e contratações feitas, a fim de gerar benefícios para a empresa. Esse conceito vai além de apenas encontrar preços baixos e inclui critérios como qualidade e impacto operacional.

Para promover a otimização de custos, os compradores devem adotar uma série de boas práticas em suas rotinas, a exemplo de realizar boas negociações com os fornecedores, estabelecer relacionamentos de confiança e duradouros com esses parceiros e fazer alguns cálculos.

O TCO (Total Cost of Ownership, ou Custo Total de Propriedade) é um desses. Porém, para garantir compras eficientes, há mais a realizar.

Siga a leitura e confira tudo o que é necessário para um bom controle de gastos empresariais sem afetar a qualidade em compras.

O que é custo-benefício em compras corporativas?

O conceito de custo-benefício em compras corporativas significa avaliar e tomar decisões de aquisição e/ou contratação a partir de critérios além do preço. O objetivo é identificar o valor que a empresa obterá ao adquirir produtos ou serviços de determinado fornecedor.

Fica mais fácil entender esse contexto se você conhecer a diferença entre preço e valor. O primeiro é uma medida monetária, a quantidade de dinheiro necessária para comprar algo. Já o segundo inclui todas as melhorias, vantagens e benefícios que a aquisição gera.

Imagine, por exemplo, comprar determinada matéria-prima 30% mais barata do que habitualmente você paga. Parece um bom negócio, não?

Porém, ao usá-la na fabricação do seu produto, percebe que a qualidade é inferior, o que leva à necessidade de refazimento das peças — e, consequentemente, prejuízo financeiro.

A análise de custo-benefício ajuda a evitar esse tipo de situação, pois, ainda que você pague a mais pelos insumos, saberá que, mais adiante, não terá problemas. Isto é, o investimento valerá a pena!

Esse é um dos motivos pelos quais é tão importante equilibrar controle de gastos empresariais e qualidade em compras. Ao atingi-lo, verá benefícios como:

• redução de gastos;

• aumento da lucratividade;

• ganho de eficiência operacional;

• conquista de uma importante vantagem competitiva;

• crescimento sustentável;

• melhora na dinâmica da cadeia de suprimentos;

• elevação do nível de satisfação dos clientes finais.

Dica de leitura: "Saving de compras: o que é, como calcular e suas vantagens"

Como fazer análise de custo-benefício em compras corporativas?

Para fazer uma análise de custo-benefício em compras corporativas, você deve:

1. confirmar a necessidade da aquisição/contratação;

2. mensurar os custos diretos e indiretos;

3. calcular o TCO;

4. pressupor os benefícios; 

5. comparar alternativas;

6. usar indicadores de desempenho de compras.

Vamos aos detalhes?

1. Confirmar a necessidade de aquisição/contratação

Antes de prosseguir com a requisição de compras, confirme se a solicitação do produto ou serviço é justificável. O objetivo é não gastar os recursos financeiros da empresa de forma inconsequente ou sem planejamento.

A melhor forma de confirmar a necessidade do pedido é o time de compras e procurement trabalhar alinhado com outros setores, principalmente estoque e vendas.

Uma boa comunicação entre essas áreas é fundamental para a identificação correta de demandas, assim como para a troca fluida de informações e dados. Neste ponto, a tecnologia ajuda bastante, a exemplo da combinação entre sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) e e-procurement.

Sugestão de leitura para você: “Linkana + SAP Ariba: por que usar essas duas soluções simultaneamente?”

2. Mensurar os custos diretos e indiretos

Os custos diretos são todos os valores que incidem sobre a produção e a entrega dos produtos/serviços que a empresa comercializa. Alguns exemplos são mão de obra, logística e matéria-prima.

Já os indiretos não se relacionam diretamente com a fabricação, mas afetam o orçamento empresarial, como salário dos formulários, comissões e aluguel do espaço.

O resultado desses cálculos dá uma visão clara do investimento necessário e de para onde o dinheiro da companhia é direcionado. E essa compreensão facilita bastante a identificação do melhor custo-benefício em compras corporativas.

Entenda tudo sobre esse tema no artigo: “Gestão de gastos diretos: aprenda a controlar e reduzir custos”

3. Calcular o TCO

Por meio do TCO, você descobre todos os custos de compras e também os investimentos necessários para o ciclo de vida das aquisições, a exemplo de gastos com armazenamento e distribuição.

Ao calcular o Total Cost of Ownership é possível, por exemplo, comparar insumos e avaliar qual vale mais a pena adquirir do ponto de vista de custo-benefício.

Temos um artigo que explica o passo a passo de como calcular essa importante métrica. Confira! “Entenda o que é TCO e como calcular importante métrica”

4. Pressupor os benefícios 

Para deduzir os possíveis benefícios de uma compra, considere critérios como:

• qualidade;

• durabilidade;

• preço;

• prazo de entrega;

• confiabilidade do fornecedor;

• ROI (Retorno sobre o Investimento);

• reflexo no desempenho operacional.

Parâmetros como esses ajudam a fazer compras eficientes e potencializar o controle de gastos empresariais, pois facilitam a comparação entre diferentes opções de abastecimento.

5. Comparar alternativas

Por falar em analisar alternativas, você pode montar uma espécie de planilha, listar os critérios que citamos e confrontar o que cada fornecedor oferece. 

Além do preço cobrado, avalie a reputação, o suporte pós-venda, os prazos de entrega e as condições especiais, por exemplo.

Essa é uma ótima maneira de chegar ao melhor custo-benefício, além de otimizar a gestão de risco, fator que também impacta a saúde financeira da empresa.

6. Usar indicadores de desempenho de compras

Para confirmar se as práticas anteriores ajudaram na otimização de custos, ou se é preciso ajustar alguma abordagem, use indicadores de desempenho de compras (KPIs). Alguns bons exemplos são:

• Custo Total de Aquisição (TCA);

• Lead Time de Compras;

• Taxa de Descontos Negociados.

Dessa forma, você trabalha com números reais, deixa achismos e suposições de lado e realiza uma análise de custo-benefício muito mais confiável.