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Cost Breakdown: por que importa para a área de compras?
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Cost Breakdown é um modelo de análise usado para mensurar os custos dos produtos e/ou serviços oferecidos pelos fornecedores a uma empresa. Esse processo é feito a partir do entendimento de todos os elementos que formam os preços dos itens fornecidos.
Também chamada de "Repartição de Custos", a avaliação considera, como elementos da composição de custos, fatores como mão de obra, logística, insumos, entre outros relacionados.
Entre as vantagens de fazer Cost Breakdown na sua empresa, uma que se destaca é a possibilidade de verificar se o preço praticado pelo fornecedor está compatível com o do mercado. Caso não esteja, você tem a chance de negociar com ele ou de buscar por outro que trabalhe com valores mais competitivos.
Para a área de compras, o conceito é de grande importância, pois ajuda a identificar o melhor custo-benefício para o negócio, alcançar saving, entre vários outros pontos positivos.
Confira, neste artigo, a relevância da análise de Cost Breakdown e como usá-la no seu negócio.
O que é Cost Breakdown?
Cost Breakdown é uma análise usada para identificar e entender a composição dos custos de produtos e/ou serviços oferecidos por fornecedores. Em outras palavras, essa verificação ajuda a compreender quais componentes foram considerados, bem como o peso de cada um na composição do preço cobrado pela empresa fornecedora.
No caso, os elementos que costumam formar os custos são:
mão de obra: gastos com funcionários para atender à demanda requerida pelos contratantes da empresa fornecedora;
serviços terceirizados: caso o fornecedor terceirize serviços em alguma etapa de seus processos;
insumos: itens que os fornecedores precisam adquirir para atender aos pedidos de abastecimento recebidos;
impostos: incidentes sobre os produtos/serviços oferecidos pela empresa fornecedora e que afetam os preços praticados;
logística: despesas do fornecedor relacionadas a armazenagem, transporte e distribuição dos materiais ou serviços, bem como taxas (como desembaraço aduaneiro).
Dica! Aproveite e leia também: "Logística integrada: tudo o que precisa saber + exemplos reais"
Exemplo de Cost Breakdown
Uma forma de entender melhor esse conceito é por meio de um exemplo. Então, imagine que um dos seus fornecedores alega que o aumento do preço de determinada matéria-prima acontece em razão de componentes importados contidos em sua fabricação.
No caso, a importação desses itens ficou mais cara por conta das taxas de importação e câmbio, que sofreram alterações.
Porém, você tem acompanhado o mercado e, por isso, sabe que após essa alta houve uma queda, o que gera uma margem para negociação. Com base na informação, você pede para o fornecedor apresentar uma planilha de custos que justifique o aumento do preço.
O que estamos querendo dizer com esse exemplo é que a Repartição de Custos, quando bem empregada, se torna uma importante ferramenta de negociação. Por meio dela, é possível fazer compras mais acertadas, que promovam a redução de custos sem afetar a qualidade do que é adquirido.
Este artigo também é interessante para você: "Como fazer uma boa gestão de compras: 4 práticas indispensáveis!"
Como funciona o Cost Breakdown?
O Cost Breakdown funciona a partir da separação das despesas e custos de um determinado produto ou serviços, e dos vários elementos que formam o seu preço.
Na prática, é preciso listar todos esses componentes, separadamente, para ter uma visão ampla e precisa de como a precificação é definida.
Dependendo do modelo de negócio, porte, e quantidade de itens adquiridos, é possível fazer esse processo usando uma planilha, como as criadas em Excel.
Um ponto positivo de usar uma ferramenta desse tipo é que, uma vez que os elementos e seus valores são lançados, é relativamente simples atualizá-los. Inclusive, é possível criar fórmulas para os totais serem apresentados automaticamente.
Também é possível fazer comparações entre diferentes fornecedores e, desse modo, chegar ao melhor custo-benefício para a companhia.
Como calcular Cost Breakdown?
Para calcular a análise de Repartição de Custos, é preciso separar o custo total dos elementos e analisá-los separadamente. O passo a passo mais indicado para fazer esse cálculo é:
identifique os custos;
separe esses valores por categoria;
registre cada custo;
some os valores;
descubra o percentual.
1. Identifique os custos
Para esta primeira etapa é preciso reconhecer todos os custos diretos e indiretos do produto e/ou serviço que está sendo analisado, tais como:
gastos com matéria-prima;
mão de obra;
transporte;
impostos;
uso de recursos com água e energia elétrica;
entre outros conforme a natureza de cada item.
2. Separe esses valores por categoria
No passo seguinte, é interessante separar esses custos por categoria, a fim de facilitar a visualização e entendimento.
Algumas possibilidades são:
material: para registro dos custos relacionados à matéria-prima;
mão de obra: salários, benefícios, impostos trabalhistas, e outros valores relacionados ao pagamento dos funcionários que atuam na produção do bem avaliado;
transporte: todos os gastos relacionados à logística, como frete, combustível, e outros similares;
impostos e tributos: valores pagos aos órgãos governamentais para manter a legalidade da produção e comercialização dos produtos;
custos indiretos: a exemplo de gastos com estocagem, energia, água, entre outros.
3. Registre cada custo
Escolha uma ferramenta — a exemplo da planilha em Excel que já mencionamos — crie colunas para cada uma das categorias, e inicie o registro dos custos levantados anteriormente.
Uma dica é criar essa estrutura que facilite o seu gerenciamento, fácil de manusear, operar e atualizar.
Se for viável para a sua empresa, você pode optar por sistemas de gestão que automatizam essa atividade.
4. Some os valores
Com tudo devidamente registrado, faça a somatória dos custos de cada item e também de cada categoria, em uma estrutura de linhas e colunas, gerando uma visão completa dos dois sentidos da sua planilha.
5. Descubra o percentual
Por fim, calcule o percentual, dividindo o valor de cada categoria pelo custo total e multiplicando o resultado por 100. Ao fazer isso, você descobre a porcentagem do custo final de cada item.
Qual a importância de Cost Breakdown para compras?
Para área de compras e procurement, essa análise é importante porque ajuda a identificar o melhor custo-benefício para a empresa e, se possível, a alcançar o saving.
Como dissemos logo na abertura deste artigo, uma das vantagens dessa avaliação é verificar se o preço do fornecedor está de acordo com o praticado por outros participantes do mercado.
A partir do levantamento, é possível, por exemplo, encontrar aqueles que ajudem os preços da sua empresa a se tornarem mais competitivos.
Somado a esse, há outros benefícios que justificam o uso e reforçam a importância do conceito de Repartição de Custos para a sua companhia, tais como:
chance de negociar com a empresa fornecedora para chegar ao chamado '’preço justo";
obtenção de uma boa base de informações para explicar ao cliente final os motivos pelos quais os preços da sua empresa mudam;
realização de cálculos mais precisos sobre o impacto dos custos do fornecedor na margem de lucro do seu negócio;
possibilidade de definir preços mais competitivos para atrair e fidelizar clientes para a empresa.
Sugestão de leitura: "Saving de compras: o que é, como calcular e quais as vantagens"
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Como planejar a estrutura de Cost Breakdown?
A estrutura dessa análise deve ser compatível com as necessidades de levantamento de custos da sua empresa. Também deve contemplar todos os produtos que fazem parte do fluxo produtivo do negócio ou, ao menos, os de maior impacto.
Por isso, esse planejamento começa escolhendo quais itens terão os custos analisados. Em seguida, o ideal é:
definir o objetivo da verificação: por exemplo, reduzir custos para um departamento em especial, diminuir gastos para a empresa de maneira geral, entre outros;
estabelecer o nível de detalhamento: isto é, a profundidade de análise, se será mais simples ou complexa, buscando gastos mais detalhados;
escolher as ferramentas: procurando por soluções com funcionalidades que facilitem e otimizem esse processo.
Como melhorar esse planejamento?
Ao planejar uma estrutura de Cost Breakdown, pense na viabilidade das etapas. Imagine a realização de cada uma no dia a dia, o grau de dificuldade, a rotina do time de compras e procurement, e outras variáveis relacionadas.
A ideia é essa análise gerar resultados positivos para a sua empresa. Por isso, ela deve ser prática e dinâmica.
Dependendo do volume de itens que passarão pela Repartição de Custos, e da complexidade do processo de compras do seu negócio, pode ser interessante incluir nesse planejamento técnicas como:
análise ABC: metodologia de classificação de informações;
árvore de decisão: fluxograma com foco em resultados e probabilidades que auxilia nas tomadas de decisão
diagrama de Pareto: ferramenta gráfica que ajuda a identificar as causas frequentes de um problema;
entre outras.
Confira também: "Automação no controle de gastos: adote a partir de 5 passos!"
Como fazer Cost Breakdown?
Para fazer a Repartição de Custos, é preciso solicitar aos fornecedores uma planilha detalhada com todos os elementos que compõem os custos de cada um dos produtos e/ou serviços oferecidos.
Com o material em mãos, o comprador consegue verificar a composição de preços e se, por exemplo, o fornecedor teve gastos maiores que justificam o valor praticado.
Na prática, significa que, para fazer a análise de forma satisfatória, é fundamental ter um bom relacionamento com os fornecedores. Do contrário, pode ser complicado ter acesso a tais informações.
Como estruturar um relacionamento estratégico com fornecedores?
Estruturar um relacionamento estratégico com os fornecedores é uma forma de alcançar mais e melhores resultados para a sua empresa.
Como você pôde ver, os preços praticados por esses parceiros afetam diretamente a dinâmica e o lucro do seu negócio.
Esse é apenas um exemplo do impacto dessa relação comercial, e também um dos motivos pelos quais os fornecedores devem ser considerados um dos pilares de crescimento de qualquer companhia.
E como estruturar um relacionamento estratégico com os parceiros, que ajude sua empresa a crescer, principalmente que seja sustentável financeiramente? As dicas para alcançar este resultado são:
alinhe propósitos e objetivos;
estabeleça uma boa comunicação desde os primeiros contatos;
preze pela transparência;
use a tecnologia para aprimorar a gestão de fornecedores da sua empresa.
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