Cost Breakdown: por que importa para a área de compras?

Cost Breakdown é um modelo de análise usado para mensurar os custos dos produtos e/ou serviços oferecidos pelos fornecedores a uma empresa. Esse processo é feito a partir do entendimento de todos os elementos que formam os preços dos itens fornecidos.

Também chamada de "Repartição de Custos", a avaliação considera, como elementos da composição de custos, fatores como mão de obra, logística, insumos, entre outros relacionados.

Entre as vantagens de fazer Cost Breakdown na sua empresa, uma que se destaca é a possibilidade de verificar se o preço praticado pelo fornecedor está compatível com o do mercado. Caso não esteja, você tem a chance de negociar com ele ou de buscar por outro que trabalhe com valores mais competitivos.

Para a área de compras, o conceito é de grande importância, pois ajuda a identificar o melhor custo-benefício para o negócio, alcançar saving, entre vários outros pontos positivos.

Confira, neste artigo, a relevância da análise de Cost Breakdown e como usá-la no seu negócio.

O que é Cost Breakdown?

Cost Breakdown é uma análise usada para identificar e entender a composição dos custos de produtos e/ou serviços oferecidos por fornecedores. Em outras palavras, essa verificação ajuda a compreender quais componentes foram considerados, bem como o peso de cada um na composição do preço cobrado pela empresa fornecedora.

No caso, os elementos que costumam formar os custos são:

• mão de obra: gastos com funcionários para atender à demanda requerida pelos contratantes da empresa fornecedora;

• serviços terceirizados: caso o fornecedor terceirize serviços em alguma etapa de seus processos;

• insumos: itens que os fornecedores precisam adquirir para atender aos pedidos de abastecimento recebidos;

• impostos: incidentes sobre os produtos/serviços oferecidos pela empresa fornecedora e que afetam os preços praticados;

• logística: despesas do fornecedor relacionadas a armazenagem, transporte e distribuição dos materiais ou serviços, bem como taxas (como desembaraço aduaneiro).

Dica! Aproveite e leia também: "Logística integrada: tudo o que precisa saber + exemplos reais" 

Exemplo de Cost Breakdown 

Uma forma de entender melhor esse conceito é por meio de um exemplo. Então, imagine que um dos seus fornecedores alega que o aumento do preço de determinada matéria-prima acontece em razão de componentes importados contidos em sua fabricação.

No caso, a importação desses itens ficou mais cara por conta das taxas de importação e câmbio, que sofreram alterações. 

Porém, você tem acompanhado o mercado e, por isso, sabe que após essa alta houve uma queda, o que gera uma margem para negociação. Com base na informação, você pede para o fornecedor apresentar uma planilha de custos que justifique o aumento do preço.

O que estamos querendo dizer com esse exemplo é que a Repartição de Custos, quando bem empregada, se torna uma importante ferramenta de negociação. Por meio dela, é possível fazer compras mais acertadas, que promovam a redução de custos sem afetar a qualidade do que é adquirido.

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Como funciona o Cost Breakdown?

O Cost Breakdown funciona a partir da separação das despesas e custos de um determinado produto ou serviços, e dos vários elementos que formam o seu preço.

Na prática, é preciso listar todos esses componentes, separadamente, para ter uma visão ampla e precisa de como a precificação é definida. 

Dependendo do modelo de negócio, porte, e quantidade de itens adquiridos, é possível fazer esse processo usando uma planilha, como as criadas em Excel.

Um ponto positivo de usar uma ferramenta desse tipo é que, uma vez que os elementos e seus valores são lançados, é relativamente simples atualizá-los. Inclusive, é possível criar fórmulas para os totais serem apresentados automaticamente.

Também é possível fazer comparações entre diferentes fornecedores e, desse modo, chegar ao melhor custo-benefício para a companhia.

Como calcular Cost Breakdown?  

Para calcular a análise de Repartição de Custos, é preciso separar o custo total dos elementos e analisá-los separadamente. O passo a passo mais indicado para fazer esse cálculo é:

1. identifique os custos;

2. separe esses valores por categoria;

3. registre cada custo;

4. some os valores;

5. descubra o percentual.

1. Identifique os custos

Para esta primeira etapa é preciso reconhecer todos os custos diretos e indiretos do produto e/ou serviço que está sendo analisado, tais como:

• gastos com matéria-prima;

• mão de obra;

• transporte;

• impostos;

• uso de recursos com água e energia elétrica;

• entre outros conforme a natureza de cada item.

2. Separe esses valores por categoria

No passo seguinte, é interessante separar esses custos por categoria, a fim de facilitar a visualização e entendimento.

Algumas possibilidades são:

• material: para registro dos custos relacionados à matéria-prima;

• mão de obra: salários, benefícios, impostos trabalhistas, e outros valores relacionados ao pagamento dos funcionários que atuam na produção do bem avaliado;

• transporte: todos os gastos relacionados à logística, como frete, combustível, e outros similares;

• impostos e tributos: valores pagos aos órgãos governamentais para manter a legalidade da produção e comercialização dos produtos;

• custos indiretos: a exemplo de gastos com estocagem, energia, água, entre outros.

3. Registre cada custo

Escolha uma ferramenta — a exemplo da planilha em Excel que já mencionamos — crie colunas para cada uma das categorias, e inicie o registro dos custos levantados anteriormente.

Uma dica é criar essa estrutura que facilite o seu gerenciamento, fácil de manusear, operar e atualizar. 

Se for viável para a sua empresa, você pode optar por sistemas de gestão que automatizam essa atividade.

4. Some os valores 

Com tudo devidamente registrado, faça a somatória dos custos de cada item e também de cada categoria, em uma estrutura de linhas e colunas, gerando uma visão completa dos dois sentidos da sua planilha.

5. Descubra o percentual

Por fim, calcule o percentual, dividindo o valor de cada categoria pelo custo total e multiplicando o resultado por 100. Ao fazer isso, você descobre a porcentagem do custo final de cada item.

Qual a importância de Cost Breakdown para compras?

Para área de compras e procurement, essa análise é importante porque ajuda a identificar o melhor custo-benefício para a empresa e, se possível, a alcançar o saving.

Como dissemos logo na abertura deste artigo, uma das vantagens dessa avaliação é verificar se o preço do fornecedor está de acordo com o praticado por outros participantes do mercado. 

A partir do levantamento, é possível, por exemplo, encontrar aqueles que ajudem os preços da sua empresa a se tornarem mais competitivos.

Somado a esse, há outros benefícios que justificam o uso e reforçam a importância do conceito de Repartição de Custos para a sua companhia, tais como:

• chance de negociar com a empresa fornecedora para chegar ao chamado '’preço justo";

• obtenção de uma boa base de informações para explicar ao cliente final os motivos pelos quais os preços da sua empresa mudam;

• realização de cálculos mais precisos sobre o impacto dos custos do fornecedor na margem de lucro do seu negócio;

• possibilidade de definir preços mais competitivos para atrair e fidelizar clientes para a empresa.

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