Software de e-procurement: 6 benefícios e como escolher

E-procurement é o termo utilizado para a compra de produtos e serviços por meios eletrônicos, com foco nas relações B2B, ou business-to-business, que envolvem as negociações de insumos, matérias-primas e serviços terceirizados entre empresas.

Apesar de também acontecer por meio de canais como fax, telefone e e-mail, através da comunicação direta entre empresas contratantes e fornecedores, o setor se destaca no uso de ferramentas digitais, os softwares de e-procurement.

Softwares de e-procurement são programas e plataformas digitais que visam agilizar o processo de compra, mantendo nível mínimo de riscos e burocracia, ao mesmo tempo que fazem a ponte entre empresas com necessidades específicas e fornecedores qualificados.

Nesse artigo, vamos mostrar os benefícios do uso de softwares de e-procurement, exemplos e mostrar como implementar esse tipo de ferramenta nas diferentes etapas do processo de compra de insumos.

Software de e-procurement: o que é? Quando utilizar?

Como mencionado na introdução, os softwares de e-procurement tem como objetivo usar a tecnologia para tornar o processo de Procurement de uma empresa mais eficaz, ágil e seguro.

Presentes em diferentes etapas de uma negociação B2B, outro objetivo do e-procurement é atuar como um hub, conectando através da internet empresas que muitas vezes teriam dificuldades elevadas de se encontrar e realizar negócios lucrativos através dos meios tradicionais.

A partir disso, cada ferramenta irá se especializar em uma dessas áreas do processo de compras e Compliance, essenciais para decisões que envolvam:

• Processo de qualificação e homologação de fornecedores;

• Gerenciamento de fornecedores homologados;

• Cotação de pedidos;

• Negociação de contratos;

• Pedidos de compra e reposição de estoque;

• Pagamentos e cobranças;

• Follow up de transações.

Assim, vemos que todo o processo de compras pode ser automatizado e otimizado através de softwares de e-procurement. 

Como usam tecnologias avançadas de eficácia comprovada, permitem que a gestão de fornecedores diminua os riscos à operação e ainda concentre os esforços da equipe em decisões estratégicas e complexas.

6 benefícios de softwares de e-procurement

Os benefícios de softwares de e-procurement para a negociação e operação de compras e Compliance vai além das vantagens internas. As plataformas digitais de procurement também contam com pontos positivos para os fornecedores que participam delas.

Para facilitar a compreensão, separamos uma lista de 6 benefícios de implementar o e-procurement no processo de compras e Compliance da sua empresa, veja:

1. Menos burocracia

De início, podemos ver que a diminuição da burocracia é um dos grandes diferenciais do uso de softwares de e-procurement no processo de compras da empresa. 

Isso acontece pela objetividade na busca por informações. Uma vez que o processo é automatizado, ele faz a pesquisa de informações, coleta dados e disponibiliza relatórios, sem que precise passar por muitas etapas manualmente, como solicitações de documentos e checagem do registro do fornecedor em órgãos responsáveis.

2. Custos e riscos reduzidos

O investimento em soluções de e-procurement é exponencialmente reduzido quando comparamos o valor requerido com o que seria preciso para manter uma equipe executando o processo de compras manualmente, com ferramentas inadequadas e defasadas.

Além de reduzir os custos do processo, softwares de e-procurement são excelentes ferramentas para mitigar riscos da relação com fornecedores, desde o processo de qualificação até a manutenção de fornecedores homologados.

Capazes de encontrar e analisar uma quantidade superior de documentos e informações sobre fornecedores, softwares de e-procurement usam tecnologias avançadas que um profissional experiente teria dificuldades para acompanhar.

Cuidando dessa parte burocrática e massante, tais profissionais podem executar análises e decisões estratégicas com muito mais assertividade e concentração.

3. Facilidade de acompanhamento

Falando em executar análises, esse é outro benefício interessante oferecido por softwares de e-procurement. 

Em um processo tradicional, é necessário encontrar a documentação do fornecedor, avaliar sua pertinência e validade, para depois coletar os dados presentes e incluí-los no processo de qualificação de fornecedores, lembrando que cada documento pode se encontrar em um formato ou estar alocado em uma estrutura diferente.

Softwares de e-procurement contam com plataformas de acesso, que facilitam o acompanhamento das informações de fornecedores, status da negociação, notificações de alertas e ações necessárias, entre outras. 

Tudo isso sinaliza de forma clara quando é preciso interferir na análise, disponibilizando um panorama geral de fácil visualização.