Requisição de compra: 5 vantagens para sua empresa!

Qual a diferença entre requisição de compra e pedido de compra?

Apesar de, geralmente, esses termos serem usados para representar um mesmo documento, requisição de compras e pedido de compras têm diferenças bastante significativas.

Conforme explicamos, a requisição de compras é um documento interno que deve ser preenchido pela área que está solicitando o produto/serviço, e enviado para o departamento de compras e procurement.

Já o pedido de compras com foco externo. Consiste em um documento gerado pelo setor de compras para ser enviado aos fornecedores para atender a demanda apresentada internamente.

Na prática, o pedido de compras surge somente após a requisição ter sido totalmente aprovada. Inclusive, é com base nas informações que ela traz que é feita a solicitação junto à empresa fornecedora escolhida.

Para você entender melhor a diferença entre esses dois documentos, confira abaixo a tabela que montamos:

Requisição de compras Pedido de comprasdocumento padrão interno enviado pelos setores à área de comprasordem de compra que tramita externamente, enviado do setor de compras para o fornecedoraponta a necessidade de comprarefere-se à compra em sideve conter todas as informações necessárias para a solicitação de compra ser aprovada, incluindo o que deve ser adquirido e motivosinclui apenas as descrições necessárias para o fornecedor atender a demanda sem errosusada também para gestão financeira, análise de custos, melhor o gerenciamento de estoque, entre outras práticas similaresessencial para comprovar solicitações e pagamentos em auditorias internas e externas

Quais são os benefícios de ter um processo de requisição de compra?

Definir um processo e um padrão para as requisições de produtos e serviços traz uma série de vantagens para a sua empresa. Na lista com as que mais se destacam, estão:

1. controle mais preciso do que está sendo comprado, incluindo frequência e volume;

2. maior visibilidade de gastos, contribuindo para aprimorar a gestão financeira;

3. envio dos pedidos de compras aos fornecedores com menos erros, melhorando o relacionamento com esses parceiros;

4. redução do risco de fraudes ou golpes financeiros, a exemplo de desvio de dinheiro e, até mesmo, corrupção de fornecedores;

5. possibilidade de realizar compras mais estratégicas, aumentando o custo-benefício para o negócio.

Aproveite e leia também: "Benefícios da gestão de fornecedores: 7 que mais se destacam!"

Como fazer uma requisição de compra?

Para fazer um documento desse tipo, comece levantando quais são as necessidades da sua empresa no que se refere às informações que ajudariam o time de compras e procurement no dia a dia.

Converse com os profissionais responsáveis pelo envio dos pedidos de compras aos fornecedores e descubra o que eles acham que deve ter na requisição para otimizar essa atividade.

Geralmente, os campos essenciais de preenchimento em um documento desse tipo são:

• nome do requisitante;

• departamento;

• data da solicitação;

• descrição completa e detalhada do produto/serviço;

• local de entrega;

• quantidade;

• motivo da compra;

• prazo adequado de recebimento.

É possível incluir também espaços para assinaturas e aprovações, local para anotar qual fornecedor atenderá a demanda, entre outros que julgarem necessários.

Tenha em mente que a ideia é padronizar esse fluxo e facilitar a rotina tanto de quem requisita quanto de quem compra. Por isso, esse documento deve ser enxuto, livre de informações desnecessárias ou excesso de burocracia, mas com a quantidade ideal de dados para eliminar erros e otimizar a compra.

Após criar o primeiro modelo, use-o por um período de teste para comprovar se ele tem tudo o que realmente é necessário.

Por fim, não deixe de definir por quais canais ele será disponibilizado e tramitando, a exemplo de softwares internos, intranet, soluções de compartilhamento on-line de documentos, e-mail, entre outros.

Quem faz a solicitação de compras na empresa?

A requisição ou solicitação de compras deve ser feita por um colaborador responsável do setor que precisa de um produto, serviço ou material específico para dar continuidade aos trabalhos. 

Ela deve ser encaminhada para a área comercial, fornecendo o máximo de detalhes possíveis sobre a demanda.  

Quanto mais informações tiver, e mais descritiva for, mais fácil para a área de compras encontrar o fornecedor certo para atender a demanda. Isso reduz o tempo de atendimento e evita paradas no fluxo produtivo decorrente de desabastecimento.

Quando deve ser utilizada a solicitação de compras?

A solicitação de compras deve ser utilizada sempre que um setor precisar de algum tipo de insumo, produto ou serviço. 

Não importa se essa necessidade for uma novidade, um caso emergencial, ou apenas uma carência cotidiana — por exemplo, quando os estoques estão baixos — o pedido de compra deve sempre ser realizado via requisição para manter a padronização e o fluxo correto desse processo.

Qual é a importância de implementar um processo de requisição de compra?

É difícil encontrar uma empresa que não adquira produtos, matérias-primas, insumos, equipamentos, serviços, máquinas ou demais suprimentos para realizar suas tarefas. Sempre há algum item ou bem que precisa ser trazido de fora para que a atividade econômica principal seja realizada.

Já imaginou se cada departamento tivesse independência para realizar as compras diretamente com os fornecedores sem ter que passar pela aprovação ou conhecimento da gestão interna? Provavelmente, isso abriria brechas para fraudes, desperdícios, além da falta de controle financeiro. 

Por isso, é indispensável que qualquer aquisição com parceiros comerciais seja executada pela área de compras da companhia.

A fim de atingir esse objetivo, a melhor maneira de receber as demandas dos setores é por meio de um pedido formal, feito via documentos internos oficiais, como a requisição.

Quando isso é feito, o departamento de compras tem como função justamente centralizar, otimizar e tornar mais produtivo esse fluxo de trabalho. Para isso, eles lidam diretamente com os fornecedores, garantindo que as regras estabelecidas pela compliance sejam devidamente cumpridas.

Diante disso, a importância de utilizar uma requisição de compra formal é ter uma ferramenta para indicar quais insumos/serviços são necessários, como serão utilizados, e também para ter um mecanismo de aprovação, alteração ou indeferimento de requerimentos que seja transparente e efetivo.

Esse documento serve ainda como uma prova de que o pedido foi encaminhado, como um mecanismo de contenção para evitar atos desonestos, e também como um recurso comprobatório de aquisições em auditorias internas ou externas.

As 4 etapas do processo de compras

A requisição faz parte do processo de compras. Porém, para esse fluxo ser realmente eficiente e ajudar no crescimento da empresa, ele precisa passar por algumas etapas, que são:

1. requisição de compras; 

2. avaliação de prioridades;

3. análise dos fornecedores; 

4. acompanhamento das compras.

1. Requisição de compra

Seja por formulário, e-mail ou um software específico para fazer o pedido, é fundamental que a requisição seja centralizada em algum lugar no qual o funcionário do setor demandante preencha os dados da transação comercial e deixe tudo registrado.

Na solicitação, é preciso ter um espaço disponível para detalhar a necessidade de compra, incluindo pontos como:

• tipo de produto, serviço ou insumo;

• quantidade e qualidade esperada;

• se é uma compra rotineira, emergencial ou nova;

• prazos e expectativas sobre entrega;

• local de armazenamento do item.

2. Avaliação de prioridades 

Também é essencial criar categorias e classificações para estabelecer prioridades no fluxo de compra. Nesse caso, cada empresa tem total liberdade para definir quais serão esses critérios, considerando seu modelo de negócio e atividade econômica.

O mais importante é que a avaliação de prioridades ajude a tornar o processo de compras mais transparente, eficiente e justo para os departamentos.

Inclusive, essa é uma ótima maneira de o setor responsável separar os pedidos de compras, dando preferência para as aquisições que, de fato, são mais urgentes. Lembrando que essa forma de trabalhar também ajuda a equilibrar gastos e a manter a saúde financeira da empresa

3. Análise dos fornecedores 

Cada tipo de suprimento ou serviço requer um fornecedor específico. Por isso, é interessante já ter a lista de parceiros comerciais devidamente aprovados para atender a demanda apontada na requisição e, com isso, conseguir acelerar a compra.

Aqui, vale lembrar que, no caso de aquisições novas, é preciso passar por todo o processo de cadastro, qualificação e homologação dos fornecedores. 

A melhor maneira de tornar essas tarefas mais rápidas e precisas, é contar com um software como o da Linkana.

A Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definido o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.

4. Acompanhamento das compras

Por fim, é crucial que o setor responsável acompanhe a chegada dos pedidos e avalie constantemente a qualidade oferecida pelos fornecedores. É preciso também analisar as métricas correspondentes aos serviços requeridos pelas demais áreas da instituição, e avaliar se estão trazendo para a empresa os resultados esperados.

Nessa análise, é importante examinar o percentual de requisições por prioridade de atendimento, as taxas de aprovação e reprovação dos produtos, os índices de retorno que demonstram desperdícios e a quantidade de requisições atendidas pelo comprador. 

Somente assim é possível, efetivamente, reduzir custos desnecessários nas compras e gerar economia, sem comprometer a qualidade do que está sendo adquirido.

Aproveite e leia também: "Saving de compras: o que é, como calcular e quais as vantagens"

Como agilizar e tornar mais eficiente o processo de compras?

Aprovada a requisição, parte-se para o pedido de compras, conforme já comentamos. É nessa fase que o relacionamento com os fornecedores começa efetivamente. 

Porém, para atender a necessidade de abastecimento apresentada, é fundamental contar com parceiros confiáveis, que entregam os produtos/serviços no prazo, com qualidade e preço justo.

Para saber quais são essas empresas fornecedoras, é preciso submetê-las ao processo de homologação. E a Linkana ajuda você nessa tarefa!

Nosso sistema já é utilizado pelos maiores compradores do Brasil, como Ambev, BASF, Nivea, Johnson & Johnson, Suzano, Nubank, XP e Mondelez.

Inclusive a Nivea, uma das principais empresas no segmento de cuidados com a pele, reduziu em 65% o tempo de homologação dos fornecedores, aumentou em 70% a volumetria de informações coletadas sobre os parceiros comerciais e zerou as inconsistências nos dados levantados utilizando a solução da Linkana.

Somos uma companhia Scale-up Endeavor e investida pela Y Combinator (W20), Latitud e Plug N Play. Também já fomos citados em rankings como o 100 Startups to Watch, 100 Open Startups e Top 500 Latka Fastest Growing SaaS Companies.

Entenda um pouco mais sobre o nosso sistema assistindo a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana.

Quais são os maiores diferenciais da Linkana?

A Linkana se destaca no mercado de SRM porque é:

• MODERNA → utilizamos das principais tecnologias para automatizar a coleta e validação de informações coletadas de fornecedores, otimizando o onboarding e a atualização de cadastros.

• SIMPLES → padronizamos sua homologação de fornecedores de acordo com as melhores práticas de mercado, te ajudando a economizar tempo na configuração dos seus processos de aprovações de maneira flexível e prática.

• INTEGRADA → conectamos seu sistema legado, ERP ou e-procurement com nosso SRM, tornando nossa solução sua fonte única de dados de fornecedores, dinâmica e 100% integrada em questão de dias.

Quer conferir tudo isso, na prática? Basta preencher agora mesmo o formulário abaixo para descobrir como!