Qualificação de fornecedores: passo a passo completo de como realizar!

Como fazer a qualificação de fornecedores?

Para fazer uma boa qualificação de fornecedores, é interessante, primeiro, considerar quais técnicas serão usadas e quais critérios serão aplicados.

Técnicas de qualificação de fornecedores

As técnicas de qualificação de fornecedores podem ser definidas como o conjunto de procedimentos que serão aplicados para realizar essa análise.

Quanto a isso, não existe uma regra a ser seguida, visto que cada empresa pode definir as suas próprias metodologias com base no seu porte, modelo de negócio, mercado de atuação e informações que precisam ser avaliadas. 

Entretanto, é preciso ter em mente que um processo de qualificação de fornecedores realmente eficaz precisa contemplar etapas como:

• análise do CNPJ do fornecedor;

• avaliação de dados cadastrais, financeiros e fiscais;

• coleta de informações públicas e certificações;

• verificação de todos os documentos necessários para o funcionamento do negócio, como licenças;

• verificação de pendências e/ou irregularidades documentais.

Critérios da qualificação de fornecedores 

Já os critérios da qualificação de fornecedores consistem em quais qualidades a empresa fornecedora precisa ter e atender para ser considerada apta para abastecer o seu negócio.

Novamente, tudo depende do seu modelo de negócio e do tipo de fornecedor que precisa, que pode ser para entrega de matéria-prima ou serviços. 

Porém, existem alguns critérios comuns a todos os setores, e bem importantes, que merecem ser incluídos no seu checklist, por exemplo:

• histórico da empresa: levantar informações como tempo de mercado, cases de sucesso, crescimento nos últimos anos, entre outros;

• reputação: verificação de como o mercado enxerga o fornecedor e suas atuações, analisando se há envolvimento em práticas ilícitas, em escândalos financeiros e outras condutas semelhantes;

• custo-benefício: a fim de conseguir um bom equilíbrio entre preço, qualidade, confiabilidade e entrega;

• flexibilidade: análise da capacidade do fornecedor de ser flexível com prazos, condições de entrega, mudanças repentinas do mercado, inclusão de novas tecnologias e processos e outros;

• atendimento ao cliente: verificação de quais são os canais de atendimento que podem ser acionados no pós-venda, em situações emergenciais e nível de suporte prestado pelo fornecedor;

• desempenho operacional: avaliação da capacidade produtiva do fornecedor, o que pode incluir também a quantidade de funcionário, com o objetivo de garantir que ele conseguirá atender à demanda solicitada pela sua empresa no prazo acordado;

• localização e logística: essenciais de serem considerados, visto que esses critérios podem interferir no fluxo e no tempo das entregas dos insumos e/ou serviços comprados, bem como nos custos;

• estabilidade financeira: tem por objetivo constatar se há, por exemplo, pedido de falência em aberto ou outros problemas financeiros que afetam rotina do fornecedor e que podem refletir na sua empresa;

• riscos: levantamento de todas as ameaças vindas do fornecedor que podem impactar negativamente sua empresa, tanto de forma direta quanto indireta, a exemplo de riscos reputacionais, financeiros, de compliance, entre outros.

Quais são as fases do processo de qualificação de fornecedores?

As fases do processo de qualificação de fornecedores podem ser definidas como o passo a passo que pode ser seguido para a realização dessa atividade. No caso, essas etapas são:

1. levantamento de informações públicas;

2. convite ao fornecedor;

3. análise das informações privadas;

4. revisão documental;

5. aprovação e contratação.

1. Levantamento de informações públicas

O levantamento de informações públicas parte da consulta do CNPJ da empresa fornecedora que se pretende contratar.

Por meio da análise do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, é possível encontrar uma série de dados para iniciar o processo de qualificação, tais como nome dos sócios, localização, filiais, entre outros.

O Consulta CNPJ da Linkana é uma ferramenta gratuita que dá acesso aos dados cadastrais das empresa e também a:

• Certidão Negativa de Tributos Federais;

• consulta do Sintegra;

• certificado de regularidade do FGTS e mais.

2. Convite ao fornecedor

Se as primeiras informações obtidas foram interessantes para o seu negócio, o segundo passo consiste em enviar um convite para o fornecedor. 

Tão logo ele aceite, você pode iniciar a solicitação de informações privadas, seguindo os critérios definidos anteriormente pela sua empresa.

Com isso, é possível verificar, com mais precisão, quais são os riscos que ele pode gerar para o seu negócio.

3. Análise das informações privadas

As informações privadas podem ser as mais diversas e, conforme já comentamos, devem estar alinhadas ao seu modelo de negócio e necessidades de contratação.

Aqui, você pode criar um checklist para avaliação de pontos como:

• licenças de funcionamento;

• licenças ambientais, se necessário;

• cumprimento de leis e regras trabalhistas;

• dados fiscais e financeiros;

• informações reputacionais, entre outros.

4. Revisão documental

Com todos os documentos e informações em mãos, é preciso revisar pontualmente todos os pontos, para garantir que nada foi esquecido ou negligenciado.

Nessa hora, contar com um bom sistema de gerenciamento de fornecedores faz toda a diferença, pois evita que o processo de qualificação seja feito manualmente, o que aumenta as chances de erros.

A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil, com base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques. 

5. Aprovação e contratação

Com tudo devidamente analisado, o último passo consiste na aprovação do fornecedor e na emissão dos documentos de contratação.

Neste ponto, é essencial que as cláusulas do contrato de fornecimento contemplem pontos benéficos para ambos os lados, com explicações claras dos direitos, deveres e responsabilidades de cada um nesse relacionamento.

Esse cuidado evita uma série de problemas futuros que podem afetar o fluxo produtivo da sua empresa, bem como aumentar os riscos financeiros e reputacionais.

Este artigo pode ajudar você: "​​Veja nosso modelo de contrato com fornecedores e entenda o que sua empresa precisa garantir nesse documento"

Qual a importância da qualificação de fornecedores?

Qualificar fornecedores é importante porque é uma maneira de proteger seu negócio de diversas ameaças relacionadas a esse tipo de contratação. 

Sobre esse processo, não basta fazer uma pesquisa superficial na internet, encontrar possíveis empresas fornecedoras, entrar em contato por um dos canais de atendimento e fechar parceria.

É fundamental que você e seu time de compras e procurement analisem minuciosamente o perfil, dados e informações desse potencial fornecedor. Somente dessa forma conseguirão acessar questões que confirmem se ele é, ou não, apto para atender sua empresa nos mais variados critérios.

Dica! Leia também este artigo: "Política de qualificação de fornecedores: 5 passos para criar na sua empresa"

Como qualificar fornecedores de maneira mais rápida e eficiente?

A melhor forma de qualificar fornecedores de maneira rápida e eficiente, é contando com um sistema próprio para essa atividade.

Como dissemos, a Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil.

Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques. 

Com isso, acelera radicalmente processos de onboarding, análise e monitoramento de fornecedores, utilizando dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do Brasil.

As funcionalidades que você encontra no nosso sistema são:

• verificações automáticas;

• portal de fornecedores;

• monitoramento e alertas;

• avaliação de performance;

• análise de fornecedores ativos;

• perfis certificados de fornecedores;

• enterprise-ready.

• Linkana ESG Rating

• Linkana Network

Diferenciais da Linkana

Quanto aos nossos diferenciais, em comparação a outros sistemas de gestão de mercado, oferecemos:

• PERFIL UNIVERSAL DO FORNECEDOR → Com os perfis de fornecedores compartilhados da Linkana, dados e documentos de fornecedores são reaproveitados em rede, compartilhando informações atualizadas entre múltiplos compradores e acelerando processos de forma automatizada e sem burocracia.

• MELHORES INSIGHTS → Nossos scores, ratings e certificações proprietários são construídos e compartilhados com a inteligência das maiores corporações do Brasil, garantindo aderência às melhores práticas e exigências de mercado.

• PLUG N' PLAY →  Conecte seu sistema legado, ERP ou e-procurement com nossa fundação de dados de fornecedores, tornando-a sua fonte única de verdade, dinâmica e 100% integrada em questão de minutos.

Vale destacar que a Linkana é o único sistema que resolve uma das maiores falhas de procurement, que é a ausência de uma base de dados de fornecedores compartilhada.

Resolvemos essa questão com o Linkana Network, a primeira solução de fundação de dados de fornecedores no Brasil. 

Com essa solução você navega entre diversos perfis de fornecedores, verifica seus dados cadastrais e comerciais, e tem a chance de tomar decisões de contratação em menos tempo.

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