O que é procurement? Guia completo sobre essa área da supply chain!

Qual a diferença entre sourcing x procurement?

Muitos profissionais da área de compras buscam saber o que é procurement para compreenderem a diferença entre esse conceito e sourcing.

A principal diferença entre sourcing e procurement é que o primeiro termo analisa aspectos mais pontuais da área de compras, enquanto o segundo é mais abrangente.

Dessa forma, é certo dizer que o processo de sourcing faz parte do procurement, sendo o começo desse fluxo. Ele permite identificar as necessidades da empresa e, com base nessa informação, pesquisar, avaliar, negociar e contratar fornecedores.

Explicando de outra forma, podemos dizer também que sourcing é a etapa responsável pelos elos da cadeia de suprimento, garantindo o necessário para que as aquisições aconteçam da maneira certa.

Quais as principais diferenças entre procurement e compras?

Compras e procurement se diferem em diversos pontos, começando pela definição.  Enquanto o primeiro termo tem uma função mais tática-operacional e se refere à aquisição de bens e serviços, propriamente dita. O segundo tem objetivo estratégico e contempla diversas ações para que o processo de aquisição gere mais valor para a empresa.

Somada a isso, outra importante diferença são as etapas do processo de procurement e compras, conforme você pode ver na imagem a seguir:

Quais são os processos de procurement?

Os processos de procurement contemplam as fases e/ou atividades necessárias para que esse conceito se torne parte da área de supply chain da sua empresa. 

Pensando desse modo, listamos as 10 etapas do processo de procurement que você deve considerar para o seu negócio. Confira!

1. Identificar as necessidades: fundamental para garantir que seja comprado apenas o que é realmente necessário para o fluxo da companhia e, com isso, evitar gastos desnecessários e desperdício de matéria-prima.

2. Analisar os pedidos de compras: a fim de evitar que sejam comprados itens errados, contratados serviços incorretos, ou que a solicitação não esteja alinhada com os objetivos da empresa.

3. Contratar os fornecedores: passando por todas as etapas, ou seja, identificação, qualificação e homologação dos fornecedores que foram considerados aptos para atender às necessidades da companhia, bem como negociação de valores e condições de pagamento.

4. Alinhar os orçamentos com o setor financeiro: o objetivo aqui é garantir que os valores que serão gastos com as aquisições estejam de acordo com a verba separada pelo departamento financeiro para a área solicitante.

5. Enviar os pedidos para os fornecedores: atentando-se para gerar documentações com as especificações corretas do que está sendo comprado, para evitar retrabalho, gastos desnecessários e ruptura de estoque.

6. Receber e conferir os bens e/ou serviços adquiridos: aproveitando a oportunidade para confirmar se o estabelecido em contrato foi devidamente cumprido e para fazer uma avaliação de desempenho do fornecedor.

7. Gerar os documentos relacionados: uma vez que os insumos e/ou serviços foram entregues e conferidos, os profissionais de procurement precisam emitir vários documentos, a exemplo de ordens de pagamento para o setor financeiro.

8. Acompanhar o pagamento dos fornecedores: verificando se o departamento financeiro cumpriu com os prazos firmados de quitação, para que falhas desse tipo não afetem o relacionamento com os fornecedores.

9. Finalizar a gestão de documentação: juntando todos os documentos, tais como e-mails, pedidos de compras, notas fiscais, entre outros, referentes à compra concluída.

10. Seguir com o ciclo de compras: que contempla continuar acompanhando as necessidades da empresa, estimar gastos, analisar comportamentos dos setores, melhorar o cadastro de fornecedores, entre outros pontos relacionados.

5 estratégias de procurement que você pode implementar!

Entre as estratégias de procurement que você pode adotar para aprimorar essa área no seu negócio, estão:

• conhecer, a fundo, o funcionamento de todas as áreas da empresa, para identificar melhor os insumos e serviços que precisam ser adquiridos;

• realizar um acompanhamento pontual das necessidades de matéria-prima e serviços de cada setor da companhia;

• definir critérios de prioridade na hora de realizar as compras, considerando qual departamento resultaria mais impacto negativo para o negócio se parasse e passando-a à frente, especialmente em momentos de contenção financeira;

• construir um robusto cadastro de fornecedores, a fim de que tenha boas opções em momentos de necessidade;

• trabalhar com fornecedores alinhados com os valores do seu negócio, a exemplo dos que adotam boas práticas ESG, como forma de evitar atritos no relacionamento, ou mesmo problemas reputacionais.

O que é procurement management?

Para que tudo isso que citamos até agora funcione corretamente, é fundamental que a empresa tenha um setor específico para essas atividades, o qual costuma ser chamado de procurement management.

Procurement management é a área responsável pela avaliação, seleção e estabelecimento de contratos com fornecedores, assim como o gerenciamento desses parceiros.

Entre os papéis no procurement management, está o do procurement manager, que é o profissional que gerencia esse departamento.

Das atribuições conferidas ao gestor de procurement, como também pode ser chamado, estão:

• elaborar o planejamento estratégico dessa área;

• orientar adequadamente as ações da equipe, de modo que se mantenham alinhadas com os objetivos da companhia;

• prezar pela redução de custos na cadeia de suprimentos e pela qualidade do que é comprado/contratado;

• analisar orçamentos para identificar as melhores condições de compras;

• ter bom conhecimento de procurement analytics e de e-procurement.

Dica de leitura: “O que é e-procurement? Vale a pena adotá-lo em sua empresa?“

O que é procurement Data Lake?

Procurement Data Lake, ou simplesmente PDL, consiste em um repositório completo que agrupa, em uma única plataforma, todos os dados gerados pela empresa.

Ou seja, trata-se de uma base de dados que reúne todas as informações pertinentes à área de compras, indo desde os dados dos fornecedores, passando por produtos e serviços adquiridos, transações realizadas, entre outras.

A ideia é gerar uma base de dados robusta e completa que potencialize as tomadas de decisão dos profissionais envolvidos nessa área.

No Linkana Talks #2, Leo Cavalcanti, CEO da Linkana e convidados, falam sobre os principais desafios e benefícios de um procurement Data Lake, tendo como base o case de Comgás, um dos nossos clientes. Confira!

Qual a principal falha cometida em procurement?

E já que estamos falando de estruturação de base de dados, vale destacarmos que uma das principais falhas cometidas na área de procurement é justamente a não utilização de uma fundação de dados compartilhados de fornecedores.

Quanto a isso, pense no seguinte cenário: cada vez que um fornecedor se apresenta como potencial parceiro para compor a cadeia de abastecimento de uma empresa, ele precisa preencher cadastros em sistemas próprios que, geralmente, não automatizam a coleta dessas informações.

Do outro lado estão os compradores, que quando não contam com softwares modernos e atualizados, têm que lidar com soluções de coleta de dados que não seguem um padrão, deixam informações importantes de fora, entre outras lacunas significativas e impactantes para suas rotinas.

Problemas como esses tornam o processo de qualificação de fornecedores muito mais demorado e burocrático, levando o comprador a perder tempo que poderia ser utilizado de maneira estratégica em prol do crescimento do negócio.

Mas como resolver essas questões? A melhor maneira é utilizando uma base de dados de fornecedores compartilhada que, na prática, consiste em um sistema que divide com todos os usuários informações validadas dos fornecedores cadastrados.

Isso significa que, uma vez que uma organização aprova as documentações e informações apresentadas por um fornecedor, todas as outras que usam a mesma solução podem ter acesso a esse cadastro.

Vantagens de uma fundação de dados compartilhados

Como você já deve estar imaginando, o uso de uma fundação de dados compartilhados aprimora e otimiza o dia a dia tanto dos fornecedores quanto dos compradores.

Entre as vantagens para quem fornece serviços e/ou insumos, estão:

• praticidade de não ter que preencher diferentes formulários em cada companhia que se candidatar;

• chance de se apresentar a diferentes empresas com apenas um cadastro.

Já para quem atua na área de compras e procurement, os maiores benefícios são:

• acesso prático e desburocratizado a informações já validadas de vários fornecedores;

• identificação em menos tempo de negócios que podem compor a rede de abastecimento da companhia;

• aumento da produtividade dos profissionais de procurement e compras;

• diminuição de retrabalho quanto a solicitação e análise de documentos;

• redução dos riscos de contratar fornecedores inaptos ou inabilitados para atender às demandas de abastecimento da companhia.

Aproveite e leia também: "Critérios de qualificação de fornecedores: 5 etapas essenciais para o seu negócio"

O que esperar do futuro do procurement?

Após todas essas explicações, deve ter ficado claro qual a importância de procurement para a sua empresa, não é mesmo? Mas pensando um pouco mais adiante, o que você pode esperar desse segmento para os próximos anos?

Sobre isso, não há como falar do futuro do procurement sem falarmos do procurement 4.0 e os principais impactos que pode causar na cadeia de suprimentos das empresas.

Por exemplo, a adoção de sistemas completos, que conectam e compartilham diferentes informações, automatizam e otimizam os processos, tem se tornado cada vez mais fundamental para essa área. 

Um dos principais motivos para isso é que o procurement 4.0 está diretamente relacionado à indústria 4.0 que, por sua vez, tem ligação direta com novas tecnologias.

Sendo assim, os gestores dessa área devem buscar por um software de procurement realmente robusto, que permita a realização automática de diversos processos, tais como homologação e gestão de fornecedores.

Aqui, não podemos deixar de ressaltar a importância do uso de base de dados de fornecedores compartilhados, por todos os motivos que acabamos de comentar.

Por que a Linkana pode ajudar você nesse processo?

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