Os 10 estágios do processo de procurement

Quais são os estágios do processo de procurement?

Com essa definição em mente, fica mais fácil compreender os estágios de um processo de procurement, que são:

1. Identificação das necessidades

2. Análise da solicitação de compra

3. Avaliação e seleção dos fornecedores

4. Negociação de condições e preços

5. Criação do pedido de compra

6. Recebimento e inspeção dos insumos recebidos

7. Emissão dos documentos relacionados

8. Aprovação da fatura e pagamento

9. Gestão da documentação

10. Análise e otimização do ciclo de compras

1. Identificação das necessidades

As aquisições de uma empresa devem estar diretamente relacionadas às suas necessidades. Ou seja, algo só deve ser comprado se realmente for preciso. Entender isso é uma maneira de evitar gastos desnecessários e de perder materiais que ainda estão em estoque.

As solicitações de matéria-prima, insumos, contratação de serviços terceiros e outros relacionados, comumente são feitas pelos próprios setores. Porém, cabe ao procurement manager e sua equipe filtrarem os pedidos, identificando quais são as reais necessidades e adotando um pensamento estratégico para que essas aquisições gerem retorno financeiro positivo para o negócio.

2. Análise da solicitação de compra

Como dissemos, geralmente o setor que precisa de algo é o que envia o pedido para o departamento de compras.

No entanto, é preciso que essa solicitação de compra seja bem específica, contendo todas as diretrizes do produto e/ou serviço que precisa ser adquirido, principalmente se for a primeira aquisição desse tipo — definir formulários padrões pode ajudar com isso.

A equipe de procurement, por sua vez, analisa essa solicitação e a alinha com os processos da empresa e orçamento destinado para esse fim.

3. Avaliação e seleção dos fornecedores

O estágio seguinte desse processo consiste em avaliar e selecionar os fornecedores que têm potencial para atender as demandas apresentadas.

Algumas empresas trabalham com um catálogo de fornecedores, que são terceiros que já foram considerados aptos para atender o negócio tão logo seja preciso. Essa estratégia ajuda a reduzir o tempo entre a identificação da necessidade de compra e a aquisição propriamente dita.

Porém, seja para a formação de um cadastro, seja para a escolher um provedor específico, é preciso cumprir várias etapas, tais como:

• analisar documentos de homologação;

• avaliar a reputação do fornecedor;

• identificar potenciais riscos dessa parceria;

• ponderar sobre custo-benefício.

Fazer isso manualmente aumenta as chances de erros, além de tornar essa etapa bastante demorada. A solução, portanto, é usar ferramentas adequadas, a exemplo do software de gestão de fornecedores da Linkana.

Essa plataforma SaaS 100% em nuvem centraliza todo o processo de gerenciamento de fornecedores, automatiza etapas e ajuda a mitigar riscos com funcionalidades, como análise de dados públicos e avaliação de performance.

4. Negociação de condições e preços

Antes do fechamento do contrato com o fornecedor escolhido, é essencial negociar adequadamente os preços praticados, formas de pagamento e demais condições que envolvem essa parceria, tais como prazos de entrega e penalidades em caso de quebra de contrato.

Aqui, é preciso ter em mente que todas essas definições precisam estar alinhadas com as expectativas da empresa e, principalmente, com seu planejamento estratégico, a fim que esse fornecimento de insumos afete negativamente a dinâmica do negócio.

5. Criação do pedido de compra

O quinto estágio desse processo consiste na formalização do pedido de compra junto ao fornecedor. Para se respaldar nessa etapa, é fundamental gerar documentos que permitam registrar tudo o que foi acordado anteriormente, como quantidade adquirida, possíveis descontos, local de entrega, entre outros.

6. Recebimento e inspeção dos insumos recebidos

Quando o pedido é entregue, antes de aceitá-lo é primordial fazer a conferência. Essa ação visa garantir que o que foi enviado pelo fornecedor chegou à empresa nas condições certas.

Ou seja, a equipe de procurement precisa verificar, por exemplo, se há danos no produto recebido e se esse está na quantidade solicitada. Caso algo esteja em desacordo, é nesse estágio que deve ser feita a devolução e solicitada a reposição correta do que foi comprado.

7. Emissão dos documentos relacionados

Com tudo certo na etapa anterior, há uma série de documentos que precisam ser emitidos derivados da aquisição. Dependendo dos processos adotados pela companhia, pode ser necessário gerar ordens de pagamento para o setor financeiro, para que esse providencie o envio do valor para o provedor.

Para a entrega dos insumos para o setor requisitante, também tende ser comum a emissão de documentos específicos, que registram a ciência e o recebimento dos pedidos, finalizando essa pendência.

8. Aprovação da fatura e pagamento

E por falar em pagamento, é de suma importância que o contratante cumpra essa etapa no prazo acordado inicialmente. Garantir o pagamento do fornecedor é uma forma de estabelecer um bom relacionamento com esse provedor, e de manter a boa imagem da empresa perante outros potenciais parceiros de negócio.

Quanto a isso, é bem importante que o setor de procurement tenha uma boa relação com o financeiro, garantindo, assim, que toda a empresa se beneficie com o cumprimento desse estágio.

9. Gestão da documentação

Com todos os passos anteriores finalizados, é certo que vários documentos tenham sido gerados. De e-mails trocados a notas fiscais, é fundamental que tudo seja devidamente registrado e armazenado. Além de garantir a organização do setor, esse cuidado faz toda a diferença quando há auditorias.

10. Análise e otimização do ciclo de compras

Em um primeiro momento, os estágios do processo de procurement são esses e estão finalizados. Entretanto, eles são contínuos, já que sempre será preciso comprar algo para que a empresa possa continuar operando com eficiência e qualidade.

Sendo assim, é preciso incluir também a etapa de análise e de otimização de ciclo de compras, que inclui ações como:

• identificar o comportamento de compra de cada setor;

• estimar os gastos de cada departamento;

• alinhar essas informações de forma estratégica ao planejamento da empresa;

• pensar em meios de maximizar o orçamento da área de procurement;

• manter o cadastro de fornecedores sempre atualizado.

A melhor forma de conseguir tudo isso é usando dados como base para as análise e tomadas de decisão. E o meio de conseguir ter esses dados é utilizando as soluções tecnológicas certas.

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