Strategic sourcing: 7 etapas para transformar sua gestão de compras

Como funciona o strategic sourcing?

Na prática, a metodologia de strategic sourcing faz uma avaliação contínua do abastecimento de produtos para uma organização, pensando na cadeia de suprimentos como um todo.

Nesse aspecto, o método solidifica a relação da empresa com seus fornecedores, fazendo com que eles sejam vistos como parceiros de valor. Um relacionamento harmônico e integrativo é fundamental para que a análise de gastos seja simples e sem aborrecimentos.

Por meio do strategic sourcing, é possível ter uma visão mais ampla dos modelos de compra. Isso envolve alguns tipos de custos que são utilizados durante as operações. Confira!

• Custo total de aquisição: também conhecido como TCO, essa métrica analisa os custos de compra e seus fatores, como a manutenção de equipamentos e o tempo de durabilidade, por exemplo.

• Custo administrativo: engloba gastos como estoques, recebimento, contas, materiais e armazenagem, entre outros.

• Custos de utilização: envolve custos de padronização e transporte, descarte e reciclagem de materiais, especificações técnicas e afins.

• Preço: é definido a partir dos dados obtidos, conforme os ganhos e os benefícios a partir da performance.

Como surgiu a metodologia strategic sourcing?

O método strategic sourcing é inspirado na ferramenta Matriz de Kraljic, que divide o processo de compra em quatro partes para avaliar o grau de risco e a importância de cada compra e fornecedor para uma empresa.  

O objetivo é que os itens de cada categoria sejam avaliados com mais precisão e tenham uma estratégia de aquisição bem definida. A subdivisão é feita da seguinte forma:

• itens não críticos: são os de menor impacto nas operações de uma empresa e, ao mesmo tempo, os mais difíceis de serem obtidos;

• itens de alavancagem: são os que têm bastante importância nas operações, porém, são os mais fáceis de se obter, já que existem muitos fornecedores que disponibilizam produtos do tipo;

• itens de gargalo: são aqueles que contam com poucos fornecedores no mercado. Por essa razão, a empresa precisa criar uma rede de parceiros consistente para fugir da dependência de apenas um;

• itens estratégicos: são importantes para as operações da empresa, mas existem poucos fornecedores especializados. Então, é preciso buscar parcerias de longo prazo para manter o abastecimento.

A partir das categorias da Matriz de Kraljic, a equipe de compras pode criar uma estratégia de aquisição vantajosa, ora explorando o poder de compra e barganha, ora a relação com os fornecedores, de acordo com a disponibilidade de oferta de um determinado item. 

Assim, o strategic sourcing trabalha em cima da relevância de cada item dentro da cadeia de suprimentos e define as prioridades em cada categoria, estudando fornecedores confiáveis e boas ofertas para abastecer a cadeia de suprimentos. 

Quais são os benefícios de strategic sourcing? 

Depois de investir meses na implementação do strategic sourcing, quais benefícios são alcançados com um processo bem executado?

Acredite, todo esforço do setor de compras se paga em vantagens que beneficiam a organização e o relacionamento com os parceiros. Veja quais são esses benefícios!

• Diminuir os custos das operações: com o strategic sourcing, as compras são feitas pensando no melhor custo-benefício, o que ajuda a enxugar os gastos operacionais e ter uma produção mais sustentável.

• Realizar aquisições mais assertivas: o método também ajuda a equipe nas tomadas de decisão, fornecendo dados que validam as necessidades de compras e indicam qual ou quais fornecedores podem ser acionados e estão qualificados para atender à demanda.

• Agilizar as aquisições: mantendo um bom relacionamento com os fornecedores via ações de strategic sourcing, a empresa ganha confiança da rede de fornecedores. Isso agiliza as compras, principalmente quando se tem uma demanda fixa ou recorrente com um parceiro e ele também tem processos consolidados de gestão de pedidos.

• Diversificar as propostas: o strategic sourcing amplia os pedidos de proposta, pois ajuda a conhecer diferentes empresas e seus processos, atualizando a lista de parceiros qualificados que oferecem um bom custo-benefício.

• Ampliar as atividades de compras: com a organização do strategic sourcing em compras, pode-se criar uma rede ampla de abastecimento para a empresa, o que ajuda a garantir que as compras sejam realizadas, utilizando planos de apoio à estratégia principal. 

Quais são os estágios de strategic sourcing no processo de compras?

O principal benefício do strategic sourcing em compras é a quantidade de informações relevantes que esse método levanta sobre tudo que envolve a gestão de compras e a montagem da cadeia de suprimentos.

Por isso, o método requer inteligência, técnica e colaboração com o setor de compliance, trabalhando juntos implementar a metodologia de strategic sourcing em 7 etapas, que são:

1. Análise de necessidades e definição de parâmetros

O primeiro passo é identificar todas as necessidades de suprimentos da operação, seja de produtos ou serviços. Levantar dados fornece um benchmark da cadeia de suprimentos e analisa a estrutura organizacional, permitindo que se desenhe um processo de evolução.

Junto disso, é importante definir quem conduz o processo e os parâmetros de cada compra, como verba disponível e recorrência da aquisição.

2. Mapeamento de suprimentos

O próximo passo para implementar o strategic sourcing em compras é mapear os suprimentos, analisando seu papel no processo operacional. 

Importante considerar nesse ponto as especificações técnicas, os padrões de qualidade e os indicadores que envolvem cada categoria de suprimentos, bem como qualificar cada um deles de acordo com sua importância.

3. Análise de mercado e fornecedores

No strategic sourcing, a análise de mercado é a última etapa da fundamentação da metodologia. Nela, o departamento de compras finaliza a coleta de informações ao trazer os dados do mercado fornecedor.

São considerados pontos-chave, como políticas internas, estrutura disponível, tecnologia e práticas adotadas, além de avaliar como os fornecedores se saem nas análises de compliance e governança corporativa.

4. Definição de estratégia de compra

Depois de reunir as informações sobre as necessidades da empresa, mapear os suprimentos e avaliar o mercado fornecedor, o departamento de compras usa esses dados para fundamentar uma estratégia de fornecimento.

Nesse momento, é elaborada a matriz estratégica de abastecimento, mencionada anteriormente. A partir dela, o setor de compras é capaz de montar a estratégia mais eficiente para atender às necessidades da empresa, com o melhor custo-benefício.

5. Cotação de produtos e serviços necessitados

Definida a estratégia, o próximo passo é fazer a cotação de produtos e serviços. De acordo com o strategic sourcing em compras, o setor irá solicitar as propostas aos fornecedores, prática conhecida pela sigla RFP (Request for Proposal).

Nesse momento, a concorrência está aberta e a gestão de fornecedores já pode classificar as potenciais parcerias em um ranking, com base em indicadores como agilidade, comunicação, custo e logística.

6. Negociação de fornecedores

Hora de efetivamente abrir as negociações. Com base nas propostas recebidas de fornecedores qualificados e homologados, chega o momento de aplicar o strategic sourcing em compras. 

As propostas devem ser ajustadas de acordo com a estratégia definida na etapa 4 e a devolutiva do fornecedor será mensurada nos parâmetros de custo, benefício e risco.

É importante formalizar cada negociação, registrar o processo e comparar cada proposta para identificar as mais interessantes.

7. Acordos e estratégia de evolução

Por fim, chegou a hora de fechar acordos com os fornecedores. Apesar de complexo, é o momento em que vemos o esforço empregado trazendo resultados palpáveis. 

Vale aqui uma ressalva. Segundo as definições sobre o que é strategic sourcing em compras, fechar um acordo também demanda planejar a evolução daquele fornecedor na sua cadeia de suprimentos. Isto é, ao reunir informações e identificar o melhor fornecedor (ou os melhores fornecedores) para cada item, faça um plano de longo prazo para fidelizar, otimizar e evoluir a parceria.

Dessa forma, a empresa garante bons resultados imediatos e já se prepara para um futuro promissor, investindo no fornecedor qualificado para fortalecer o relacionamento entre ele e o setor de compras.

Dica de leitura: Etapas de strategic sourcing: evite 4 erros

Quais são as ferramentas de strategic sourcing?

Para conduzir tantas etapas, é vital contar com o auxílio de ferramentas de strategic sourcing que facilitam a visualização da ordem das compras, orientam as análises, auxiliam nas definições e ajudam a gerenciar parceiros.

Listamos a seguir algumas dessas ferramentas e explicamos suas funções dentro de um processo de strategic sourcing em compras.

Curva ABC

A curva ABC é uma ferramenta de strategic sourcing que serve para classificar e ordenar dados, conforme seu grau de importância. 

No caso da compra de suprimentos, baseado nos critérios pré-definidos pela equipe do que é mais ou menos relevante para manter as operações, é criada uma ordem de prioridade para a realização dos pedidos.

Os insumos são classificados em três categorias:

• importância mínima;

• importância média;

• mais urgentes e prioritários.

Então, ao receber um pedido ou identificar uma demanda operacional, a equipe de compras pode verificar a classificação atribuída e checar os detalhes necessários para fazer o pedido. O objetivo é que nenhuma área deixe de ser abastecida.

Análise SWOT

A análise SWOT não é só uma das ferramentas de strategic sourcing. Seu formato de análise pode ser aplicado em diferentes contextos para obter uma visão mais ampla do cenário analisado.

A sigla SWOT vem das palavras em inglês strengths, weaknesses, opportunities e threats. Em português, corresponde aos termos forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Por isso, é comum a ferramenta ser referida como análise FOFA. 

Cada categoria de insumos e os fornecedores pode ser analisados em relação a esses fatores para que a equipe de compras saiba quais são:

• as forças que as demandas da empresa têm em relação ao mercado;

• as oportunidades que podem ser aproveitadas;

• as fraquezas inerentes ao processo e que exigem cuidado e/ou correções;

• as ameaças em potencial e como elas podem ser dribladas.

Matriz de Kraljic

Como já citamos no início do artigo, a Matriz de Kraljic é uma ferramenta essencial dentro do strategic sourcing, pois auxilia na definição da estratégia de compras, colocando cada insumo em uma categoria, de acordo com seu impacto nas operações e a disponibilidade no mercado.

Forças de Porter

Outra das ferramentas de strategic sourcing são as 5 Forças de Porter que ajudam a analisar o grau de competitividade que uma empresa tem dentro do mercado onde negocia.

O criador da ferramenta, Michael Porter, estabeleceu os seguintes forças:

• ameaça de produtos substitutos: são os produtos de outras empresas que atendem os mesmos clientes de forma diferente e, às vezes, até superior à sua; 

• ameaça de entrada de novos concorrentes: é a análise de fatores que favorecem a chegada de mais empresas e quais as consequências em relação à saturação do mercado;

• poder de negociação dos clientes: se os clientes têm diversas opções e tempo para pesquisar, eles podem influenciar o mercado em relação ao preço e reivindicar melhorias de qualidade, entre outros fatores;

• poder de negociação dos fornecedores: é influenciado pela procura e disponibilidade no mercado, o que gera mais controle em relação ao preço e benefícios a serem oferecidos;

• rivalidade entre os concorrentes: a forma como cada empresa se posiciona para obter relevância no mercado, o que afeta o preço e até a entrada em um novo mercado.

Após estudar cada força, a equipe de compras descobre quais forças predominam e quais pontos do mercado exigem mais atenção.

Software de busca e gestão de fornecedores

O processo de busca, qualificação e homologação dos fornecedores segue os critérios de compliance e governança estabelecidos pela empresa. 

Utilizar um software de busca e gestão de fornecedores facilita a pesquisa de informações sobre cada parceiro, agilizando sua validação com mais segurança e confiabilidade.

Essa ferramenta de strategic sourcing ainda tem outras funções úteis como criação de cadastro para armazenar os contatos e observações úteis sobre cada parceiro.

Com a solução Linkana Network, por exemplo, pode-se encontrar, analisar e se relacionar com fornecedores, inclusive avaliando se eles atendem aos critérios ESG (socioambientais e de governança).

Exemplos de strategic sourcing em compras

O strategic sourcing em compras é um método de médio a longo prazo para implementação, sobretudo pela quantidade de informações coletadas. Para cada necessidade, um período de estudo é requerido. No geral, cada projeto varia de 3 a 6 meses para aplicação, mas pode ser estendido por anos, com base nos resultados iniciais.

Diferentes empresas implementam suas próprias visões sobre o que é strategic sourcing em compras, atuando de forma personalizada e gerando cases interessantes.

Por exemplo, a Gafisa, uma das maiores construtoras do Brasil, foi capaz de reduzir custos e obter ganhos de produtividade com essa estratégia.

Nesse caso, os fornecedores foram classificados em categorias e foi elaborada uma estrutura de relacionamento entre os setores. Ao otimizar a comunicação e identificar os fornecedores que atendiam cada área, a negociação foi conduzida de forma estratégica para encontrar os melhores acordos.

Outro exemplo de strategic sourcing em compras é a JBS, que, em entrevista ao Canal Mercado Eletrônico, atribui a evolução dos compradores da empresa à adoção dessa metodologia. Confira:

Como implementar o plano de strategic sourcing na sua empresa?

Agora que você já sabe o que é strategic sourcing em compras, como implementar e, também, conhece exemplos reais que se beneficiaram desse método, temos uma última dica para otimizar sua estratégia de compras.

Automatizar análises públicas de compliance e governança, assim como investir em ferramentas de e-procurement, são ótimas formas de agilizar essa execução. E tudo isso você encontra na Linkana, uma plataforma completa para qualificação, homologação e gestão de fornecedores.

E, como você pode perceber, para desenvolver uma metodologia eficiente de strategic sourcing, é essencial contar fornecedores especializados nas suas necessidades. 

Imagine que sua empresa precisa renovar equipamentos usados pelas equipes de vendas. Fornecedores inexperientes irão atrasar a entrega, bem como, possivelmente, enviar materiais não-qualificados. 

Para você saber com quem deve criar uma parceria sólida, indicamos o uso da ferramenta de Análise de Fornecedores Ativos. 

Faça um diagnóstico com a gente e tenha uma visão completa de riscos e inconsistências de cadastro, além de saber quem são seus fornecedores diversos e de economia inclusiva. 

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