O que é compliance digital? Guia completo para acabar com as dúvidas!

A tecnologia transformou a rotina das empresas, tornando suas atividades diárias mais eficazes, ágeis e simplificadas. 

Entretanto, essa aliada, que permitiu o desenvolvimento de processos melhores para os profissionais e a criação de produtos com mais qualidade para os clientes, também sujeitou as organizações a novos riscos.

Por conta disso, muitas empresas têm criado regras para preservar a integridade e a imagem do negócio, mostrando uma preocupação com a ética e outras diretrizes relacionadas à proteção tecnológica. A essas normas é dado o nome de compliance digital. 

Mas, afinal, o que é compliance digital? Compliance digital consiste em manter a empresa em conformidade com legislações, diretrizes e normativas relacionadas às práticas digitais. 

Como exemplo desse conceito, podemos citar as bases legais da LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, que afeta diretamente o compliance de um negócio. 

Mas quanto o descumprimento de parâmetros como esses pode afetar o crescimento do seu negócio? Qual impacto isso pode ter no relacionamento com os clientes? Quais benefícios pode trazer para a companhia?

Continue a leitura deste artigo para conferir o que é compliance digital, principais vantagens e diversas outras informações sobre esse tema.

O que é compliance digital?

Seguindo com a explicação sobre o que é compliance digital, trata-se de adotar medidas que garantem que a empresa se mantenha em conformidade com leis, regras e normativas específicas para o ambiente tecnológico e virtual.

Explicando de outra forma, consiste em conhecer quais são as legislações e diretrizes voltadas para o âmbito digital e, assim, implementar ações que assegurem que o negócio as cumpra.

Se você está pensando que só existe o compliance digital, saiba que há outras conformidades. Desde o compliance em compras até o compliance tributário, essa série de normas pode ser aplicada em diversos departamentos de uma empresa.

Originada do verbo inglês to comply, que pode ser traduzido como "cumprir algo" ou "um requerimento preestabelecido", o compliance pode ser interpretado como a busca de uma empresa em seguir normas e estar em conformidade com os requerimentos da área.

Então, quando olhamos para o que é compliance digital, estamos falando de normas aplicadas na tecnologia para garantir a conformidade com as leis dentro do ambiente digital. 

Atos de corrupção e fraudes cometidos por colaboradores ou parceiros, que ganharam uma vigilância ainda maior de órgãos públicos e privados, são evitados com a aplicação dessas normas — ainda mais importantes com o aumento do home office após a pandemia causada pelo Covid-19. 

Quais são as vantagens do compliance digital?

A implementação do compliance digital, assim como a destinada a outros setores, oferece uma série de vantagens para a empresa, independentemente do seu porte ou ramo de atuação. 

Sobre isso, podemos começar destacando que a transparência e a clareza sobre o comportamento da empresa ao se manter em conformidade reforça positivamente a sua reputação, que é um requisito cada vez mais importante e que ajuda o negócio a se destacar da concorrência. 

Somado a isso, os outros benefícios que mais se destacam ao saber o que é compliance digital e implementar esse conceito na sua empresa são:

• tornar o ambiente de trabalho mais eficiente e protegido;

• aumentar a transparência no relacionamento com fornecedores;

• adotar um padrão de investigações internas.

Tornar o ambiente de trabalho mais eficiente e protegido

Toda empresa deve se preocupar em oferecer um ambiente de trabalho seguro para seus colaboradores, que passam grande parte do dia dentro da organização. Estar em compliance pode ajudar a reforçar essa proteção.

Com essas normas, que reforçam as leis e regulamentações, as chances de a empresa ser punida por condutas errôneas é muito menor. Já a maior regularidade nas revisões de processos e aprimoramento resulta em um aumento na produtividade dos colaboradores.

Aumentar a transparência no relacionamento com fornecedores

Apesar de não serem parte direta da sua empresa, os fornecedores são essenciais para o seu sucesso. E é por isso que essa relação deve ser bem trabalhada.

Se o seu fornecedor for informado que está trabalhando com uma empresa que adotou o compliance digital, ele poderá lhe recompensar com prioridade nas entregas e melhores preços. 

É um ciclo “do bem” em que, quanto mais correta é uma companhia, maior é a confiança e melhor é a relação entre esses parceiros. 

Entretanto, também é importante que sua organização garanta que os fornecedores com os quais trabalha sejam seguros e capazes de atender às suas diferentes demandas.

Por isso, é importante aperfeiçoar o processo de qualificação de fornecedores e procurement do seu negócio. Com o uso de tecnologias como Machine Learning e RPA (Robotic Process Automation), é possível mitigar riscos e reduzir custos em análises e validação de documentos. 

Além disso, um monitoramento de fornecedores e compliance permanente permite que certidões, consultas e documentos sejam automaticamente renovados, tornando o processo mais rápido e simples.

Adotar um padrão de investigações internas

Você sabe se os seus colaboradores seguem todas as normas impostas pela empresa? Se não consegue responder sim, esse problema pode ser facilmente resolvido com a adoção de investigações internas.

Para que sejam vistas como legítimas pelos colaboradores, ela deve ter a transparência como um de seus pilares. Todos os processos devem ser informados de antemão aos fiscalizados, certificando-se que não existe nenhum comprometimento pessoal na investigação.

Essa apuração proativa para prevenir atos ilegais também ajuda a empresa a evitar problemas judiciais, fiscais e financeiros por omissão. 

E, caso problemas sejam encontrados durante essas investigações internas, a empresa poderá reagir rapidamente e eliminar riscos. Um exemplo dessa prevenção de riscos é uma demissão mais segura por justa causa de um funcionário comprovadamente corrupto.