Gestão de Fornecedores
Modelo de avaliação de fornecedores: por que e como criar um?
Utilizar um bom sistema de e-procurement para potencializar a tarefa de encontrar e homologar fornecedores é apenas uma das etapas da estruturação do relacionamento entre a empresa contratante e as intermediárias que fornecem insumos para suas operações.
Porém, muito além do processo de qualificação, é essencial também utilizar um modelo de avaliação de fornecedores que registre os dados de desempenho e confira se o nível de excelência esperado está sendo alcançado.
Para auxiliar a gestão de compras do seu negócio a realizar essa atividade reunimos, neste artigo, as melhores dicas práticas de como montar um modelo personalizado para avaliar seus fornecedores, de acordo com os desafios e necessidades de cada empreendimento.
Por isso, siga a leitura e confira agora mesmo!
O que é um modelo de avaliação de fornecedores e qual sua importância?
Um modelo de avaliação de fornecedores pode ser definido como uma ferramenta criada com base nas necessidades e particularidades de uma empresa, que tem por objetivo facilitar o processo de acompanhamento do desempenho das companhias fornecedoras contratadas.
O princípio desse recurso é semelhante ao utilizado por gestores para avaliar o desempenho individual de seus colaboradores e também das equipes internas.
No caso, uma ferramenta desse tipo ajuda a verificar se as tarefas estão sendo realizadas de maneira satisfatória pelos profissionais, quais são os pontos fortes e fracos de cada um e também do time, no que é possível melhorar e, também, os riscos ocasionados por eventuais problemas de uma atuação insatisfatória.
Na avaliação da fornecedores o propósito é o mesmo. Todavia, o foco está na eficiência e fluidez dos processos da empresa fornecedora e no reflexo dessa atuação na dinâmica do negócio contratante.
Ao implementar um modelo de avaliação de fornecedores, você tem a chance de mensurar, de maneira mais eficiente, a qualidade e agilidade dos serviços prestados e/ou insumos recebidos, assim como conferir se problemas no desempenho do fornecedor estão afetando negativamente a performance da sua companhia.
Por esse motivo, elaborar essa ferramenta deve fazer parte da gestão de riscos da sua empresa, tanto pelo fator diretamente ligado à operação — no qual atrasos nas entregas e perda de qualidade prejudicam seu desempenho — quanto do ponto de vista do compliance — situação em que adversidades podem indicar inconformidades ainda maiores.
3 métodos de avaliação de fornecedores mais utilizados
A cadeia de suprimentos de um negócio precisa lidar com diversos fornecedores simultaneamente. Justamente por esse motivo é tão importante realizar a avaliação de desempenho de cada um pontualmente.
Um dos principais objetivos com essa prática é garantir o nível de excelência desse relacionamento e, principalmente, a qualidade do produto e/ou serviço entregue para o cliente final da sua empresa.
Entre os métodos de avaliação de fornecedores mais utilizados para chegar a esses resultados, alguns que podem ser implementados na sua companhia são:
questionário de avaliação de fornecedores;
modelo de KPI;
Matriz de Kraljic.
Questionário de avaliação de fornecedores
O modelo de questionário de avaliação de fornecedores é bastante simples, mas eficaz se elaborado com as perguntas certas.
Ele pode ser registrado em planilhas de forma prática, requerendo a responsabilidade de avaliar e preencher corretamente todos dados.
No questionário de avaliação de fornecedores, o gestor precisa elaborar perguntas-chave para fazer análise, tais como:
As certificações públicas e documentos privados do fornecedor estão em dia?
Qual o volume de pedidos entregues e devolvidos (por defeitos, incorretos etc)?
As entregas respeitam os prazos estabelecidos?
O padrão de qualidade está de acordo com o esperado?
O custo dos pedidos sofreu reajustes?
Posteriormente, devem ser atribuídas notas para os fornecedores avaliados, de modo que isso permita classificá-los por critérios como: excelente, bom, ruim e péssimo.
Por fim, trace um paralelo entre o desempenho avaliado e impactos na sua operação. Se notar riscos iminentes ou efeitos negativos pertinentes, vale a pena verificar se é possível renegociar os termos do contrato para melhorar a performance do fornecedor, diminuir os custos para sua empresa ou, em casos extremos, encerrar a parceria.
No caminho inverso, fornecedores com desempenho excelente podem ser priorizados, bonificados ou terem participação mais expressiva na sua operação, desde que estejam comprovadamente aptos para atender uma demanda maior.
Modelo de KPI
KPI é a sigla para Key Performance Indicator, termo em inglês que pode ser traduzido como indicadores chave de performance.
No modelo de avaliação de fornecedores por meio de KPI, devem ser definidos quais indicadores serão mensurados ao longo do processo operacional.
Fatores, como evolução de custos, qualidade, devolução, capacidade de atendimento e pontualidade, são os principais indicadores a serem utilizados.
O ideal nesse tipo de análise é estipular um valor ou uma projeção. Após, registrar o valor alcançado pelo fornecedor e comparar com a estimação feita, assim como performance de outros fornecedores.
O uso de KPI para o setor de compras é muito indicado por trazer clareza às informações e por facilitar a tomada de decisões estratégicas para otimizar a cadeia de suprimentos.
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Matriz de Kraljic
A matriz de Kraljic é um modelo de classificação e avaliação de fornecedores que considera o nível de importância de cada fornecedor em relação a cadeia produtiva da empresa contratante.
Nessa metodologia, os suprimentos necessários são mensurados considerando dois fatores:
impacto financeiro: participação do item no faturamento da companhia;
risco de desabastecimento: dificuldade de aquisição do insumo/serviço.
A partir desses dois eixos, os itens devem ser classificados da seguinte forma:
itens não críticos: presentes em abundância no mercado e que pouco afetam o padrão de qualidade do produto a ser entregue para o cliente final;
itens de gargalo: não impactam a lucratividade, mas precisam de cuidado para não ficarem escassos;
itens de alavancagem: esses apresentam grande participação no faturamento, porém, o risco de abastecimento é baixo;
itens estratégicos: produtos mais específicos, essenciais para o faturamento e com aquisição mais complexa, com alto risco de afetar o abastecimento.
Reunindo os suprimentos necessários nesses quadrantes, sua empresa tem a chance de identificar itens que precisam de mais dedicação da equipe de compras, definindo suas prioridades e permitindo a adoção de boas estratégias para mitigar os riscos.
5 dicas para criar seu modelo de avaliação de fornecedores
Agora que você conheceu os métodos mais comuns e entendeu a importância dessa avaliação, confira cinco dicas práticas de como fazer um modelo de avaliação de fornecedores personalizado para as necessidades do seu negócio.
1. Escolha os critérios de avaliação
O primeiro passo é definir os critérios da avaliação de fornecedores. Partindo do planejamento de compras da sua empresa, devem ser elencados os fatores que serão avaliados, tendo como base a necessidade e o tipo de interação que a empresa terá com o fornecedor.
Isso porque os critérios de avaliação vão além dos mais comuns, como qualidade, reputação, rapidez na entrega e flexibilidade.
Entre os recomendados, também devem ser incluídos, por exemplo, certificados em órgãos regulamentadores, conformidade com as normas pertinentes e a eventualidade de ações legais contra a empresa fornecedora.
2. Defina o nível de prioridade
Assim como em uma matriz de risco, na qual definimos as ameaças e as classificamos de acordo com a gravidade e probabilidade de acontecerem, é preciso estabelecer prioridade de cada critério do modelo de avaliação de fornecedores.
Por isso, coloque uma ordem de importância para os pontos avaliados, com a frequência de leitura e gravidade do impacto sentido por desempenho abaixo do esperado. Dessa forma é possível definir sistemas de alerta para evitar prejuízos e tomar ações com agilidade.
Dica extra! Definir o peso de cada critério, a nota do fornecedor e o nível aceitável aumenta a eficiência do modelo de avaliação de fornecedores.
3. Atualização constante
Principalmente no método de KPI, a ferramenta de avaliação de fornecedores adotada por sua empresa deve contar com uma atualização constante dos dados preenchidos, além de ajustes no próprio modelo, como a inclusão de critérios de avaliação ou reclassificação de prioridades.
Dessa forma, a avaliação de fornecedores não fica defasada em relação às reais necessidades da sua empresa e sua eficiência é garantida.
4. Comece no processo de qualificação
A avaliação deve iniciar com o processo de qualificação de fornecedores. Nele, o setor de procurement precisa considerar fatores similares aos utilizados no modelo de avaliação das empresas fornecedoras.
Por isso, conferir a governança e compliance, antes mesmo de fechar negócio, garantirá dados muito mais relevantes para a análise de desempenho posteriormente.
5. Tecnologia é sua principal aliada
O uso de softwares e plataformas de e-procurement é um grande diferencial para a qualificação, homologação e avaliação de fornecedores.
Sua aplicação torna a coleta de documentos e certificados, conferência de compliance e gestão de riscos da cadeia de suprimentos em um processo mais ágil e eficiente.
A Linkana, por exemplo, se destaca nesse quesito, como a oferta de um sistema ideal para automatizar a qualificação e facilitar a gestão de fornecedores homologados. Nosso foco está em mitigar riscos, diminuir a burocracia e auxiliar sua empresa a encontrar os melhores fornecedores.
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