Lead time de compras: qual a importância e como calcular?

Outros motivos para considerar o lead time de compras

Além de atender bem o cliente, saber o lead time de compras da sua empresa contribui para diversos outros aspectos.

O resultado do indicador ajuda a analisar melhor todas as etapas que um produto percorre até chegar às mãos do consumidor.

Assim, se o resultado desse lead time não for o esperado, os gestores buscam formas de melhorar o índice, ao identificar os pontos de dificuldade do processo, reduzir as fases de aquisição ou mesmo buscar por novos fornecedores.

Somado a tudo isso, a mensuração correta do tempo contribui para melhorar o planejamento estratégico e financeiro da empresa.

Isso acontece porque muitos gestores acreditam que manter grandes estoques pode ser a solução para reduzir o tempo de entrega. No entanto, a prática pode resultar em mais gastos, por exemplo, de transporte, de armazenamento, de logística, entre outros pontos relacionados.

Dependendo do segmento, se estiverem lidando com produtos sazonais, perecíveis, ou mesmo tóxicos, os problemas (e prejuízos) podem ser ainda maiores.

Com o cálculo do lead time, você identifica o tempo certo para adquirir novos insumos, e evita, assim, investimentos e gastos desnecessários ou mesmo a perda de matéria-prima ou de produtos para revenda.

Como resultado, o planejamento da empresa se torna mais assertivo, e a saúde financeira se mantém em dia. 

Aproveite e leia também: “5 erros na avaliação de riscos de fornecedores e como evitá-los”

Quais são os fatores que influenciam o lead time?

Como comentamos, existem alguns fatores que impactam diretamente o tempo de espera de um produto/serviço. 

Obviamente, os critérios mudam de empresa para empresa, considerando o que é comercializado e o ramo de atuação. Entretanto, alguns são comuns a variados segmentos. Entre os principais estão:

• fornecedores: devido a questões como localização, atrasos na entrega de matéria-prima e insumos, queda na qualidade dos itens fornecidos, entre outros relacionados;

• data da compra: quando os pedidos partem para os fornecedores sem a margem de tempo ideal para garantir o fluxo produtivo da empresa;

• liberação da Receita Federal: que pode reter o envio de algumas mercadorias no momento da fiscalização;

• gargalos produtivos: decorrentes de processos internos burocráticos ou obsoletos;

• manutenções corretivas não planejadas: quando um equipamento ou maquinário quebra e é preciso parar a produção para consertá-lo.

Não deixe de ler este artigo: "Gestão de fornecedores: como fazer esse gerenciamento com excelência?"

Como calcular o lead time de compras?

Como mencionado no início deste artigo, há diversos pontos que influenciam a sua cadeia de suprimentos e, consequentemente, o resultado do seu lead time.

Entre os principais, estão o fornecedor e sua localização geográfica, a data da compra e a sua logística de entrega e, dependendo do item, a liberação da Receita Federal.

Considerando todos esses fatores, para calcular o lead time de compras da sua empresa você deve:

1. listar todas as matérias-primas necessárias para a fabricação de cada um dos seus produtos;

2. identificar o tempo de entrega de cada insumo à sua empresa;

3. priorizar a compra das matérias-primas e produtos com prazo de entrega maior;

4. mensurar os dias necessários para a fabricação dos seus produtos após o recebimento dos insumos;

5. considerar uma margem de segurança antes de definir o prazo final.

Veja, a seguir, detalhes de cada uma dessas etapas

1. Listar as matérias-primas necessárias

O primeiro passo para calcular o lead time de compras da sua empresa é fazer uma lista com todas as matérias-primas necessárias para fabricar cada produto que comercializa.

Para isso, monte uma planilha ou uma tabela e relacione todos os insumos previstos, considerando os exigidos em cada etapa de fabricação.

2. Identificar o tempo de entrega de cada insumo

Com essa lista em mãos, considere quanto tempo cada fornecedor estima para a entrega. Aqui, é importante analisar se os prazos previstos estão em dias corridos ou úteis.

3. Priorizar a compra dos itens mais demorados

Definidos os períodos, organize a sua lista de modo a priorizar a compra dos itens que demandam mais tempo de entrega.

Dessa forma, você solicita primeiro esses e, ainda que demorem um pouco mais do que os outros para chegar, há menos riscos de ficar com a produção parada.

4. Mensurar os dias necessários para fabricar os produtos

Agora sim você pode mensurar quanto tempo a sua empresa leva para fabricar cada item que comercializa.

Para essa conta, considere detalhes como finais de semana, feriados, número de funcionários, além de imprevistos com manutenção de maquinário, entre outros.

Se a sua empresa trabalha com prestação de serviços, antes de fechar seu lead time, considere também se a equipe responsável pela tarefa tem agenda disponível para atendimento ou se dispõe das ferramentas e soluções necessárias para a instalação.

5. Considerar uma margem de segurança

Antes de fechar o prazo de entrega dos seus produtos, considere uma margem de segurança.

Por exemplo, se o seu cálculo estimou cinco dias úteis, informe ao seu cliente seis ou sete dias — considerando que esse tempo a mais não prejudique a negociação e que mantenha a sua empresa competitiva.

Os dias excedentes são importantes caso haja algum imprevisto, como quebra de maquinário, afastamento de funcionários, atraso por parte do fornecedor, entre outros.

Se não for preciso usá-los, você surpreende o seu cliente com a entrega antes do previsto —  o que é bem melhor do que ter que lidar com problemas relacionados a atrasos.

Como funciona o lead time para o cliente?

Para o cliente, o tempo de espera se refere ao período necessário para ter nas mãos o produto que comprou, ou a liberação do serviço que contratou. Em outras palavras, é a quantidade de dias entre a data da compra e a entrega/instalação.

Aqui, é fundamental saber que esse período tem grande influência na tomada de decisão dos consumidores, principalmente quando estamos falando de vendas via internet.

Para você ter uma ideia, um levantamento do Opinion Box revelou que, entre os motivos que levam as pessoas a abandonarem os carrinhos de compra no e-commerce está o prazo de entrega mais longo que o esperado.

Para 32% dos entrevistados,  essa é uma das principais razões de desistência da compra, critério que fica em terceiro lugar do ranking, atrás apenas do frete alto e da descoberta de produtos mais baratos em outro site.

O percentual evidencia a importância do indicador para o sucesso de uma empresa, concorda? Também por isso, ele precisa ser o menor possível.

Então, como reduzi-lo? Abaixo, apresentamos cinco dicas para conseguir tempos de espera menores para os seus clientes. 

Como reduzir o lead time? 5 estratégias

Reduzir o indicador é importante porque contribui para melhorar o atendimento aos clientes, suprir suas necessidades e expectativas, deixando-os mais satisfeitos. 

Além disso, prazos menores de espera geram vantagens como:

• menos gastos com armazenamento;

• aumento da flexibilidade operacional;

• eliminação de gargalos no processo produtivo.

Para reduzir o lead time e alcançar os resultados acima, o mais indicado a se fazer é:

1. mapear o fluxo de trabalho;

2. investir em tecnologia;

3. aprimorar o relacionamento com os fornecedores;

4. melhorar a logística;

5. estabelecer metas e indicadores de desempenho.

Abaixo, detalhamos cada uma dessas estratégias.

5 estratégias para reduzir o lead time

1. Mapear o fluxo de trabalho

Comece listando todas as etapas do fluxo produtivo da sua empresa. A ideia aqui é identificar ineficiências, gargalos, excesso de burocracia e oportunidades de melhoria.

Nesta etapa, é essencial mensurar o tempo gasto em cada parte do processo e, a partir dessa informação, analisar quais estão de acordo com o esperado e quais comprometem a dinâmica e os resultados do seu negócio.

2. Investir em tecnologia

A automação de processos é essencial para reduzir o tempo de espera. Por meio das tecnologias certas, você otimiza diversas atividades e diminui o prazo necessário para finalizá-la. 

Além disso, aumenta a produtividade dos times, evita erros, reduz a necessidade de retrabalho e ajuda até mesmo a minimizar custos operacionais.

3. Aprimorar o relacionamento com os fornecedores

Construir um relacionamento estratégico com os fornecedores é outra abordagem que não pode ficar de fora. Afinal, a entrega das bases para a fabricação dos seus produtos, ou entrega dos serviços, depende de um fluxo de fornecimento pontual e preciso.

A escolha das empresas fornecedoras certas para atender a sua é essencial para evitar desabastecimento, entre vários outros riscos que impactam diretamente o tempo de entrega das suas soluções aos seus clientes finais.

Aqui, usar a tecnologia certa também ajuda, com o sistema da Linkana, que ajuda a homologar fornecedores em poucos segundos, não em semanas.

4. Melhorar a logística

Aqui, nos referimos à logística para o fornecedor abastecer o seu negócio, e também da definida para a sua empresa enviar os itens vendidos aos clientes finais.

Otimizar rotas, encontrar formas de envio mais dinâmicas, modernizar a frota de veículos, e treinar melhor os entregadores são apenas alguns exemplos do que fazer para melhorar essa etapa e evitar gargalos e atrasos.

5. Estabelecer metas e indicadores de desempenho

A definição de metas pode ser um estímulo para as equipes saberem em que ponto chegar para melhorar os resultados da companhia. Entretanto, os objetivos devem ser realistas, do contrário, podem gerar mais frustração que estímulo.

E a maneira mais indicada para saber o progresso das metas é usando indicadores de desempenho. Alguns bons exemplos são tempo médio de ciclo, tempo de espera e taxa de retrabalho.

Qual a importância da otimização do lead time na gestão de fornecedores?

A escolha de empresas fornecedoras qualificadas e alinhadas às necessidades do seu negócio tem relação direta com o lead time. Por isso, é importante decidir com precisão e estratégia — e as ferramentas certas ajudam você nessa tarefa.

A Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores ao automatizar e integrar aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definido o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.

Nossa solução se destaca de outras disponíveis no mercado, pois é:

• MODERNA → Utilize uma ferramenta de qualidade e que realmente funciona. A Linkana foi feita para seus fornecedores e gestores, com automações em todo o processo e uma experiência de usuário incomparável com a que você vê em nossos concorrentes.

• SIMPLES → Configure e atualize sua política de homologação e cadastro de maneira flexível e prática, utilizando informações e fluxos de aprovações de acordo com as melhores práticas de mercado.

• INTEGRADA →  Possuímos conectores para fontes internas e serviços externos, além de integrarmos com o ERP ou S2P para que as informações estejam sempre disponíveis em tempo real para seus compradores e requisitantes.

• NACIONAL →  Oferecemos nativamente e de maneira gratuita uma série de consultas automáticas a bases públicas, listas restritivas e certidões relativas às informações mais exigidas em processos de cadastro e homologação em empresas no Brasil.

Preencha agora o formulário abaixo e melhore a sua gestão de fornecedores!