Homologação de fornecedores: GUIA completo para realizar!

Quais são as vantagens da homologação de fornecedores?

Como você percebeu, homologar fornecedores traz uma série de vantagens para sua empresa. Na lista das que mais se destacam, estão:

• aumento da qualidade dos produtos/serviços oferecidos aos clientes finais: decorrente da avaliação prévia das condições e do potencial de entrega dos fornecedores;

• mitigação de riscos: visto que, nesse processo, é possível verificar as potenciais ameaças que vêm com o fornecedor e analisar se vale a pena ou não assumi-las;

• garantia de compliance: ao confirmar, antes da contratação, se a empresa fornecedora cumpre todas as normas e leis pertinentes ao ramo de atuação e as gerais, a exemplo das fiscais e trabalhistas.

Dica! Não deixe de ler este artigo: "Descubra problemas de compliance em fornecedores que podem afetar sua empresa"

Quais são as etapas da homologação de fornecedores?

Para homologar os fornecedores de forma mais precisa, otimizada e dinâmica, você pode dividir a atividade em quatro etapas principais:

1. avaliação do cadastro da empresa fornecedora;

2. análise de riscos; 

3. levantamento de preços e condições de pagamento;

4. aprovação ou não da empresa fornecedora.

1. Avaliação do cadastro da empresa fornecedora

Ao identificar uma empresa que, a princípio, aparenta ter potencial para atender à sua, é fundamental fazer uma análise cadastral, a fim de verificar e validar informações básicas, mas essenciais para confirmar a credibilidade do negócio.

Para isso, você pode começar com a consulta do cartão CNPJ, que mostra o status do fornecedor junto à Receita Federal, bem como dados como localidade, endereço completo, porte, entre outras informações.

Análise de outros documentos, como alvará de funcionamento e certificações, também é importante nessa primeira etapa.

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2. Análise de riscos 

A avaliação de riscos de fornecedores deve contemplar diversas frentes. É preciso, por exemplo, verificar quais ameaças financeiras, reputacionais, jurídicas, de desabastecimento, entre outras, que a parceria pode gerar para o seu negócio.

Aqui, também deve-se considerar a percepção que consumidores, investidores e demais stakeholders têm da empresa fornecedora, a fim de não afetar negativamente a imagem da organização.

3. Levantamento de preços e condições de pagamento

O preço não deve ser o principal critério de escolha entre um fornecedor e outro. Contudo, é fundamental considerá-lo para não comprometer a margem de lucro da sua empresa, bem como analisar as condições de pagamento oferecidas.

Por isso, a ideia aqui é, na hora de homologar os fornecedores, encontrar o melhor custo-benefício para o seu negócio, sem perder em qualidade e garantia de entrega.

Sobre o tema, leia o artigo: "Saving de compras: o que é, como calcular e suas vantagens" 

4. Aprovação ou não da empresa fornecedora

Com todos os pontos devidamente alinhados, é o momento de aprovar o fornecedor e trazê-lo para sua rede de abastecimento. O processo deve ocorrer por meio de um contrato de fornecimento devidamente redigido, com cláusulas que contemplem os direitos e deveres de cada parte.

Todavia, se a empresa fornecedora não for aprovada, é preciso recomeçar a busca, até encontrar uma alinhada com os princípios, valores e necessidades do seu negócio, para evitar problemas futuros como desentendimentos e desabastecimento.

Como fazer a homologação de fornecedores? 3 passos principais!

Para fazer a homologação de fornecedores, siga três passos principais:

1. segmentação;

2. qualificação;

3. homologação.

1. Segmentação

Cada divisão interna da cadeia de suprimentos de um negócio se relaciona de maneira diferente com os fornecedores. 

Por conta disso, somente as próprias áreas entendem os riscos inerentes, a probabilidade de se tornar uma ameaça real e a gravidade do impacto potencialmente gerado por essa parceria.

Considerando esses fatores, é fundamental pensar em como fazer a homologação de fornecedores de modo mais eficiente e seguro.

Neste momento, deve-se investigar, por exemplo, indícios de uso de trabalho escravo nas atividades do fornecedor e outras práticas ilegais.

Por meio da análise de documentos específicos, é possível identificar pendências na operação da empresa fornecedora, principalmente as de maior risco para o contratante.

Áreas a serem analisadas

Entre as principais áreas que servem para segmentar a gestão de risco, destacam-se:

• fiscal: avalia a regularização do fornecedor no país, levantando dados como CNPJ ativo, inscrição estadual ou municipal, alvarás de funcionamento e outros documentos;

• tributário: é relevante conferir se o recolhimento de tributos está em dia, ou se o fornecedor avaliado têm dívidas ativas;

• trabalhista: deve-se verificar se a empresa atua conforme a legislação vigente. Entre os pontos a serem vistos, é interessante conferir o recolhimento de FGTS, se a organização apresenta muitos processos trabalhistas ou grande rotatividade de funcionários;

• obrigações por atuação: algumas atividades contam com órgãos de fiscalização próprios, nos quais se faz inscrições obrigatórias, como o registro na OAB para advogados, ou no CREA para prestação de serviços de engenharia civil. No caso, o cadastro do fornecedor, junto à entidade de classe, precisa estar ativo e sem restrições;

• saúde e segurança do trabalho: empresas com programas de prevenção de riscos, comissões internas de saúde e segurança no trabalho, e outras medidas adicionais, têm mais credibilidade e menos risco. Por isso, se destacam na homologação;

• responsabilidade social: a análise de responsabilidade avalia as práticas da instituição para capacitação de funcionários, projetos sociais e programas de proteção ambiental que aumentam a credibilidade e minimizam riscos específicos dessa área;

• reputação empresarial: danos à imagem podem gerar consequências irreversíveis para um negócio. Assim, identificar envolvimento com corrupção, lavagem de dinheiro, trabalho escravo e outros crimes cometidos pelo fornecedor ou pessoas ligadas a ele, é uma análise essencial para proteger a sua marca.

Juntamente aos segmentos de análise citados, existem certificações adicionais que atestam a padronização de qualidade e qualificam uma empresa para contratantes mais exigentes, como a ISO 9001.

2. Qualificação

A qualificação de fornecedores acontece a partir da etapa anterior, na qual foram levantados documentos, certificados e informações que apontaram o compliance ou a existência de pendências nas áreas relevantes que se relacionam com cada fornecedor.

O desafio na qualificação de fornecedores é tornar esse processo mais ágil e eficiente, avaliando o máximo possível de critérios e riscos pertinentes.

Com o avanço tecnológico e metodologias inovadoras, soluções como as oferecidas pela Linkana facilitam essa atividade, mitigando riscos ao avaliar e homologar fornecedores efetivamente.

Vale destacar, ainda, que, para um fornecedor continuar homologado, precisa ser constantemente monitorado quanto ao cumprimento de critérios práticos de operação e performance.