Habilidades do gerente de compras: as 12 mais importantes

Entre as principais habilidades do gerente de compras estão domínio de estratégias de negociação, comprometimento com compliance, formação de bons relacionamentos com os fornecedores, postura ética, capacidade de resolver problemas e conflitos, organização e competências em tecnologia.

E por que essas características são tão importantes? Porque o profissional é o responsável por desenvolver, liderar e executar práticas voltadas para compras e procurement.

Se antes as companhias buscavam um gestor capaz apenas de realizar tarefas burocráticas, agora procuram por alguém com perfil dinâmico, que traga vantagens financeiras, e que auxilie na identificação do melhor custo-benefício para o negócio.

Quanto a essa mudança, é preciso destacar que a área de compras é extremamente estratégica para as empresas e deve ser tratada como tal para potencializar seu crescimento, reduzir custos e contribuir com o aumento da receita.

Se logo no início da fabricação de um produto ou estruturação da entrega de um serviço houver problemas, prejudicamos todas as etapas seguintes. Ao considerarmos que tudo começa com a aquisição de bens e insumos para criação das soluções, fica evidente o impacto do setor de supply chain, concorda? 

Dessa forma, são justamente as habilidades do gerente de compras que ajudam a construir fluxos precisos e estratégicos e a alcançar os resultados esperados para a companhia.

Para saber, em detalhes, quais são essas skills, basta seguir a leitura deste artigo.  

O que é preciso para ser um gerente de compras?

Segundo o site Vagas, para ser um gerente de compras, é preciso ter formação em áreas como:

• Administração de Empresas;

• Administração com ênfase em Comércio Exterior;

• Ciências Contábeis;

• Economia;

• Ciências Econômicas.

Geralmente, o cargo exercido antes de um profissional se tornar gestor de compras e suprimentos é de comprador (18% dos casos) e, após, de gerente de administrativo.

Entretanto, além da formação acadêmica, as empresas contratantes exigem diversas competências do gerente de compras, as quais detalhamos mais adiante. Antes, veja quais são as responsabilidades do cargo.

Aproveite e leia também: “Chief Procurement Officer (CPO): quais as habilidades esperadas?”

O que faz um gestor de compras e suprimentos?

Um gestor de compras e suprimentos é o profissional responsável pela gestão da cadeia de suprimentos de uma empresa.

Para esse gerenciamento, atribui-se ao ocupante desse cargo diversas responsabilidades. Alguns exemplos são:

• elaboração e execução de estratégias de compra;

• condução e orientação do time de compras e procurement;

• alinhamento das necessidades de aquisição com o planejamento financeiro da companhia;

• execução de análise de custos, benchmarking e possíveis cenários futuros;

• identificação, análise e gerenciamento de riscos de abastecimento;

• monitoramento de preços, volumes e demandas, a fim de equilibrar custo-benefício. 

Sugestão de leitura: “Gerente de Supply Chain: o que é preciso para esse cargo?”

Quais são as principais habilidades do gerente de compras?

Estas são as principais e mais esperadas habilidades do gerente de compras:

1. dominar estratégias de negociação e economia;

2. trabalhar com ética, sempre;

3. criar e manter bons relacionamentos;

4. elaborar e acompanhar indicadores de performance;

5. ter um olhar dedicado ao compliance;

6. saber resolver problemas e tomar decisões;

7. ser uma pessoa organizada;

8. ter flexibilidade e adaptabilidade;

9. realizar uma gestão de riscos eficiente;

10. garantir uma boa liderança e comunicação;

11. conhecer a aplicar sustentabilidade e responsabilidade social;

12.  desenvolver competências em tecnologia e análise de dados.

1. Dominar estratégias de negociação e economia

Esse primeiro item da lista de habilidades do gerente de compras não deve ser uma grande surpresa para você, mas vale a pena abordar. 

Como o gestor de compras e suprimentos tem como foco constante a redução de custos, precisa ser um bom negociador e tomar decisões que gerem o máximo possível de economia para o negócio.

Ter uma boa comunicação e conseguir mirar, ao mesmo tempo, na qualidade e na economia, representam grandes diferenciais dos melhores profissionais de procurement.

2. Trabalhar com ética, sempre

Um dos requisitos para se tornar um gerente de compras de sucesso é o olhar constante para a ética em seu trabalho. 

Quando falamos de uma possível parceria com um fornecedor, por exemplo, é relevante que esse gestor informe de maneira simples e precisa as etapas do seu processo de cotação, quais são as necessidades da empresa e, claro, que siga à risca as regras que ele mesmo definiu para as fases de negociação.

A ética não só ajuda a construir uma parceria de sucesso com fornecedores, como também potencializa o respeito do gestor por sua equipe e outros colegas de trabalho.

Entenda mais sobre esse assunto no artigo: “Ética em compras: principais normas + 4 motivos para praticar”

3. Criar e manter bons relacionamentos

O relacionamento é uma das palavras-chave quando pensamos nas competências do gerente de compras. Afinal, esse profissional está em constante contato com diversas pessoas ao longo do dia, seja na própria empresa ou com os parceiros externos.

Criar uma parceria de sucesso é possível quando esse gestor é transparente, cooperativo e ético nas suas negociações. 

No que se refere aos relacionamentos com os fornecedores, o gerente de compras precisa de ainda mais envolvimento, com atenção a aspectos como respeito a acordos, contratos, prazos e pagamentos para fortalecer esse vínculo.

Porém, para estabelecer esse nível de confiança, é crucial escolher os fornecedores certos e monitorar o desempenho de cada um durante toda a parceria. Para ajudar o gerente de compras nesse processo, existem tecnologias como a da Linkana. 

Por meio do nosso software, que automatiza o processo de compliance e governança de fornecedores, a gestão de procurement se torna muito mais rápida, prática, segura e eficiente.

Consultas públicas, emissão de certidões e documentos, além de análises inteligentes são apenas alguns dos processos que nossos robôs executam.

Nossa ferramenta também ajuda a potencializar as habilidades dos compradores, mitigar riscos e evitar que o gerente de compras e seu time percam tempo com atividades que podem acontecer automaticamente com ajuda da tecnologia.

4. Elaborar e acompanhar indicadores de performance

O fornecedor A cumpre os prazos de entrega? E o fornecedor B, manteve a qualidade e quantidade dos insumos encomendados pela sua empresa? 

Para ter essas respostas, é preciso usar indicadores de performance, métricas essenciais para acompanhar e garantir que o trabalho dos fornecedores permaneça nos parâmetros determinados pela companhia contratante.

Uma das habilidades do gerente de compras é determinar e monitorar continuamente esses KPIs (Key Performance Indicator) para identificar os pontos positivos de desempenho e abrir espaço para feedbacks que promovam melhoria contínua para a parceria.

Estes são alguns exemplos de indicadores de desempenho de fornecedores que vale a pena utilizar:

• saúde financeira: revela se a empresa fornecedora tem algum problema monetário que afeta sua capacidade de atender os contratantes;

• operacionais: a exemplo de competência logística e cumprimento de prazos de entrega nas quantidades e qualidade esperadas;  

• conformidade: para confirmar o cumprimento de leis e normas durante toda a parceria;

• número e frequência de trocas e devoluções: revela se houve queda na performance do fornecedor.

Os resultados de indicadores como esses ajudam a cultivar boas parcerias com fornecedores e, até mesmo, aumentar a vantagem competitiva do seu negócio.

5. Ter um olhar dedicado ao compliance 

Empresas em todo o mundo já investem em compliance — e recomendamos fortemente que a sua também implemente esse programa.

Prova do que dissemos consta em uma pesquisa da KPMG, a qual revelou que os gestores reconhecem cada vez mais a importância desse conceito e seu reflexo na função estratégica da companhia. 

Conforme o estudo, o compliance ajuda a evitar sanções regulatórias e contribui para proteger a reputação da empresa e aumentar o nível de confiança dos clientes. 

Essas respostas potencializam o crescimento do negócio em ambientes regulatórios mais complexos a cada ano.

Se direcionarmos essa percepção para a área de procurement, na qual o gerente de compras atua, o compliance se conecta à manutenção de uma conduta ética e responsável e ao combate de riscos e fraudes em processos. Podemos usar o exemplo do compliance trabalhista. 

Quando um gerente de compras aplica esse tipo de conformidade ao olhar para um possível parceiro, ele avalia as condições que o fornecedor oferece aos trabalhadores contratados. 

Já em um compliance reputacional, as práticas produtivas de cada um e os riscos desse terceiro ser envolvido em práticas fraudulentas também passam por avaliação.

Portanto, olhar para o compliance significa não só evitar riscos financeiros e de impacto na produção, mas também mitigar consequências no âmbito legal e na reputação da empresa.

Leia também: “Programa de compliance: como implementar? Aprenda em 8 passos!”

6. Saber resolver problemas e tomar decisões

Uma das mais importantes habilidades do gerente de compras deve ser a capacidade de resolver problemas. Por quê? Porque a rotina desse profissional é atribulada e problemas surgem a todo momento. 

Conseguir resolver várias questões, pesar os prós e contras mesmo sob pressão e ter a confiança para tomar as decisões que considera as melhores para a empresa é o que se espera de um gestor de compras e suprimentos realmente capacitado.

Uma forma de não errar nas deliberações é usar dados. Essa é a melhor maneira de evitar achismos e ter uma base real e segura para as escolhas.

Entenda mais sobre esse assunto no artigo: “Cultura data driven: por que aplicar essa metodologia na sua empresa?” 

7. Ser uma pessoa organizada

Quando pensamos nas habilidades de um gerente de compras, não podemos nos esquecer da organização. 

Claro, essa competência é importante para qualquer profissional, independentemente da área de atuação. Afinal, sem organização, fica muito mais difícil concluir as tarefas e responsabilidades com sucesso.

Entretanto, quando o foco são gestores que atuam nesse setor, olha-se para uma pessoa que não apenas lida com as propostas de diversos fornecedores, mas também trabalha com finanças, gestão de estoque e de pessoas.

Por esse motivo, é preciso ter um planejamento especial para cumprir prazos, delegar tarefas e criar uma rotina produtiva de trabalho. 

Também é essencial manter em dia as documentações da empresa, assim como dos fornecedores — neste ponto, a Linkana ajuda com a renovação automática de documentos e certidões.

Contudo, apesar de muitas responsabilidades, a boa notícia é que existem diversas ferramentas e técnicas que ajudam o gerente de compras a organizar melhor seu dia, bem como a estimular as habilidades dos compradores do seu time.

Estes são alguns ótimos exemplos:

• softwares de gestão de projetos: a exemplo dos baseados no método Kanban, como o Trello, que também permite o compartilhamento e o controle de tarefas e responsáveis com outros profissionais envolvidos;

• ERPs (​​Enterprise Resource Planning): sistemas que conectam todos os setores da empresa e facilitam a troca de informações e de dados, como os necessários entre a área de estoque e compras;

• SRM (Supplier Relationship Management): com o da Linkana, que automatiza todo o fluxo de homologação de fornecedores e reduz o tempo de execução desse processo.

Dica! Assista ao vídeo abaixo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e entenda melhor o que é um SRM.

8. Ter flexibilidade e adaptabilidade

Consiste na capacidade de o gestor de compras e suprimentos lidar com mudanças internas e externas, principalmente as inesperadas, e ter resiliência para encontrar a melhor solução.

Esses imprevistos podem surgir em decorrência de alterações nos comportamentos dos consumidores, que levam à necessidade de ajustar produtos ou serviços, e também de questões como transformações do mercado, desacordos com fornecedores e, até mesmo, tópicos geopolíticos.

Cenários desse tipo exigem do gerente de compras capacidade de identificação rápida de problemas, tendências e oportunidades e, principalmente, proatividade para solucionar cada impasse.

9. Realizar uma gestão de riscos eficiente

Uma boa gestão de riscos é essencial para proteger a empresa de diversas ameaças, como as relacionadas a questões financeiras, de reputação, imagem e desabastecimento.

Uma das habilidades do gerente de compras é justamente realizar essa administração, que consiste em identificar os pontos que colocam as atividades do setor em perigo e buscar meios de evitá-los.

Como exemplo, podemos citar o levantamento de fornecedores com baixo desempenho e que aumentam as chances de a companhia ficar sem a quantidade de suprimentos necessária para dar conta do fluxo produtivo.

10. Garantir uma boa liderança e comunicação

Não há como se tornar um gestor de compras e suprimentos de sucesso, tampouco desenvolver as habilidades dos compradores, sem uma boa comunicação.

Essa competência garante a construção e o fortalecimento de relacionamentos honestos, sólidos e transparentes dentro e fora da empresa.

Diálogos claros, respeitosos e em linguagem de fácil entendimento evitam desentendimentos com o time e com os fornecedores, a exemplo de compras em quantidades erradas.

O artigo “Ruídos de comunicação: 3 maneiras de evitá-los” ajuda a desenvolver e aprimorar essa habilidade. Confira!

11. Conhecer a aplicar sustentabilidade e responsabilidade social

A sustentabilidade e a responsabilidade social na cadeia de suprimentos precisam andar lado a lado. 

O motivo é que ambos os conceitos contribuem para a companhia atuar sob boas práticas ESG, se alinhar às necessidades e expectativas dos stakeholders e melhorar seu posicionamento no mercado.

Como é o gerente de compras que está à frente desse setor, cabe a ele garantir que os fornecedores sigam a mesma premissa e valores que a empresa que gerencia.

12. Desenvolver competências em tecnologia e análise de dados

A tecnologia sempre será uma das melhores aliadas para qualquer profissional, e para um gerente de compras não seria diferente. Com tantas tarefas e responsabilidades, quanto mais processos automatizar, mais fluida e sem erros se torna a rotina.

Soluções como software de gestão de compras, de gerenciamento de fornecedores, ferramentas de análise avançada de dados e Business Intelligence estão entre as opções mais adequadas.