Gestão da qualidade de fornecedores: como realizar? 3 fases principais

A gestão da qualidade de fornecedores é um processo que analisa se os contratados para promover o abastecimento de uma empresa estão atuando conforme os parâmetros esperados. 

Em outras palavras, consiste em um modelo de gerenciamento que tem por objetivo acompanhar a performance dos fornecedores e assegurar que o trabalho desses esteja dentro dos padrões exigidos pelo contratante e pelos órgãos regulamentadores do setor.

Vale destacar que o acompanhamento do nível de qualidade de um fornecedor é um procedimento que deve ser feito desde a pré-contratação. Ou seja, antes mesmo de firmar contrato é fundamental verificar se há compatibilidade entre o que será entregue e o que se espera que seja.

Isso significa que no processo de qualificação de fornecedores é preciso reunir o máximo de informações possível sobre ele, a fim de ter margens suficientes para identificar todos os potenciais riscos dessa parceria.

Mas quais seriam os desafios de fazer essa análise e acompanhamento? Como fazer uma gestão da qualidade de fornecedores de uma maneira realmente eficiente e otimizada, a favor da sua empresa?

Siga a leitura deste artigo e confira todas as orientações sobre esse tipo de gerenciamento.

O que é gestão da qualidade de fornecedores?

A gestão da qualidade de fornecedores é um processo que objetiva verificar e acompanhar o grau de habilidade, competência, eficiência e excelência de um contratado para atender a cadeia de suprimentos de um negócio.

É possível dizer que o conceito de qualidade de um fornecedor está diretamente  relacionado à maneira como esse presta serviços e/ou fornece insumos.

Aqui, vale lembrarmos que toda empresa, quando monta seu grupo de fornecedores, precisa assegurar-se que esses atenderão com maestria e precisão todos os critérios que ela julga necessários para o bom andamento do seu fluxo produtivo.

Nesse cenário, estão incluídos diversos pontos, os quais podem variar de acordo com o ramo de atuação da companhia. Mas, em linhas gerais, constam ser:

• cumprimento de prazos de entrega;

• qualidade das matérias-primas;

• valores praticados;

• metodologia de trabalho;

• localização;

• logística de entrega;

• compliance fiscal, tributária, financeira, trabalhista, jurídico, entre outras;

• certificações;

• garantias atribuídas aos produtos e/ou serviços;

• posicionamento e tempo de atuação no mercado; e mais.

Quando um desses requisitos falha, ou não atende aos padrões esperados, a companhia corre um sério risco de não conseguir produzir os itens que comercializa, ou de não entregar em tempo os serviços que fornece aos seus consumidores. 

Como resultado, há um impacto direto no relacionamento com os clientes, investidores e outros parceiros de negócio e, consequentemente, na imagem e rentabilidade do negócio.

Por razões como essas é que a gestão da qualidade de fornecedores precisa ser uma atividade gerencial constante, aplicada desde os primeiros momentos de contato com o potencial contratado, e mantida durante todo o período em que o contrato com esse estiver vigente.

Dica de leitura: "Política de qualificação de fornecedores: 5 passos para criar na sua empresa"

Como avaliar a qualidade do fornecedor? 

Para avaliar a qualidade de um fornecedor, basicamente, é preciso seguir estas três etapas:

• análise inicial;

• monitoramento de performance;

• reavaliação de desempenho.

Análise inicial

Lembra que comentamos que para uma boa gestão da qualidade de fornecedores é preciso que esse processo se inicie já na fase de pré-contratação? 

Pois bem, isso significa que no momento que os primeiros documentos são apresentados, e os questionários iniciais respondidos, o nível de qualidade do potencial contratado deve começar a ser analisado.

Da verificação dos dados cadastrais — como a consulta ao CNPJ — às licenças e certificações apresentadas, tudo precisa estar conforme as diretrizes estabelecidas e nos prazos de validade.

Quando critérios como esses são atendidos, dá-se início à construção de um relacionamento de confiança com o fornecedor, visto que sua contratação sugere não apresentar riscos futuros para a empresa.

Monitoramento de performance

O monitoramento de performance de fornecedores é a etapa que deve acompanhar a eficácia da prestação de serviços e/ou da entrega de insumos durante todo o período que o contrato estiver vigorando.

Essa fase contempla o acompanhamento de critérios como prazos de entrega, qualidade do que está sendo entregue, entre diversos outros relacionados. 

Se durante esse período alguma irregularidade for constatada, o negócio contratante tem a chance de buscar a reversão dessa situação antes que ela se agrave e traga sérios prejuízos para a companhia.

Por isso, é possível dizer que esse monitoramento funciona também como uma ação preventiva, que permite identificar pontos de desacordo antes que eles se tornem grandes impactos para o negócio.

Aproveite e leia também: "Qual a importância da Avaliação de Performance para sua gestão de fornecedores?"

Reavaliação de desempenho

A reavaliação de desempenho pode ser definida como a verificação da continuidade da conformidade dos fornecedores. Ou seja, além do acompanhamento constante da forma de trabalho, é preciso verificar se os documentos apresentados no início do contrato continuam válidos.

A periodicidade que essa análise deve ser feita fica a critério de cada empresa. Entretanto, é fundamental que esse processo seja realizado em período compatível com o vencimento das documentações e certificações, a fim de que se tenha tempo hábil para solicitar aos fornecedores a renovação e reapresentação dos documentos.