Gestão de pedidos de compras: quais as 5 melhores práticas?

Qual a importância da gestão de pedidos de compras?

Uma boa gestão de pedidos de compras é importante por inúmeros motivos. Um deles é que estamos falando do gerenciamento de solicitações externas. 

Na prática, isso significa que os profissionais da sua empresa entrarão em contato com os de outro negócio, certo? Essa interação exige fluxos precisos e claros; do contrário, pode comprometer a negociação e a imagem da sua marca.

Considerando cenários como esse, pode-se dizer que uma gestão de pedidos de compras realmente eficiente é importante, pois:

• garante o fluxo de abastecimento da companhia;

• assegura a qualidade dos insumos, matérias-primas e serviços contratados;

• melhora o relacionamento com fornecedores;

• evita atritos e desentendimentos com os departamentos solicitantes;

• impede que uma mesma compra seja feita mais de uma vez, livrando a empresa de gastos extras e desperdício de materiais;

• facilita a prestação de contas à área financeira e o controle orçamentário;

• reflete positivamente na gestão de estoque;

• deixa o setor pronto para possíveis auditorias, por ter todas as compras devidamente documentadas.

Aproveite e leia também: "Gestão de compras: 7 passos de como realizar a melhor!"

5 boas práticas para otimizar pedidos de compras

Para melhorar a gestão de pedidos de compras da sua empresa, há algumas práticas que valem a pena adotar. Entre as mais importantes e que ajudam a chegar a resultados melhores estão:

1. elabore um planejamento estratégico;

2. alinhe os processo de compra com os outros setores;

3. defina critérios para escolha de fornecedores;

4. acompanhe pontualmente todos os pedidos de compras;

5. automatize o fluxo de compras.

Confira mais detalhes!

1. Elabore um planejamento estratégico

Um planejamento estratégico é aquele que vai além de apenas garantir o abastecimento da empresa. Ele inclui estratégias de médio e longo prazo, tendo como foco a contribuição da área de compras para o crescimento do negócio.

No caso dos pedidos de compras, uma gestão estratégica pode ser feita por meio de uma análise aprofundada dessas solicitações, com a identificação de melhorias no fluxo de envio desse documento para os fornecedores, entre outras dinâmicas relacionadas.

Entenda mais sobre esse tema no artigo: "Planejamento de compras: aprenda a montar sua estratégia em 8 passos!"

2. Alinhe os processos de compra com os outros setores

O pedido de compras é elaborado a partir da requisição de compras. Logo, se esse segundo documento tiver algum problema, o primeiro também terá. 

Por esse motivo, uma das maneiras de melhorar essa gestão é alinhando com os outros departamentos como os processos de compras são feitos. 

Deixe claro como deve ser o preenchimento da requisição, quais informações não podem faltar, o prazo de envio para que o abastecimento seja feito a tempo e outros pontos semelhantes.

3. Defina critérios para escolha de fornecedores

Como comentamos, o pedido de compras é um documento enviado ao fornecedor que mostra qual necessidade de abastecimento deve ser suprida. Porém, para chegar a esta fase do fluxo, é preciso, primeiro, encontrar empresas fornecedoras qualificadas. 

Isso deixa claro que gestão de fornecedores e gestão de pedidos de compras devem caminhar lado a lado. Afinal, de nada adianta ter processos internos fluidos se não puder contar com parceiros de negócios confiáveis.

Assim, para chegar a fornecedores que tenham essa característica, defina os critérios de seleção conforme o perfil e as necessidades da sua empresa. Alguns dos parâmetros que não podem ficar de fora na sua análise são:

• histórico;

• reputação;

• saúde financeira;

• qualidade;

• custo-benefício.

4. Acompanhe pontualmente todos os pedidos de compras

Por mais confiável e qualificado que o fornecedor seja, você só estará fazendo uma boa gestão de pedidos de compras se acompanhar esse processo de perto. 

Uma boa maneira de fazer isso é verificando se os prazos de entrega estão sendo cumpridos e se a qualidade do produto/serviço adquirido está conforme o esperado.

Leia também: "Falhas no processo de compras: quais as principais e como resolvê-las?"

5. Automatize o fluxo de compras

Tanto para o acompanhamento dos pedidos de compras quanto para as outras etapas desse processo, contar com a ajuda da tecnologia é fundamental.

Ferramentas de automação são essenciais para evitar erros, diminuir o tempo gasto para execução das atividades, aumentar a produtividade dos times e muito mais.

Um software de gestão de fornecedores, como o Linkana, ajuda a homologar fornecedores em segundos, não em semanas. Com isso, você envia seus pedidos de compra mais rapidamente e evita que sua empresa sofra com desabastecimento.

Nossa solução simplifica e automatiza a análise e aprovação de cadastros de fornecedores em uma única plataforma de SRM moderna e integrada.

Ao ter empresas fornecedoras qualificadas e confiáveis na sua rede de abastecimento, as chances de ter problemas de abastecimento diminuem, bem como os riscos relacionados aos pedidos de compra, a exemplo do descumprimento de prazos e do comprometimento da qualidade dos produtos/serviços.

Como a automação de pedidos de compras ajuda sua empresa?

Estamos na era digital, não há como fugir dessa realidade. Por esse motivo, continuar realizando tarefas manualmente é um atraso para o crescimento e sucesso de qualquer empresa. 

Atividades feitas à mão demandam tempo, desgastam os profissionais e aumentam as chances de falhas. Inclusive, dependendo do erro, isso pode gerar significativas perdas, incluindo financeiras.

A automação de processos é o melhor caminho para evitar problemas desse tipo, modernizar o negócio e deixá-lo devidamente alinhado com as boas práticas do mercado.

Quanto mais fluxos forem automatizados, melhores podem ser os resultados alcançados. E isso inclui pontos como:

• mais dinamismo no dia a dia;

• tomadas de decisão melhores;

• identificação mais rápida de oportunidades de melhoria.

No que se refere à automação de pedidos de compras propriamente dita, seu time tem a chance de se beneficiar com retornos como:

• agilidade no envio das solicitações aos fornecedores;

• redução de custos operacionais, a exemplo dos que podem ser decorrentes de retrabalho para corrigir falhas;

• aumento da eficiência desse fluxo, permitindo, inclusive, o acompanhamento do pedido de compras em tempo real;

• melhora da comunicação interna;

• aprimoramento do relacionamento com fornecedores, tornando a parceria mais estratégica;

• potencial para escalabilidade, ao adequar o volume de pedido de compras ao crescimento da empresa;

• mitigação de riscos, principalmente os relacionados à qualidade de produtos/serviços comprados e ao desabastecimento.

Como a Linkana pode agilizar a gestão de pedidos de compras?

A Linkana otimiza o processo de cadastro e homologação de fornecedores, fazendo com que as rotinas burocráticas necessárias a criação do cadastro do fornecedor para criação do seu pedido de compra aconteçam de maneira muito mais rápida.

Somos o SRM do futuro. Com nosso sistema, você economiza tempo na homologação de fornecedores, automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

Confira este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, para entender melhor o que é um SRM.

O que somente a Linkana oferece para sua empresa?

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