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Gestão de gastos corporativos: 5 desafios e como resolvê-los
A gestão de gastos corporativos é um processo administrativo que tem por objetivo melhorar o uso dos recursos financeiros de uma empresa, de modo que as aquisições de produtos ou contratação de serviços seja mais eficiente e leve ao melhor custo-benefício possível.
Em outras palavras, é possível dizer que se trata de um gerenciamento financeiro inteligente e estratégico, utilizado para identificar, por exemplo, pontos de perdas monetárias e melhores oportunidades de negócio.
Ao promover uma boa gestão de gastos corporativos, você tem a chance de reduzir custos, mitigar riscos e, com isso, melhorar a saúde financeira da sua empresa.
Porém, para chegar a resultados como esses, existem alguns desafios que precisam ser superados, tais como problemas de conformidade, complexidade dos processos, falhas humanas, entre outros.
Como superar esses obstáculos e usufruir das vantagens desse gerenciamento? Siga a leitura deste artigo e confira, agora, a resposta para essa questão.
O que é spend management, ou gestão de gastos corporativos?
Spend management — que em português pode ser traduzido como gestão de gastos corporativos —, é uma forma de gerenciamento financeiro que objetiva o melhor aproveitamento dos recursos monetários de uma empresa, a fim de que as compras realizadas reduzam os custos gerais sem comprometer a qualidade e os resultados pretendidos.
Por meio do spend management, é possível gerar mais valor para as aquisições, mitigar riscos financeiros relacionados a esse processo, e até mesmo de estruturar um relacionamento estratégico com os fornecedores.
Para esse conceito ficar mais claro, é importante salientarmos a diferença entre gestão de gastos corporativos e gerenciamento de despesas corporativas.
No caso, as despesas se referem a todos os gastos necessários para manter um negócio funcionando. Contudo, eles não têm relação direta com a atividade principal da companhia.
São exemplos de despesas corporativas:
contas de consumo como água, luz e internet;
material de escritório;
impostos e tributos governamentais;
viagens e hospedagens de profissionais a serviço;
aluguel de espaço;
entre outros.
Dica de leitura: "O que é gestão de custos? Entenda a importância e como fazer"
Quais as principais vantagens de spend management?
Quando realizado com eficiência, o spend management traz para a empresa uma série de vantagens. Entre as que mais se destacam estão:
identificação mais rápida e precisa de gastos desnecessários, permitindo eliminá-los;
participação maior do setor de compras no controle financeiro geral da empresa;
estruturação de processos de compra mais proveitosos, potencializando os resultados do negócio;
reconhecimento de boas oportunidades de negócio, como preços menores e condições de pagamento mais interessantes.
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5 maiores desafios de spend management e como resolvê-los
Entretanto, a sua empresa para se beneficiar de todos esses pontos positivos que acabamos de listar, existem alguns desafios que precisam ser superados. Entre os que mais merecem sua atenção, estão
problemas de conformidade;
falta de visibilidade;
dificuldade de controle;
complexidade nos processos;
falhas humanas.
1. Problemas de conformidade
Fraudes financeiras, corrupção de fornecedores, gastos com abastecimento fora dos permitidos pela política interna da empresa, são bons exemplos de situações que levam a problemas de conformidade.
O descumprimento de legislações, como a Lei n° 12.846 de 1° de agosto de 2013, mais conhecida como Lei Anticorrupção, causa sérios danos à imagem do negócio.
Esse é um desafio de spend management que, além de afetar a parte financeira do negócio, também impacta negativamente no relacionamento com fornecedores e demais stakeholders.
Não deixe de ler este artigo: "Compliance: por que é importante e como aplicar de forma consciente na sua empresa?"
2. Falta de visibilidade
Nem sempre os gestores têm uma visão ampla dos gastos provenientes de compras. Esse problema pode ser decorrente do uso de sistemas que não centralizam as informações financeiras.
Quando isso acontece, fica difícil mensurar quanto as aquisições estão onerando o caixa da empresa, e quais medidas podem ser adotadas para diminuir os custos e elevar a margem de lucro da companhia.
Para resolver esse desafio, o ideal seria um alinhamento do setor de compras e o financeiro, por meio do compartilhamento de informações que dão uma visibilidade melhor da saúde financeira, gastos, e faturamento do negócio.
3. Dificuldade de controle
Assim como pode haver falta de controle financeiro, pode ser que haja também um gerenciamento inadequado do que é adquirido.
Compras a mais levam a gastos desnecessários, e a menos podem afetar o fluxo produtivo e o volume de vendas.
Uma forma de resolver esse desafio é padronizando a etapa de requisição de compras, para que todos os departamentos sigam as mesmas etapas; e também relacionar o trabalho de procurement a uma gestão de estoque realmente eficiente.
4. Complexidade nos processos
Por falar em requisição, é preciso verificar se a aprovação dos pedidos não está seguindo uma linha muito burocrática. Exigir várias assinaturas e permissões deixa o processo de compra complexo e demorado.
Dependendo do que está sendo adquirido, a lentidão pode levar à perda de boas oportunidades de negócio, preços e condições de pagamento.
5. Falhas humanas
Especialmente em empresas que estão começando, ou que ainda têm um volume baixo de compras, é comum os gastos corporativos serem controlados por planilhas preenchidas manualmente, como as feitas em Excel.
Porém, trabalhar dessa forma aumenta as chances de erros, já que os funcionários podem digitar algo errado, por mais atenção que dediquem. E basta um número incorreto para toda a conta e resultado ser comprometido.
Assim, o ideal é contar com sistemas próprios para gestão financeira, preferencialmente que permitam integração com softwares de gestão de fornecedores.
Como fazer uma gestão eficiente de gastos corporativos?
E já que estamos falando de tecnologia, saiba que não existe maneira melhor de fazer uma gestão de gastos corporativos eficiente do que contando com os sistemas certos, e esse gerenciamento deve começar pela homologação de fornecedores.
Quando você usa boas ferramentas para homologar empresas fornecedoras para atender a sua, você tem uma visão completa da atuação desse parceiro. Consegue identificar rapidamente riscos e quanto eles podem impactar negativamente a saúde financeira do seu negócio.
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