O que é gestão de custos? Entenda a importância e como fazer

Qual o objetivo da gestão de custos?

O principal objetivo da gestão de custos é direcionar o planejamento estratégico da companhia.

Sem esse alinhamento entre as metas que se pretende atingir e os custos necessários para que isso aconteça, os riscos de o negócio não suportar financeiramente são altos.

Contextualizando um pouco essa linha de raciocínio, vamos pensar que, quando uma pessoa abre uma empresa, seu objetivo é obter rendimento, certo? Porém, para isso, é essencial investir em diversas frentes, as quais, somente depois de algum tempo, gerarão o retorno esperado.

O gerenciamento de custos objetiva permitir que essa rentabilidade aconteça de maneira sustentável e constante. Desse modo, a saúde financeira da empresa se mantém durante toda a jornada do negócio rumo ao crescimento em porte, valor e lucratividade.

Como funciona a gestão de custos?

A gestão de custos funciona respaldada nas seguintes premissas:

1. levantamento de gastos de cada serviço ou produto: consiste no levantamento de todas as despesas necessárias para fabricar ou entregar um serviço para os clientes;

2. definição de preços de venda: precificação dos produtos e/ou serviços, de modo que essa definição de valores gerem lucros para a empresa;

3. redução de despesas operacionais: identificação de pontos de perdas financeiras durante os processos que podem ser ajustados, ou até mesmo eliminados. 

Qual a importância da gestão estratégica de custos?

A gestão estratégica de custos é importante, pois ajuda a ter uma visão geral da situação financeira da empresa.

Se as despesas forem grandes e o faturamento não crescer junto, é um sinal para alguma medida para equilibrar os gastos seja tomada, além de trabalhar para criar ações de marketing e venda mais consistentes.

A gestão de custos também auxilia no acompanhamento dos resultados financeiros ao longo do ano, contribuindo para que se mantenha um orçamento enxuto, mas direcionado para os pontos certos.

Além disso, conhecendo os custos essenciais da empresa, é possível separar parte do orçamento para investir em melhorias, tais como a ampliação da capacidade de produção ou a implementação de um software de e-procurement para agilizar o processo de compra. 

Quais os benefícios da gestão de custos em uma empresa?

Os benefícios de uma gestão de custo bem executada são sentidos no dia a dia das empresas. Cada departamento tem os insumos que precisa disponíveis e a jornada de trabalho segue diariamente e sem interrupções. 

Outras vantagens de investir nesse processo são:

• manter a saúde financeira da empresa;

• melhorar a lucratividade;

• alcançar as metas do planejamento estratégico;

• ter um melhor controle financeiro.

Manter a saúde financeira da empresa

A gestão de custos tem grande contribuição para a saúde financeira das empresas porque ajuda a equilibrar as contas, especialmente no início, quando os lucros são baixos ou sequer existem.

Para isso, é preciso saber o que e quanto a empresa precisa gastar para se manter por mês. Também devem ser analisadas quais despesas são supérfluas e quais podem ser reduzidas.

Com isso, a empresa mantém um capital de giro de apoio, além de conseguir fazer um controle do fluxo de caixa melhor. Tudo isso, resulta em mais saúde financeira para o negócio.

Melhorar a lucratividade

O principal objetivo de todo empreendedor é ter um negócio lucrativo. De forma geral, o lucro é o que sobra da receita total obtida em um mês, após serem descontados todos os custos do mesmo período.

Com uma boa gestão de custos, o time financeiro consegue fazer uma análise mais precisa dos gastos e investimentos necessários, dando meios para que outras áreas da empresa fazerem melhorias que ajudarão a vender mais e aumentar os lucros.

Alcançar as metas do planejamento estratégico

As metas estratégicas da empresa também dependem de uma boa gestão de spend. 

Sabendo o que a empresa tem de despesas fixas e controlando as despesas variáveis, sobra para investir nas ações que vão impulsionar as metas de crescimento e faturamento.

Dessa forma, as chances de uma empresa se consolidar no mercado são maiores, mantendo-se ativa por muito mais do que cinco anos.

Ter um melhor controle financeiro

Uma gestão de custos não se resume ao saving (corte de gastos) por si só. Cada despesa é avaliada em relação ao seu propósito e à contribuição para o processo ao qual ela está relacionada.

Esse tipo de controle financeiro traz mais resultados do que apenas eliminar algo sem um motivo. Afinal, o objetivo é fazer uma gestão inteligente e estratégica com foco no resultado.

E quais são as consequências da má gestão de custos?

Ainda que existam todas essas vantagens, muitos gestores cometem o erro de negligenciar a gestão de custos, seja por falta de tempo ou de conhecimento sobre a importância dessa prática. Há também aqueles que realizam, mas de maneira incorreta, e isso os impede de alcançar benefícios como os que citamos.

Para você ter uma ideia do que pode acontecer na sua empresa, algumas das principais consequências da má gestão de custos são:

1. redução margem de lucro;

2. instabilidade e insustentabilidade financeira;

3. comprometimento da imagem da empresa;

4. perda do poder competitivo;

5. prejuízo no clima organizacional;

6. impacto nas tomadas de decisão;

7. problemas jurídicos.

Entenda os motivos desses reflexos e o que eles causa,

1. Redução margem de lucro

Afinal, quanto mais gastos o negócio tem, maior é a parte do rendimento que precisa ser direcionado para cobri-los. Isso diminui a lucratividade para os sócios e o percentual de receita que pode ser reaplicado na companhia para ajudar no seu crescimento.

2. Instabilidade e insustentabilidade financeira

Quando os custos não são devidamente gerenciados, o fluxo de caixa é comprometido, logo, corre-se o risco de não conseguir arcar com os compromissos financeiros.

Dependendo da situação, o nível de endividamento pode aumentar decorrente de multas e juros cobrados sobre contas atrasadas e, em casos mais extremos, até mesmo levar a empresa à falência.

Aproveite e leia também: "Índices de endividamento de fornecedores: por que conhecer?"

3. Comprometimento da imagem da empresa 

Deixar de pagar prestadores de serviços, parceiros de negócio, fornecedores, funcionários, entre outros agentes envolvidos nas operações da companhia afetam seriamente a imagem da marca.

A inadimplência gera desconfiança, afetando seriamente a credibilidade do negócio perante o mercado, incluindo os clientes.

4. Perda do poder competitivo 

Um resultado da consequência anterior é a perda do potencial competitivo, que surge pelo fato de a empresa não ser bem-vista pelos stakeholders.

Nesse caso, quando a companhia não tem uma "boa fama" por descumprir acordos financeiros, essa imagem se reflete em todas as demais ações, e a marca perde espaço para os concorrentes.

5. Prejuízo no clima organizacional 

Toda empresa tem clientes externos e internos  — estes últimos são os funcionários e colaboradores. 

Deixar de pagar salários, benefícios, ou de recolher corretamente impostos trabalhistas por conta de uma má gestão de custos, certamente, afeta o clima organizacional.

Sobre isso, é preciso lembrar que funcionários insatisfeitos têm queda na produtividade, refletindo diretamente no fluxo operacional do negócio. Consequentemente, os clientes externos (compradores) também são negativamente impactados.

6. Impacto nas tomadas de decisão 

Como planejar o futuro financeiro da companhia quando não se tem certeza de quanto há no caixa ou de quais são as contas a pagar? Por motivos como esses é que uma gestão de custos ineficiente reflete diretamente nas tomadas de decisão.

É preciso olhar para o passado para decidir quais serão os próximos passos. Porém, se não houver registros corretos de entradas e saídas de valores, nem do quanto de dinheiro é preciso levantar para arcar com os compromissos financeiros, todo o planejamento é comprometido.

7. Problemas jurídicos 

Boa parte das consequências que citamos pode levar a empresa a ter problemas jurídicos, a exemplo de processos abertos por funcionários insatisfeitos, credores, ou penalidades aplicadas por órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal.

Além do transtorno gerado, situações desse tipo elevam as dívidas e os prejuízos financeiros, devido às multas ou custas legais. Isso sem falarmos do dano à imagem da marca, que é outro reflexo de ter que lidar com questões judiciais.

Como fazer gestão de custos? 

Para fazer uma gestão de custos realmente eficiente para o seu negócio, e evitar transtornos como esses que citamos, o mais indicado a fazer é:

1. realizar um planejamento financeiro completo, o que significa incluir todos os tipos de gastos que a empresa pode ter;

2. identificar e eliminar gastos desnecessários;

3. gerenciar adequadamente o estoque, a fim de evitar ruptura ou aquisições desnecessárias que podem gerar perdas financeiras;

4. estabelecer metas financeiras possíveis de serem atingidas, a exemplo de redução de gastos com energia elétrica e/ou do consumo de água, aumentado do faturamento no próximo semestre, entre diversas outras;

5. contar com sistemas de gestão financeira que facilitem e otimizem todos os processos relacionados a esse setor.

Entretanto, ainda que existam dicas e parâmetros como esses que podem ser seguidos, não são raras as vezes que os gestores e sua equipe cometem erros no gerenciamento de custos. 

Confira, a seguir, os mais comuns e atente-se para não cometê-los também!

7 erros em gestão de custos

• não identificar corretamente os custos da empresa;

• não saber calcular o preços de venda dos produtos e/ou serviços, comprometendo a margem de lucratividade;

• negligenciar o controle pontual do fluxo de caixa;

• falhar na gestão de estoque;

• não considerar períodos de imprevisibilidade financeira;

• deixar de contemplar, no planejamento financeiro, todos os custos necessários para a empresa se manter financeiramente saudável;

• tomar decisão sem se basear em dados.

Como controlar custos corporativos? 9 dicas eficientes!

Que tal realizar uma gestão de custos ainda mais eficiente? Paralelamente ao passo a passo que acabamos de explicar, nossa sugestão é adotar também estas boas práticas:

1. mapeie todos os custos;

2. defina limites de gastos para cada departamento;

3. acompanhe de perto todas as contas e despesas;

4. implemente uma cultura de economia;

5. estabeleça uma política de gastos;

6. faça auditorias periodicamente;

7. aprenda a negociar com fornecedores;

8. esteja por dentro das mudanças do mercado;

9. use a tecnologia como aliada.

Confira detalhes de como torná-las realidade na sua empresa.

1. Mapeie todos os custos

Liste absolutamente todos os custos e gastos do seu negócio, mesmo aqueles que considerar irrelevantes. Penas despesas diárias, quando somadas, podem representar um valor expressivo no caixa ao final de um período.

Para fazer esse controle, você pode usar planilhas próprias, com as feitas em Excel, ou ferramentas de gestão de custos automatizadas, a escolha depende do tamanho da empresa e do orçamento disponível.

Ao escolher, considere também critérios como facilidade de uso da solução, praticidade no dia a dia e escalabilidade.

2. Defina limites de gastos para cada departamento

Separar limites de gastos para cada departamento ajuda no controle porque fraciona esse gerenciamento. Principalmente empresas de médio e grande porte tendem a se beneficiar bastante com essa prática.

3. Acompanhe de perto todas as contas e despesas

Seja separado por departamento, ou não, é essencial fazer uma análise de custos empresariais pontual. 

O ideal, neste caso, é definir uma rotina de conferência, que deve ser alinhada com o fluxo de entrada e saída de valores para evitar acúmulo de registros que podem levar a falhas na conferência.

4. Implemente uma cultura de economia

Os funcionários também são peça-chave para uma gestão de custos eficaz. Por isso, é importante que participem desse processo, ainda que indiretamente.

Treiná-los para conscientizar sobre o uso correto de materiais, produtos e insumos é um ótimo caminho para isso. Porém, também cabe aos gestores definirem boas práticas de sustentabilidade e orientações sobre desperdício para pautá-los.

5. Estabeleça uma política de gastos

Por falar em diretrizes, definir política de gastos é outra boa estratégia, pois esse documento reúne diretrizes e regras sobre como os recursos financeiros da companhia devem ser utilizados, evitando que os funcionários cometam erros quanto a isso.

6. Faça auditorias periodicamente

Submeter as contas da empresa a um processo de auditoria é uma das melhores maneiras de identificar fraudes, golpes, desvio de dinheiro, entre outras práticas ilegais.

Esse processo é importante porque, infelizmente, pode acontecer de funcionários estarem agindo de má-fé e gerando custos que seriam facilmente evitados se houvesse uma vigilância maior das atividades.

7. Aprenda a negociar com fornecedores

Aplicar boas técnicas de negociação com fornecedores ajuda a reduzir os gastos com compra de materiais ou contratação de serviços. Além disso, permite aumentar a margem de lucro sem afetar o preço cobrado do cliente final, deixando a marca mais competitiva.

8. Esteja por dentro das mudanças do mercado

Regras e leis mudam constantemente e, dependendo das alterações, pode afetar o caixa da sua empresa. Isso também vale para a chegada de novas tecnologias, que tendem a baratear os custos de produção, entrega e comercialização de produtos e/ou serviços.

Fica por dentro do que acontece no seu mercado de atuação é fundamental para não deixar pontos como esses passarem despercebidos.

9. Use a tecnologia como aliada

Como já comentamos, ferramentas de gestão de custos ajudam a registrar e acompanhar todas as despesas e gastos. E quanto mais processos de controle de valor forem automatizados, menores as chances de erros e maior a produtividade dos profissionais responsáveis por essas tarefas.

Como a gestão de custos impacta a gestão de fornecedores?

A gestão de custos gerais de uma organização tem impacto em atividades diversas, tais como a de gestão de fornecedores.

As companhias que abastecem um negócio são parceiras vitais e estreitar relacionamentos com as que são confiáveis é essencial para o bom andamento da sua empresa.

Durante o processo de qualificação dos fornecedores o preço é um dos fatores fundamentais, mas também é preciso prezar pela qualidade, pelo bom atendimento, por processos bem definidos, entre outros relacionados.

Analisando os custos e os benefícios de cada fornecedor, a equipe de compras e procurement pode se orientar melhor para definir qual terá o custo-benefício mais apropriado para o seu negócio.

Em paralelo, é possível criar uma lista de empresas que abastecem cada setor da companhia, destacando os diferenciais de cada uma. 

Dessa forma, sua organização terá uma base de fornecedores homologados e não ficará dependente de um único parceiro, que pode cobrar mais caro por essa exclusividade.

Leia também: Quais as etapas e critérios da qualificação de fornecedores?

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