Follow-up de compras: o que é e como fazer? 8 dicas práticas!

Follow-up de compras é um conjunto de mecanismos e atividades planejadas para acompanhamento de pedidos. Ou ainda, um tipo de monitoramento que objetiva garantir que os suprimentos fornecidos estejam de acordo com os parâmetros de prazo de entrega, padrão de qualidade, quantidade e aproveitamento, definidos durante a negociação.

Conhecer esse conceito é importante porque o departamento de compras de uma empresa é uma área essencial para garantir que a estratégia de negócios seja executada adequadamente, atuando em um dos pontos de maior vulnerabilidade para isso, que é a aquisição de suprimentos e a gestão de fornecedores.

Desse modo, é muito importante garantir que cada pedido realizado seja atendido de maneira adequada, cumprindo os critérios definidos pelo planejamento estratégico no setor. Justamente neste ponto entra o processo de follow-up de compras.

Quer entender a importância dessa prática e as diferenças entre follow de compras e follow de vendas? Então, basta seguir a leitura deste artigo!

O que é follow-up de compras?

Follow-up é uma expressão utilizada para revelar a ideia de monitoramento posterior a uma ação. Dessa forma, o follow-up de compras pode ser definido como um conjunto de estratégias e ferramentas para acompanhar os pedidos de suprimentos e garantir que a operação de abastecimento da empresa aconteça como esperado.

Esse conceito é comum a muitas áreas, principalmente quando há a necessidade de verificar o desenvolvimento de uma atividade e os resultados obtidos com ela, a fim de certificar se uma projeção inicial foi alcançada.

Quando nos questionamos sobre a importância de acompanhar de pedidos, a resposta está na sua utilização que, basicamente, consiste em assegurar que os estoques de suprimentos estejam sempre em níveis adequados, e também garantir que as aquisições alcancem o melhor rendimento possível.

Além disso, a importância do follow-up de compras se mostra crucial em estratégias de longo prazo, na qual a obtenção do melhor custo-benefício a cada pedido efetuado se tornando mais relevante para superar as metas estabelecidas.

Dica de leitura: "Saving de compras: o que é, como calcular e quais as vantagens"

Qual a importância do follow de compras?

A follow de compras é importante porque ajuda, principalmente, em dois momentos: 

• garantir o abastecimento correto para a continuidade do fluxo operacional do negócio;

• ajudar a companhia a prestar um atendimento de excelência aos clientes finais.

Para esses dois pontos ficarem mais claros, pense na seguinte situação: sua empresa fecha uma grande venda para a entrega de 100 mil unidades de uma determinada peça que comercializa.

Contudo, quando essa demanda chega à linha de produção, nota-se que a matéria-prima necessária, que está no estoque, tem um defeito que inviabiliza o uso. 

Para resolver o problema, o time de compras e procurement faz uma requisição emergencial a outro fornecedor, pois não terá tempo hábil para resolver o problema com o parceiro que forneceu esses insumos.

Ainda assim, o cliente que comprou as 100 mil unidades recebe o pedido com atraso, afetando o relacionamento entre ele e sua empresa e levando à possibilidade de não haver novos pedidos no futuro.

Por outro lado, se o follow de compras tivesse sido feito, todo esse transtorno financeiro, reputacional e de tempo teria sido facilmente evitado. Percebe por quais razões é importante realizá-lo?

Quais as diferenças entre follow-up de compras e follow-up de vendas?

A principal diferença entre follow-up de compras e follow-up de vendas é o momento que esse acompanhamento acontece.

O follow-up de compras é o acompanhamento e verificação dos pedidos feitos a fornecedores. Isto é, aqueles que são feitos para abastecer a empresa de insumos, matérias-primas e até mesmo serviços terceirizados. Na prática, significa que esse processo antecede a etapa de vendas da companhia.

Já o follow-up de vendas tem por objetivo o acompanhamento dos pedidos feitos pelos clientes. Por isso, está relacionado à jornada de compras e à prestação de um bom atendimento, incluindo pré, mas principalmente, pós-venda.

Contudo, o follow-up de vendas também pode ser utilizado como uma estratégia para direcionar prospects e leads ao longo do funil de vendas, levando-as à tomada de decisão de compra.

Como você pode ver, apesar de follow-up de compras e follow-up de vendas terem certa diferença, eles são complementares e essenciais para o sucesso de uma companhia.

Sugestão de leitura: "Como melhorar a experiência do cliente por meio da logística de vendas"

Quais são os tipos de follow-up que podem ser aplicados? 

Considerando que o follow-up de compras serve para garantir o fluxo e o padrão de qualidade nos pedidos efetuados por uma empresa para sua rede de fornecedores, é importante destacar que existem dois tipos de follow-up que podem ser realizados: o preventivo e o corretivo.

Entenda as diferenças entre eles:

• follow-up preventivo: se refere às práticas adotadas para prevenir a ocorrência de problemas de qualquer natureza, garantindo o cumprimento dos prazos e critérios estabelecidos em relação ao pedido no momento da negociação com os fornecedores;

• follow-up corretivo: problemas sempre podem acontecer, sendo necessária a utilização deste tipo de follow-up, no qual as ações visam ajustar as falhas e corrigir eventuais erros cometidos, impedindo que eles voltem a acontecer, o que poderia ocasionar impactos mais graves para a operação.

O vídeo abaixo apresenta um resumo interessante sobre o que é o follow-up de compras e as definições de acompanhamento preventivo e corretivo. Confira!

8 dicas para fazer um follow-up de compras perfeito!

Agora que aprendeu o que é e qual a importância do follow-up de compras, visando garantir o cumprimento dos critérios estabelecidos para a aquisição de suprimentos da sua empresa, é hora de conferir oito dicas que ajudarão a alcançar a eficiência no acompanhamento de pedidos. 

São elas:

1. comece com um bom processo de qualificação e homologação de fornecedores;

2. se possível, faça visitas ao fornecedor selecionado;

3. monitore, pontualmente, seu estoque de suprimentos;

4. preze pelo bom relacionamento e fidelização dos consumidores;

5. atente-se às demandas produtivas;

6. utilize boas ferramentas de automatização de processos;

7. acompanhe de perto os indicadores de desempenho dos fornecedores;

8. reavalie periodicamente sua rede de fornecedores.

Veja, agora, detalhes de cada uma.

1. Comece com um bom processo de qualificação e homologação

Essencial para o follow-up de compras do ponto de vista preventivo, o processo de qualificação de fornecedores é um passo muito importante para evitar incongruências e falhas no atendimento da demanda de suprimentos.

Ao realizar a análise de compliance, verificar a estrutura do fornecedor, qual a sua reputação, quem são os seus gestores e conhecer a fundo as suas capacidades produtivas, é possível verificar se ele está apto a atender suas necessidades de insumos.

Da mesma forma, esse processo é primordial para levantar possíveis irregularidades no potencial fornecedor, o que poderia causar problemas futuros no atendimento da demanda. 

2. Se possível, faça visitas ao fornecedor selecionado

Mesmo em um cenário no qual a homologação do fornecedor tenha sido executada remotamente, realizar visitas periódicas ao fornecedor selecionado, se possível, é uma medida preventiva interessante.

Isso porque, por meio de visitas físicas pode-se verificar a fundo as informações levantadas na etapa de qualificação de fornecedores, assegurando uma conduta mais assertiva na estratégia de follow-up de compras.

3. Monitore, pontualmente, seu estoque de suprimentos

Manter um estoque saudável de suprimentos também é uma medida importante. Por esse motivo, monitorar o volume armazenado e o tempo de duração previsto para ele está entre as práticas mais relevantes do follow-up.

Nesse quesito, atente-se a indicadores como giro de estoque, aproveitamento, perdas, taxa de retorno e tempo de reposição. Com isso, é possível planejar compras futuras, calcular ressuprimento e reagir rapidamente a situações de estoque abaixo do nível recomendado.

4. Preze pelo bom relacionamento e fidelização de fornecedores

Para garantir a qualidade dos pedidos entregues, uma estratégia importante é manter um bom relacionamento e, até mesmo, buscar a fidelização de fornecedores. Para isso, procure manter um contato frequente, estreitando a relação entre as partes.

Evite, por exemplo, situações de renovação automática de pedidos, pois essa medida vai contra as boas práticas do follow-up de compras, já que não considera as reais necessidades de suprimentos para cada momento.

Além disso, manter uma boa comunicação e bom relacionamento contribuem para uma parceria mais duradoura, vantagens na negociação e crescimento em ambas as organizações.

5. Atente-se às demandas produtivas

É sempre importante considerar como os suprimentos estão sendo utilizados pela operação da sua empresa. Recomenda-se trabalhar com os estoques em uma margem de segurança, evitando gargalos e interrupções.

Por conta disso, a estratégia de follow-up de compras indica a necessidade de se comunicar com as áreas produtivas e os vendedores da empresa, principalmente para antecipar flutuações nas demandas por suprimentos.

Por exemplo, devido a sazonalidades, um produto pode apresentar um pico de vendas em determinado período. Assim, é importante antecipar esse crescimento na necessidade de itens utilizados na sua produção e realizar pedidos para manter o estoque em níveis aceitáveis.

6. Utilize boas ferramentas de automatização de processos

Boa parte da estratégia de follow-up de compras consiste em reunir, analisar e responder a dados apresentados por indicadores de desempenho e demais fontes. Se a análise e reação a essas informações demandarem atenção especial, o processo de coleta de dados pode ser automatizado.

Outros processos também podem ser atrelados a ferramentas automatizadas, aumentando a eficiência e agilidade no acompanhamento de pedidos, como é o caso de monitoramento de prazos, validade e outras métricas temporais.

Nesse contexto, ferramentas como software de e-procurement são ótimas opções.