Como criar fluxos de requisição de compras eficientes?

O que compõe um fluxo de requisição de compras tradicional?

Não há uma receita a ser seguida, por isso, cada empresa pode definir seu próprio fluxo. Porém, em linhas gerais, ele é composto por: 

1. identificação da necessidade de compra;

2. revisão inicial;

3. aprovação da solicitação;

4. transformação da requisição em pedido de compra.

1. Identificação da necessidade de compra

O departamento identifica que precisa de mais matéria-prima, ou de um determinado serviço terceirizado para dar continuidade às atividades. 

Para enviar essa solicitação para a área de compras, deve preencher um formulário específico, que pode ser físico ou digital, de acordo com o porte da empresa ou dinâmica de funcionamento.

2. Revisão inicial

Esse pedido deve ser revisado antes de seguir para as próximas etapas. No caso, a verificação começa no próprio setor que o emitiu, com a conferência dos campos preenchidos para evitar a tramitação com alguma falha.

Dependendo do fluxo de requisição de compras adotado, nesta fase também é feita a verificação junto ao estoque, com o objetivo de confirmar se realmente é preciso comprar o que está descrito.

Dica de leitura: "O que é VMI e como ele potencializa a gestão de estoque?"

3. Aprovação da solicitação

A aprovação também varia do porte e do tamanho da companhia. Ela pode requerer a assinatura de gerentes, a ciência do departamento financeiro e, dependendo do que está sendo comprado ou contratado, do setor jurídico para garantir compliance.

4. Transformação da requisição em pedido de compra

Com todas as etapas devidamente concluídas, a requisição finalmente chega até o departamento de compras e procurement. Lá, ela é transformada em um pedido, que será enviado para o fornecedor escolhido.

Para isso, os profissionais desse departamento precisam procurar na base da empresa um parceiro comercial devidamente qualificado para atender a demanda apresentada.

Caso ainda não tenha, é necessário encontrar bons fornecedores, que entreguem os produtos/serviços necessários com qualidade, preço e prazo de envio satisfatórios.

Nessa hora, contar com a tecnologia é fundamental, a exemplo do software de gestão de fornecedores da Linkana.

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Qual a importância do fluxo de requisição de compras?

Fluxos de requisição de compras personalizados e alinhados com as necessidades da empresa são importantes, principalmente, porque evitam falhas que podem resultar em perda de tempo e de dinheiro.

Aqui, partimos do princípio que a área de compras é um dos pilares de crescimento de qualquer negócio. 

Sem o devido abastecimento, produções e entregas são comprometidas, afetando o relacionamento com os clientes, o volume de vendas, o posicionamento da marca no mercado e, por fim, o faturamento da companhia.

É fundamental considerar também que se trata de setor crítico, que requer direcionamentos precisos para funcionar corretamente, pois dele depende boa parte do sucesso da empresa.

Além desses pontos, um fluxo de requisição de compras eficiente é importante, pois:

• padronizam e simplificam processos;

• aceleram a aprovação dos pedidos internos;

• contribui para o acompanhamento das solicitações;

• elimina gargalos operacionais;

• evita etapas de aquisição redundantes;

• melhora a comunicação entre o setor de compras e os outros departamentos;

• aprimora o relacionamento com os fornecedores. 

Como implementar um fluxo de requisição de compras eficaz?

Uma das melhores formas de estabelecer um fluxo de requisição de compras realmente eficiente para a sua empresa, é seguindo passos como estes:

1. levante como esse processo é feito atualmente;

2. veja quais gargalos podem ser retirados;

3. reveja a participação das partes interessadas;

4. use a tecnologia para viabilizar um novo fluxo;

5. faça testes antes da implementação final.

1. Levante como esse processo é feito atualmente

Pode não ser o fluxo ideal, mas, certamente, há a definição de etapas que os setores precisam seguir para solicitar alguma compra ou contratação na sua empresa, não é mesmo? Então, comece pela identificação desse trajeto. 

Para isso, relacione tudo o que é feito atualmente para que algo seja adquirido, indo desde os primeiros passos e chegando até envio do pedido ao fornecedor, por exemplo:

• como os funcionários acessam o formulário de requisição de compras;

• quem deve preencher esse documento;

• quantas aprovações precisa ter e de quem devem ser as assinaturas;

• como o envio para a área de compras deve ser feito;

• quantos dias antes as solicitações precisam ser enviadas;

• entre outros pontos relacionados.

2. Veja quais gargalos podem ser retirados

Com tudo devidamente anotado, veja quais são os principais gargalos do processo usado atualmente, tais como excesso de burocracia, de assinaturas, aprovações, dados no formulário, entre outros.

Analise quais podem ser eliminados para deixar o fluxo de requisição de compras mais preciso, sem ir contra políticas internas e atendimento de leis e normas.

3. Reveja a participação das partes interessadas

Nessa avaliação, considere também se todas as pessoas envolvidas realmente precisam fazer parte dinâmica. Por exemplo, será que a requisição deve mesmo ser assinada por mais de um gestor de cada área?  

Essa análise ajuda, principalmente, a eliminar etapas e otimizar o processo, contribuindo para que ele seja realizado em bem menos tempo. 

4. Use a tecnologia para viabilizar um novo fluxo

As requisições de compra da sua empresa ainda são tramitadas no papel? Se sim, lembre-se que tarefas feitas manualmente demoram mais e estão mais expostas a falhas.

Caso use algum tipo de sistema para movimentar os pedidos internos, será que ele está atendendo as necessidades do seu fluxo. Por vezes, mesmo que soluções tecnológicas já estejam sendo usadas, elas podem não ser suficientes. 

Quando isso acontece, é importante buscar novas opções no mercado e trocar os softwares que já estão obsoletos.

Aproveite e leia também: "Automação em procurement: como melhorar a rotina da sua empresa?"

5. Faça testes antes da implementação final

Antes de tornar o novo fluxo de requisição oficial, faça testes paralelos ao que é usado no momento. Para isso, durante um prazo determinado, peça para que todos realizem as duas formas de pedidos internos de compras. 

Isso pode ser um tanto trabalhoso durante um período, não há como negarmos. Porém, somente dessa forma você conseguirá identificar o que dará certo no dia a dia e o que ainda precisa ser ajustado antes da implementação final da nova dinâmica.

Por que automatizar o fluxo de requisição de compras?

E já que falamos sobre automação, tornar o fluxo de requisição de compras da sua empresa automatizado é importante porque deixa esse processo muito mais preciso e livre de erros que geralmente surgem quando as tarefas são feitas à mão.

Além disso, ao automatizar etapas você:

• aumenta a produtividade dos profissionais;

• melhora a comunicação entre as partes envolvidas;

• gera muito mais transparência para a dinâmica adotada;

• garante o acompanhamento de todos os pedidos em tempo real.

Quando essa forma de trabalho é implementada também na hora de encontrar o melhor fornecedores para atender as demandas da sua empresa, você obtém benefícios como:

• melhora do gerenciamento de riscos;

• homologação em menos tempo;

• qualificação mais precisa;

• identificação mais rápidas das parcerias mais vantajosas;

• entre outras vantagens relacionadas.

Sobre isso, temos um artigo pode ajudar você: "Software para gestão de compras: as vantagens de ter um sistema automatizado integrado"

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