Falhas no processo de compras: quais as principais e como resolvê-las?

As falhas no processo de compras são equívocos, previsíveis ou não, que podem comprometer toda a dinâmica e o fluxo produtivo de uma empresa.

De erros mais brandos que afetam apenas uma tarefa específica, até os mais críticos que podem parar uma linha de produção e causar sérios problemas financeiros, é fundamental que os profissionais dessa área estejam atentos para evitar esse e outros tipos de transtornos relacionados.

Comumente, os enganos cometidos nesse setor refletem diretamente no relacionamento com outros departamentos e profissionais da companhia, com parceiros de negócio, fornecedores, clientes e investidores.

Ao comprometer a cadeia produtiva, por exemplo, esses erros podem resultar no atraso na entrega de produtos e/ou serviços ao consumidor final, situação que afeta a imagem e a lucratividade da empresa.

No que se refere ao relacionamento com fornecedores, ruídos na comunicação e pedidos em quantidade erradas são apenas alguns exemplos de deslizes na gestão de compras que podem impactar seriamente essa parceria.

Isso sem falar na gestão financeira da empresa, que pode ser drasticamente comprometida quando aquisições desnecessárias são feitas ou itens se perdem por ficarem parados no estoque.

Ou seja, as falhas no processo de compras precisam ser olhadas e tratadas de perto, a fim de contribuir para o crescimento e o sucesso da empresa.

Mas quais são as mais recorrentes e como evitá-las? Continue a leitura deste artigo e confira!

Quais são as principais falhas no processo de compras?

As principais falhas que podem ser cometidas durante um processo de compras são:

• falta de padronização no fluxo de pedido;

• problemas de comunicação com outros departamentos;

• burocracia para aprovação de pedidos e orçamentos;

• pouco tempo para buscar e qualificar fornecedores;

• ausência de um controle de estoque efetivo;

• não conseguir rastrear as informações;

• não usar softwares próprios para essa finalidade.

Falta de padronização no fluxo de pedido

Quando não há padronização no fluxo de pedidos, a tendência é que cada departamento e/ou funcionário trabalhe de uma forma diferente para conseguir os insumos ou serviços que precisa.

Permitir que sua empresa atue dessa maneira gera uma série de transtornos, tais como:

• pedidos duplicados;

• gastos excessivos ou desnecessários;

• perda de qualidade das matérias-primas e serviços adquiridos.

Problemas de comunicação com outros departamentos

Os problemas de comunicação com outros departamentos estão na lista de falhas no processo de compras porque é fundamental uma conversação clara e dinâmica, que permita o entendimento das necessidades de cada área.

Quando esse tipo de troca não existe na companhia, pode acontecer de pedidos serem bloqueados simplesmente pelo fato de os compradores não compreenderem a importância daquela aquisição para a empresa.

Por motivos como esse é que a comunicação corporativa adotada precisa ser fluida, respeitosa e feita por canais oficiais, contribuindo para que os departamentos se conheçam melhor e se ajudem mutuamente.

Dica! Não deixe de ler este artigo que fala pontualmente sobre esse tema: "Ruídos de comunicação: 3 maneiras de evitá-los"

Burocracia para aprovação de pedidos e orçamentos

A burocracia também é uma falha na área de compras porque deixa todo o processo de aquisição muito mais complexo, demorado e, por vezes, mais caro.

Se o pedido de uma área, ou orçamento enviado por um fornecedor, precisa ser aprovado por várias pessoas, perde-se tempo e importantes oportunidades de negócio.

Dependendo do fluxo adotado pela empresa, há um sério risco de essa demora gerar desabastecimento, ou a necessidade de aquisições de insumos/serviços a valores elevados por conta da urgência.

Pouco tempo para buscar e qualificar fornecedores 

Por falar nisso, a falta de tempo para buscar e contratar fornecedores qualificados é outra falha do setor de compras, pois induz à contratação de empresas fornecedoras incompatíveis com as necessidades e valores do seu negócio.

É certo que pode haver a necessidade de aquisições emergenciais, mas o cenário ideal de toda companhia é contar com uma base de fornecedores devidamente avaliados, que atendam a diversos critérios que mitigam os riscos desse tipo de parceria.

Ausência de um controle de estoque efetivo

A falta de uma gestão eficiente de estoque é considerada um erro no processo de compras porque leva a aquisições desnecessárias. Essa ação, por sua vez, faz com que a empresa tenha gastos financeiros que poderiam facilmente ser evitados.

O uso inapropriado do orçamento corporativo tende a comprometer outras frentes — por exemplo, parar de investir em outras áreas estratégicas para o negócio.

Além disso, estoque parado é sinônimo de perda financeira, já que houve investimento   em itens que não será  convertido em lucratividade

Não deixe de ler este artigo: "O que é ruptura de estoque e como evitá-la no seu negócio?"

Não conseguir rastrear as informações

A falta de rastreabilidade no setor de compras é outra falha importante porque leva a problemas, como realização de pedidos duplicados, dificuldade para acompanhar o fluxo de entrega, entre outros relacionados.

Uma das formas de evitar transtornos como esses é usando softwares de gestão de compras robustos que contemplem várias etapas dos processos de aquisição. 

Não usar softwares próprios para essa finalidade

E já que o assunto são softwares, é preciso deixar claro que realizar as tarefas de área de compras manualmente é uma grande falha que potencializa diversos erros.

Por mais que sua empresa utilize planilhas, como as criadas em Excel, nada se compara à eficiência de sistemas próprios para as atividades desse setor, especialmente os que contam com tecnologias como Machine Learning, Inteligência Artificial e Big Data, a exemplo da solução da Linkana.

E as maiores falhas em procurement?

Mas além de compras, também existem diversas falhas em procurement. Uma das mais evidentes no momento — inclusive, percebida por vários usuários de sistema de e-procurement —, é a ausência de uma base de dados de fornecedor compartilhada.

Quando a empresa não tem acesso a uma fundação de dados de fornecedores compartilhada, como também pode ser chamada essa solução, o tempo necessário para encontrar empresas fornecedoras qualificadas é muito maior.

A inexistência desse recurso também afeta a produtividade dos profissionais desse setor e faz com que o processo de aquisição se torne mais demorado, refletindo diretamente no fluxo produtivo da companhia.

A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil, por isso, a única solução do mercado que resolve a maior falha em procurement da atualidade.

Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques. 

Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, análise e monitoramento de fornecedores, utilizando dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do nosso país.

Confira todos os detalhes dessa ferramenta no artigo: "Linkana Network: O que é + 3 formas de utilizar"

Como identificar falhas no processo de procurement e compras e evitá-las?

O uso de indicadores é uma das maneiras de identificar falhas no processo de compras e procurement. 

Por meio dos KPIs, é possível mensurar os resultados desses setores e, com base nessa informação, verificar se a empresa está, ou não, alcançando os resultados esperados.

Ao fazer essa análise, você tem a chance de ajustar os pontos incompatíveis e, com isso, fomentar o crescimento da companhia com participação dessa área tão crítica.

Utilizar softwares específicos também é um excelente caminho para aprimorar a gestão de compras e suprimentos da sua empresa. 

Isso acontece porque, com os recursos tecnológicos certos, você melhora diversas etapas de aquisição, tais como homologação de fornecedores e rastreamento de dados, entre outros.

Na Linkana, você tem acesso a funcionalidades que otimizam e aprimoram sua gestão. São elas:

• verificações automáticas;

• portal de fornecedores;

• monitoramento e alertas;

• avaliação de performance;

• análise de fornecedores ativos;

• perfis certificados de fornecedores;

• enterprise-ready;

• Linkana ESG Rating.

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