Estratégias de procurement: 8 boas práticas para otimizar essa área

Por estratégias de procurement é possível entender um conjunto de ações pensadas de modo que as atividades desse setor se alinhem aos propósitos de crescimento da empresa e contribua para trazer resultados ainda mais satisfatórios para o negócio.

Quanto a isso, vale lembrar que a área de procurement é uma das mais importantes em uma companhia, especialmente naquela que almeja crescer e se destacar positivamente em relação à concorrência. 

Porém, para tornar isso realidade e aproveitar o melhor que esse setor pode entregar em prol do crescimento da empresa, é essencial que sejam adotadas boas estratégias visando, por exemplo, a organização, a eficiência e a produtividade.

Porém, apesar de trazer vantagens como essas, muitos gestores ainda não olham para área de procurement como um espaço de investimento e pilar de crescimento — e é justamente neste ponto que está o erro. 

Para evitar que essa percepção equivocada aconteça também na sua empresa, preparamos esse post que mostrará a importância de boas estratégias de procurement, além de várias dicas para tornar esse setor ainda mais eficiente para o seu negócio.

Qual a importância do setor de procurement e suas estratégias?

O setor de procurement precisa ser olhado como um dos responsáveis em fazer a empresa caminhar com sucesso e crescimento sustentável. 

Desde os copos usados para os profissionais e visitantes beberem água, até os softwares utilizados nos computadores da companhia, passando pelos insumos e matérias-primas que produzirão os produtos que serão vendidos aos clientes finais, tudo isso passa pelas “mãos” da equipe de procurement.

Dentre as atribuições desse time, algumas que podemos citar são:

• buscar, homologar e monitorar fornecedores de produtos;

• receber e organizar as compras feitas para diferentes áreas da empresa, desde suprimento e produção até manutenção e vendas;

• controlar as contas a pagar e a receber;

• manter os estoques da empresa sob controle;

• zelar pela correta emissão de documentos fiscais, com auxílio da equipe de contabilidade e finanças.

Todo esse trabalho até pode ser feito sem estratégias de procurement. Porém, com elas, é válido dizer que esses processos não se tornam apenas mais seguros e otimizados, como também mais ágeis e padronizados.

Leia também: Lead time de compras: o que é, qual a importância e como calcular?

Quais são as estratégias de procurement que minha empresa deve aplicar?

Se a sua empresa busca estratégias de procurement para otimizar os processos, algumas das boas práticas que podem ser adotadas são:

• compreender os gastos da empresa;

• elencar as necessidades dos setores;

• definir os critérios do setor de procurement.

Compreender os gastos da empresa

Antes de fazer qualquer mudança, a equipe de procurement precisa entender qual a situação atual da empresa. Agrupar todos os processos, desde os rotineiros até os raros e revisar os itens utilizados, mostrará quais áreas podem passar por alterações e reorganizações para melhorar.

Elencar as necessidades dos setores

Agora que você já sabe quais são os gastos de cada um dos setores, chegou a hora de entender as necessidades deles. 

Com o entendimento que a equipe agrupou, será possível definir de forma criteriosa as necessidades de cada departamento e os parâmetros de consumo que devem ser impostos de modo a evitar compras desnecessárias.

Definir os critérios do setor de procurement 

Para que o setor de compras encontre um balanço saudável nas aquisições da empresa, uma estratégia de procurement relevante é a definição de diversos critérios. 

Quais são as matérias-primas e peças que devem ser priorizadas? Quais devem ter uma melhor qualidade? Quais podem ser trocadas por opções de menor custo? É por meio desse equilíbrio que o setor economizará não só dinheiro, mas também tempo.

E para garantir que os seus processos de compras estejam realmente alinhados com o propósito de crescimento do negócio, é fundamental tirar um momento para olhar mais a fundo os investimentos feitos nas mercadorias compradas. Para isso, a sugestão é seguir as dicas abaixo.

Como tornar a área e as estratégias de procurement mais eficientes? 

Para tornar as estratégias de procurement mais eficientes, é fundamental conhecer bem esse departamento e toda sua dinâmica. Para isso, algumas ações que pode ser adotadas pelo profissionais dessa área são:

• conhecer bem os produtos que são comprados;

• não ter preguiça de comparar preços; 

• não esquecer a sazonalidade.

Conhecer bem os produtos que são comprados

Quem você acredita que conseguirá comprar o melhor produto pelo menor preço: o profissional que sabe apenas o nome da mercadoria ou o que entende as características e usos?

Essas informações são valiosas, especialmente no momento de orçar e negociar com fornecedores. Portanto, converse com as equipes responsáveis e busque entender mais sobre o que você precisa negociar.

A negociação com os fornecedores também foi assunto de um bate-papo no E-Commerce na Prática que vale a pena conferir:

Não ter preguiça de comparar preços 

São muitos os recursos necessários para que uma empresa produza os produtos que comercializa. Por isso, investir nessa busca por meio de tecnologias, como uma rede de fornecedores, pode ajudar a encontrar um parceiro que melhor balanceie qualidade e preço.

Não esquecer da sazonalidade

Você sabe que terá uma demanda maior em um feriado? Ou alguns dos seus produtos não têm uma demanda tão grande em meses mais frios? Ter essa visão e planejamento pode ser uma estratégia de procurement que resulta em uma grande economia.

Uma forma de ter esses pontos em mãos é analisar o histórico de venda de um ano completo. Assim, sua equipe conseguirá se antecipar e garantir que a produção continue a fluir sem percalços.