Dashboard de compras: o que é, importância e como criar

O que deve ter em um dashboard de compras?

Um dashboard de compras realmente eficiente e funcional é aquele que contém informações detalhadas e abrangentes sobre todo o ciclo de vida de aquisição de bens e/ou serviços de uma empresa. Por isso, idealmente, os dados devem ir desde a etapa de requisição até o pagamento do fornecedor.

Considerando as seções de dashboards de compras, alguns exemplos das que não podem faltar para montar um painel completo, são:

• gastos por categoria: separando os produtos/serviços por grupos de acordo com a origem, característica, utilidade, setor requisitante, ou outro critério conforme o fluxo operacional do negócio;

• gastos com fornecedor: apontando qual gera mais custos para a empresa, ajudando a identificar se é possível reduzir esse investimento;

• total de pedidos feitos por período: podendo separar esse registro por semana, quinzena, mês ou outro intervalo, bem como por departamento;

• status dos pedidos: apontando quais foram concluídos, quais não e em que fase da jornada de aquisição está cada um;

• níveis de estoque: a fim de evitar compras a mais que aumentam os gastos, ou a menos que podem levar à ruptura;

• templo de ciclo da compra: que é o período entre o recebimento da requisição até a entrega do produto/serviço e pagamento do fornecedor;

• descontos e incentivos: percentuais de economia, que estão diretamente alinhado ao saving, que explicaremos melhor mais adiante;

• comparação de gastos: realizando um paralelo entre períodos, dando uma visão de quais geraram mais gastos para o negócio e por quais motivos

• conformidade: para monitoramento do atendimento de leis e normas por parte das empresas fornecedoras para garantir o compliance.

Aqui, é importante destacarmos que essas são sugestões de seções entre as que costumam ser mais usadas entre as empresas. Entretanto, essa é uma ferramenta totalmente customizável, que pode (e deve) ser adaptada de acordo com as necessidades do seu negócio.

Como fazer um dashboard de compras? 4 passos!

Existem diferentes maneiras de fazer um dashboard de compras, e o primeiro passo para isso é escolher a solução que servirá como base para a construção desse painel de controle.

Em seguida é preciso considerar qual o objetivo desse painel e quais indicadores serão utilizados. Questões como escolha de cores, layout e tipos de gráficos também precisam ser avaliadas.

Então, se pretende montar um painel como esse, sabia que os passos para fazer um dashboard de compras são:

1. escolher uma base de construção; 

2. definir o objetivo desse painel de controle;

3. selecionar os KPIs de compras;

4. determinar a parte visual.

Veja, a seguir, todos os detalhes sobre cada uma dessas etapas.

1. Escolher uma base de construção 

Entre as bases para construção de um dashboard, as que costumam ser mais utilizadas são:

• Excel: editor de planilhas da Microsoft (com versão gratuita e paga);

• Cyfe: plataforma online com modelos pré-criados (ferramenta paga);

• Klipfolio: ferramenta online para criação de painéis de controle (solução paga);

• Google Data Studio: ferramenta que transforma dados em relatório e painéis (gratuita);

• Power BI: programa da Microsoft com soluções de análise de dados, elaboração de relatório e gráficos (com versão gratuita e paga).

Para escolher qual usar, você pode considerar questões como orçamento disponível, já que, conforme apontamos, algumas dessas ferramentas são pagas. 

Outros critérios podem ser o nível de conhecimento que o profissional responsável pela construção do dashboard tem sobre cada base, e a facilidade de uso dessas plataformas.

2. Defina o objetivo desse painel de controle

Basicamente, existem três tipos de dashboard. Por isso, o segundo passo da criação de um painel de controle consiste em identificar qual é a necessidade do setor de compras e elaborar um painel digital de controle compatível com essa carência.

Entre os modelos de dashboard que podem ser criados estão:

• dashboard operacional: formado por métricas relativas às operações do negócio, permite acompanhar o desempenho dos processos organizacionais, por exemplo, atraso nas entregas; 

• dashboard tático: composto por indicadores-chave de performance, contribui para as tomadas de decisão e para o alcance de objetivos;

• dashboard estratégico: formado por KPIs que ajudam a embasar a definição de estratégias, apontando de maneira visual quais ações estão dando certo e quais não estão.

3. Selecione os KPIs de compras 

E já que estamos falando de KPIs, ou seja, sobre indicadores de desempenho em compras, o terceiro passo consiste em escolher quais abastecerão o dashboard que está sendo criado.

Entre os principais KPIs de compras que podem ser usados para essa finalidade, estão:

• custo de produtos: aponta os gastos referentes a cada pedido realizado;

• qualidade de produtos: permite avaliar se o padrão de qualidade pré-estabelecido para o item ou serviço foi atendido; 

• precisão da compra: alinha quantidade em estoque ao volume que precisa ser adquirido;

• lead time: mensura o tempo entre o envio do pedido ao fornecedor e a entrega do produto e/ou serviço por esse parceiro comercial;

• qualidade das entregas: avalia se o fornecedor cumpre com os prazos de entrega determinados previamente;

• evolução de custo: aponta os reajustes de preços e o reflexo dessa mudança na receita da empresa;

• prazo de pagamento: equipara o valor e prazo de pagamento acordados com o fornecedor, ao valor e prazo de pagamento apontados ao cliente final;

• performance de fornecedores: permite uma avaliação de desempenho dos fornecedores, mensurando pontos como preço, prazo, qualidade, entre outros;

• savings: aponta economias que foram geradas em negociações feitas com determinado fornecedor.

Quanto ao saving de compras que acabamos de mencionar, é preciso destacar que compradores atualizados e engajados entendem que buscar esse critério a qualquer custo pode comprometer a qualidade do que é entregue e o relacionamento com os fornecedores.

Por evitar isso, é essencial equilibrar resiliência, inovação e diversificação na base de fornecedores.

4. Determinar a parte visual 

Por fim, deve-se pensar na parte visual do dashboard de compras. Quanto a isso, cores são muito bem-vindas e ajudam a identificar rapidamente os resultados.

Juntamente a esse recurso, é indicado estruturar um design visualmente simples, porém completo no que se refere às informações, além de intuitivo e de fácil leitura. Esse cuidado ajuda a evitar interpretações erradas ou dificuldade de encontrar os dados desejados.

O formato dos gráficos também podem refletir na análise. Por isso, escolha formas que tornem a identificação de resultados clara.

Quanto um dashboard de compras pode ser útil para sua empresa?

Essa ferramenta é bastante útil porque dá uma visão geral, e fácil de ser compreendida, de como está a evolução e os resultados de diversas etapas do processo de compras do negócio. 

Mesmo com uma visualização rápida, é possível obter informações importantes para embasar decisões, a exemplo de comprar ou não um determinado produto no momento em que a requisição de compras é recebida.

Veja, por exemplo, o que você encontra no dashboard do sistema da Linkana, voltado para a otimização da homologação de fornecedores, uma das principais etapas de um processo de compras eficiente e estratégico:

7 vantagens de um dashboard de compras

Apenas com esse exemplo, já dá para ter uma boa ideia do quanto essa ferramenta é útil e facilita o dia a dia do time de compras e procurement, não é mesmo?

Para deixar essa percepção ainda mais clara, confira as principais vantagens que podem ser obtidas com o uso de um dashboard de compras:

1. identificação mais rápida de oportunidades de economia financeira: decorrente da verificação de quais departamentos gastam mais com compras e por quais motivos, por exemplo;

2. aumento da eficiência da cadeia de suprimentos: por conta da identificação de gargalos operacionais e, até mesmo, de previsão de demandas;

3. realização de negociações mais eficientes com os fornecedores: pois os dados ajudam a acompanhar a performance desses parceiros comerciais, bem como seus pontos fortes e fracos;

4. aprimoramento da gestão de riscos: por conta do monitoramento mais preciso de indicadores, como os relacionados a perdas financeiras, desabastecimento, entre outros;

5. melhor embasamento para tomadas de decisão: que passam a ser feitas a partir de dados analisados em tempo real;

6. melhora da comunicação entre os departamentos: especialmente quando o dashboard de compras contempla dados financeiros, de estoque, vendas, entre outros;

7. aumento da qualidade dos itens comprados ou soluções contratadas: condição que eleva a qualidade do que é entregue ao cliente final, melhorando a imagem da empresa, o relacionamento com os consumidores e gerando um importante diferencial competitivo.

Existe alguma solução que deixa o controle de compras mais simples?

Sim! Existem diversas ferramentas que podem ser usadas para melhorar o controle do processo de compras de um negócio. Elas vão desde sistemas voltados para gestão de estoque, até os direcionados para gerenciamento de gastos.

A etapa de homologação de fornecedor, por exemplo, pode ser feita com a ajuda do sistema da Linkana, lembrando que a contratação de empresas fornecedoras aptas e qualificadas é essencial para garantir um bom fluxo de compras e de abastecimento.

E a melhor maneira de descobrir se esses parceiros atendem todos os critérios necessários, é realizando uma avaliação precisa de cadastros e documentos.

Como a Linkana ajuda sua empresa?

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Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. 

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Assista a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e entenda o que é e como funciona um SRM.

Por que usar a nossa solução para homologar fornecedores?

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