7 motivos para centralizar os dados de fornecedores

Centralizar os dados de fornecedores consiste em usar uma ferramenta que permita reunir, em um mesmo ambiente, todas as informações e análises feitas sobre esses parceiros de negócio — a exemplo do software de gestão de fornecedores da Linkana.

Em outras palavras, isso significa que, ao invés de ter vários cadastrados "espalhados" por todo o departamento de procurement, em sistemas e/ou computadores distintos, ou sob a responsabilidade de funcionários diferentes, toda a equipe tem acesso a um banco de dados único, completo e otimizado.

Essa definição, por si só, já indica como essa facilidade pode aumentar a produtividade e ajudar a encontrar fornecedores realmente qualificados em menos tempo, concorda?

Mas além dessa, há diversas outras razões para centralizar dados de fornecedores. E são as sete que mais se destacam que apresentaremos neste artigo.

Por isso, continue a leitura e confira, agora, quais são esses motivos.

Por que centralizar dados de fornecedores?

Entre as razões pelas quais vale a pena centralizar dados de fornecedores estão:

• obtenção de uma visão mais ampla de toda a rede de fornecedores

• chances maiores de negociações melhores

• melhora do relacionamento entre os departamentos

• criação de uma fonte de supplier data mais confiável

• cadastro de fornecedores sempre atualizado

• acesso rápido à documentação dos fornecedores

• aumento da produtividade dos times

Obtenção de uma visão mais ampla de toda a rede de fornecedores

Parece meio óbvio, mas é importante lembrar que ao centralizar os dados dos seus fornecedores fica muito mais fácil ter uma visão geral de todos os potenciais provedores com os quais a sua empresa pode trabalhar.

Uma das maiores vantagens por trás disso é a otimização das buscas, visto que essa concentração de informações facilita o encontro de um fornecedor qualificado sempre que  necessário. Em situações emergenciais, essa facilidade e redução de tempo se tornam ainda mais significativas.

Chances maiores de negociações melhores

Ao ter todos os cadastros em um mesmo ambiente, as chances de fazer negociações melhores também aumentam. O motivo é que se torna mais simples comparar fornecedores que oferecem produtos e/ou serviços semelhantes. 

Com isso, comparações de preços e prazos, por exemplo, ficam muito mais claras, rápidas e precisas de serem feitas.

Melhora do relacionamento entre os departamentos

É certo que é importante ter um setor específico para lidar com os fornecedores e cuidar de toda a parte burocrática que envolve essa relação. No entanto, quando isso gera o chamado "silos de dados", que é o isolamento de informações, essa prática pode comprometer o relacionamento entre departamentos.

A ideia de um sistema de supplier data centralizado é, também, facilitar que outras áreas da empresa possam encontrar bons fornecedores, o que tende a ajudar suas tomadas de decisão no que se refere à obtenção de provedores para os seus processos.

Criação de uma fonte de supplier data mais confiável

Seguindo essa mesma linha de raciocínio, não apenas o departamento de procurement se beneficia com a centralização de dados de fornecedores, mas o negócio como um todo. Afinal, só serão inseridos nesse cadastro empresas realmente qualificadas, cujos documentos já tenham sido devidamente verificados e com o checklist para avaliação de fornecedores já concluído, gerando uma fonte de informações realmente confiável. 

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Cadastro de fornecedores sempre atualizado

Outro motivo que reforça a importância da centralização de dados para a gestão de fornecedores é que essa forma de atuação facilita a atualização dos dados cadastrais desses parceiros.

Isso acontece porque, uma vez que se usa um único sistema, as informações pertinentes a cada um dos fornecedores estão juntas. Dessa forma, se um ou outro dados precisar de ajuste, é possível realizar essa operação de maneira rápida e simples, sem comprometer o que já está registrado.

Acesso rápido à documentação dos fornecedores

São vários os documentos necessários para a homologação de fornecedores, e alguns deles podem necessitar de atualização de tempos em tempos.

Quando se usa um sistema de supplier data centralizado, a consulta a essas documentações e seus prazos de validade também é otimizada e muito mais precisa , reduzindo o tempo necessário para realização dessa tarefa e até ajudando a diminuir falhas humanas.

Aumento da produtividade dos times

E por motivos como o que acabamos de citar é que centralizar os dados de fornecedores colabora para aumentar a produtividade dos times. 

Isso acontece porque tudo o que é preciso para fazer um bom gerenciamento está disponível em um mesmo sistema, o que diminui o tempo de várias ações e tarefas, tais como busca de fornecedores, comparação de preços, atualização de dados cadastrais, entre outros.