Controle de compras: o que é, qual a importância e como fazer?

O controle de compras consiste em gerenciar tudo o que é necessário adquirir para uma empresa funcionar corretamente. Essa atividade inclui uma boa gestão de aquisição de matéria-prima e/ou contratação de serviços terceirizados, a fim de garantir a continuidade das operações da companhia.

De forma prática, esse gerenciamento significa saber quando e quanto comprar, de modo que a definição não gere déficit ou superávit no estoque de insumos. No que se refere à contratação de terceiros, é uma maneira de não firmar contratos prejudiciais para o negócio.

Sabemos que o setor de compras e procurement de uma empresa é uma das bases para o seu crescimento. Nesse sentido, fazer um bom controle do que se adquire ou contrata é um dos melhores caminhos para reduzir custos e potencializar a lucratividade da companhia, principalmente quando o fator qualidade também é colocado em pauta.

Inclusive, uma pesquisa da Deloitte revelou que companhias que adotam práticas avançadas de controle e gestão de compras têm a chance de diminuir os custos em até 12%. Consequentemente, esse resultado gera um aumento significativo na margem de lucro.

Essa estratégia se confirma por este estudo conduzido pela Harvard Business Review, o qual apontou que organizações que gerenciam custos com sucesso conseguem, ao mesmo tempo, alcançar o crescimento. 

Somado a esses pontos, um gerenciamento de compras efetivo contribui para a identificação de bons fornecedores, realmente capazes de atender às necessidades e às demandas da empresa.

Apesar de todos esses pontos positivos, a dúvida que muitos gestores têm é: como fazer todo esse gerenciamento da maneira certa para garantir resultados tão bons quanto os que acabamos de citar? 

Você também precisa de uma resposta? Então, siga a leitura deste artigo e confira o que é, qual a importância e como fazer um controle de compras realmente eficaz.

O que é controle de compras?

O controle de compras é um conjunto de práticas que contribuem para um negócio adquirir, de maneira consciente e eficiente, tudo o que é preciso para a continuidade de suas atividades. Esse processo vai desde a identificação da necessidade à efetivação da aquisição ou contratação.

Esse modelo de gerenciamento tem, como principal objetivo, alinhar três pontos:

• os níveis de estoque;

• a necessidade de matéria-prima, insumos e serviços terceirizados;

• a parte financeira da empresa.

É possível dizer, ainda, que a proposta dessa gestão é garantir a compra exata dos itens/serviços que o negócio precisa, na quantidade e tempo certo, a fim de evitar desperdícios e gastos financeiros desnecessários.

Por esse motivo, um controle de compras eficiente inclui atividades como:

• análise de necessidade real: a exemplo da comparação das requisições de compras enviadas pelos departamentos com o disponível em estoque, e a previsão de volume de vendas;

• implementação de uma política de compras: para definir diretrizes como limite de gastos gerais e por departamento, critérios de contratação de fornecedores e fluxo de aprovação das requisições;

• adoção de técnicas de monitoramento de estoque e inventário: como o Just-In-Time (JIT) que visa compras enxutas, ou o Automatic Replenishment Method, método de reposição automática.

Leia também: "Políticas de compras: 7 passos para definir a da sua empresa"

Quais são os principais objetivos do controle de compras?

Somado ao que acabamos de mencionar, um controle mais preciso do que se adquire ou contrata em uma empresa também tem os seguintes propósitos:

• melhorar o relacionamento com os fornecedores: ao evitar, por exemplo, pedidos com quantidades ou descrições erradas, fora do prazo, e demais falhas que podem afetar a dinâmica e a transparência da parceria;

• reduzir gastos: por meio de um acompanhamento mais pontual do que comprar, prática essencial para evitar aquisições desnecessárias;

• garantir o fluxo de abastecimento: o que impede paradas nas atividades devido à falta de matéria-prima, insumos ou de serviços terceiros essenciais.

Sugestão de leitura: "4 estratégias para fazer uma redução de gastos em compras e aumentar o faturamento da empresa"

Qual a importância do controle de compras?

No que se refere à importância do controle de compras, a prática ajuda a:

• aumentar a economia nos processo de aquisição de bens e serviços;

• melhorar o controle de qualidade dos itens adquiridos e serviços contratados;

• aprimorar a gestão de estoque e a gestão financeira;

• alcançar um bom fluxo de compras;

• reduzir, ou até mesmo eliminar, o risco de desabastecimento.

Aproveite e leia também: “Riscos na cadeia de suprimentos: quais são e como evitá-los?”

Como fazer planejamento de compras? 6 passos!

Porém, antes de controlar, é preciso planejar o que adquirir, certo? É neste ponto que entra o planejamento de compras. Trata-se de uma atividade estratégica utilizada para prever as necessidades de abastecimento de um negócio e definir parâmetros para atender a essas carências.

Um planejamento eficaz assegura a compra dos itens certos na hora certa, e garante o suprimento de toda a demanda de vendas. Esse plano também ajuda a atender com precisão os clientes finais e a destacar a empresa dos concorrentes por conta de critérios como qualidade e eficiência.

Para montar um bom planejamento de compras para a sua companhia, os passos mais indicados são:

1. identificar as necessidades de compras e contratação;

2. analisar o orçamento disponível;

3. encontrar fornecedores compatíveis com o que precisa adquirir;

4. definir o fluxo de compra;

5. usar KPIs de compras para acompanhar os resultados;

6. adotar ferramentas tecnológicas para otimizar etapas.

Abaixo, apresentamos detalhes de cada um.

1. Identificar as necessidades de compras e contratação

Nem sempre é preciso esperar um departamento enviar a requisição de compra para saber o que precisa adquirir. 

Ao levantar e analisar critérios como volumes anteriores de vendas, projeções de demandas, mudanças do setor e comportamento dos consumidores, é possível prever insumos, matérias-primas e serviços que a empresa precisa.

Outra estratégia consiste em elaborar um planejamento de compras por períodos — a exemplo de trimestral, semestral ou mesmo anual —, para itens recorrentemente adquiridos, e deixar espaço para compras extras ou emergenciais.

2. Analisar o orçamento disponível

O planejamento orçamentário precisa andar conjuntamente ao de compras. Afinal, de nada adianta identificar uma necessidade de aquisição se a empresa não tiver dinheiro para efetivá-la, concorda?

Por esse motivo, o ideal é que a área de compras e procurement se comunique direta e constantemente com o setor financeiro, para garantir o alinhamento orçamentário e também para manter a saúde financeira da companhia.

3. Encontrar fornecedores compatíveis com o que precisa adquirir

Nesta parte do planejamento de compras, você já sabe o que precisa adquirir e quanto tem de dinheiro para essa atividade. Agora, precisa encontrar fornecedores que entreguem os produtos ou serviços necessários a preços compatíveis com o seu orçamento.

Essa busca é possível de diversas maneiras, por exemplo:

• pesquisa na internet;

• indicação de outros parceiros de negócio;

• ampliação do networking;

• entre outras possibilidades.

Após usar uma ou mais dessas estratégias e montar uma lista com as empresas fornecedoras que aparentam capacidade para atender à sua, é preciso confirmar essa suposição por meio do processo de homologação. 

Porém, como essa atividade engloba várias etapas, inclusive análise de diversos riscos, contar com a ajuda da tecnologia é fundamental.

Com a solução da Linkana, por exemplo, você economiza tempo na homologação de fornecedores ao automatizar e integrar aprovações de maneira simples e rápida.

Veja, no vídeo abaixo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, tudo o que oferecemos para a sua empresa.

 4. Definir o fluxo de compra

Quem são os responsáveis pela aprovação das requisições de compras? Após aprovado o pedido, qual caminho precisa seguir até chegar à fase de recebimento do produto ou serviço?

Se olhar de fora, você verá que o fluxo de compras é bastante complexo. Inclui, por exemplo, a participação de várias pessoas e departamentos, a parte de pesquisa de fornecedores e a contratação.

Para não haver falhas na dinâmica, é fundamental definir e alinhar todos os pontos detalhada e estrategicamente. Assim, todas as vezes que o time de compras precisar adquirir ou contratar algo, saberá exatamente o que fazer. 

Inclusive, temos um artigo que ajudará você com essa organização. Não deixe de conferir: “Como montar um fluxograma de compras? Passo a passo completo!”

5. Usar KPIs de compras para acompanhar os resultados

Os KPIs de compras são métricas que revelam o desempenho dessa atividade e todos os pontos relacionados. Utilizar esses indicadores é a melhor forma de descobrir se as estratégias adotadas geraram o resultado esperado ou não.

Esse recurso melhora o planejamento e o controle de compras porque ajuda a, por exemplo:

• identificar oportunidades de redução de custos;

• aumentar a qualidade das aquisições;

• fortalecer o relacionamento com os fornecedores;

• melhor a visibilidade dos processos.

Alguns KPIs de compras que não podem faltar na sua análise são:

• ​​custo de produtos;

• qualidade de produtos;

• precisão da compra;

• savings;

• lead time;

• qualidade das entregas;

• evolução de custo;

• taxa de devolução;

• performance de fornecedores.

6. Adotar ferramentas tecnológicas para otimizar etapas

A automação no controle de compras é essencial, pois otimiza a realização de diversas atividades, aumenta a produtividade e reduz erros. Inclusive, usar a tecnologia logo na etapa do planejamento potencializa os resultados e ajuda a tomar decisões melhores.

Uma ótima alternativa é mesclar o uso de diferentes soluções, como softwares de compras e de gestão de fornecedores, a exemplo da Linkana + Coupa e da Linkana + SAP Ariba.

Combinações como essas aumentam a visibilidade, facilitam a gestão, permitem explorar melhor o potencial das ferramentas e gerar insights mais poderosos para o time de compras.