Gestão de Fornecedores
Como deve ser feito um contrato de fornecimento? Observe esses 5 detalhes fundamentais
A relação com os fornecedores representa um dos principais pilares de grandes empresas, afinal, eles são responsáveis por fornecer insumos, serviços ou até mesmo produtos finalizados que são estratégicos para qualquer empreendimento. Diante disso, uma ferramenta que pode proporcionar bons negócios para a sua organização é o contrato de fornecimento.
O contrato de fornecimento é um documento com valor jurídico utilizado para as operações comerciais da sua instituição com fornecedores e que traz uma segurança para ambas as partes.
Quer descobrir como isso é possível? Entenda em detalhes o que é o contrato de
fornecimento e conheça cinco aspectos fundamentais que devem constar nele!
O que é um contrato de fornecimento?
Um contrato de fornecimento é um documento que estabelece todos os termos presentes na relação entre um fornecedor e um cliente, protegendo ambos contra eventuais adversidades. Ele se caracteriza como um vínculo de obrigações em uma parceria comercial.
Qualquer empresa que necessite de matérias-primas, insumos, produtos ou serviços específicos para a continuidade dos seus negócios deve elaborar esse contrato com o objetivo de evitar os riscos de falhas na cadeia de suprimentos, como a falta de insumos e entregas fora do prazo.
Esse documento tem diversos fins, mas um grande ponto positivo dele é propiciar preços com descontos e outros benefícios que o fornecedor pode dar ao cliente em troca de um período específico de duração do contrato de fornecimento.
Entre as principais vantagens de contar com um contrato de fornecimento estão:
garantir a segurança jurídica dos dois negócios;
assegurar uma frequência de fornecimento;
estabelecer direitos e deveres de todos os envolvidos;
evitar fraudes no fornecimento.
Isso porque é neste documento que são definidas questões como:
meios de entrega;
condições e prazos de pagamento dos fornecedores;
quantidades desejadas;
prazos de entrega;
valores;
exigências que os itens comprados devem cumprir;
frequência das entregas;
quem irá receber os itens.
Com tudo isso pactuado no contrato de fornecimento, o cliente sabe exatamente o que esperar da mercadoria, quando e em quais condições ela será entregue e o fornecedor está ciente do que o contratante precisa e como o pagamento será feito.
Isso assegura que ambas as partes irão cumprir com as suas responsabilidades, o que ajuda tanto na confiança mútua, quanto nas estratégias e planejamento de compras e vendas a longo prazo das duas empresas.
Para transmitir essa segurança e ser tão estratégico, a principal característica do contrato de fornecimento é a continuidade da relação firmada por um período previamente estabelecido, que pode ser de um mês, seis meses, um ano ou mais.
Como deve ser feito um contrato de fornecimento?
Os cinco principais aspectos que devem ser observados ao se criar um contrato de fornecimento são os listados abaixo.
1 - Descreva os direitos e deveres de cada um
Essa é a essência de qualquer contrato de fornecimento. Aqui estão descritos os direitos e deveres de cada negócio, incluindo:
as condições ideais de entrega dos produtos;
as quantidades necessárias;
quem irá receber os itens e verificar a sua integridade;
qual é o parâmetro de qualidade.
Nenhum detalhe que a sua organização considere essencial pode ficar de fora. Inclua todos esses dados de maneira clara, para que não haja dúvidas.
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2 - Defina prazos de entrega e condições de pagamento
Os prazos e condições de pagamento são um dos principais itens nos quais ambas as empresas podem se beneficiar de um contrato de fornecimento.
A sua instituição provavelmente lida com fornecedores de diversos tamanhos, desde pequenos até grandes empreendimentos. Por isso, é interessante refletir individualmente sobre os termos de pagamento para cada um deles, chegando a um consenso que beneficie vocês dois.
Você pode considerar pagamentos adiantados, parcelados ou até mesmo para depois de 30 dias corridos ou menos, com algum tipo de desconto. Estabeleça também se haverá correção monetária ao longo do contrato de fornecimento.
3 - Estabeleça consequências para situações de perdas e danos
A cláusula de perdas e danos visa prevenir qualquer adversidade vinculada à falta de fornecimento justificada, fixando uma multa pela não entrega.
Essa seção do contrato de fornecimento garante que a multa vai equivaler ao prejuízo equivalente pela ausência do insumo. Isso faz com que muitas vezes o fornecedor prefira encontrar alguma maneira de cumprir com as suas obrigações do que pagar o valor equivalente à sanção.
4 - Inclua cláusulas de multas e sanções
Atrelada à cláusula de perdas e danos está a de multas e sanções, outra seção importante do contrato de fornecimento.
Aqui estão definidas as punições referentes às perdas e danos causadas por problemas no fornecimento e multas para casos de rescisão não comunicada, falta de pagamento ou de entrega, demarcando bem os direitos e deveres de ambas as partes.
Tudo isso traz segurança tanto para a sua instituição quanto para os seus parceiros comerciais.
5 - Determine um prazo do contrato e aviso prévio de rescisão contratual
A vigência da relação descrita no contrato de fornecimento é crucial para que os dois lados do negócio possam se organizar para realizar as entregas e pagamentos dentro do período acordado.
Isso também permite que caso a sua empresa queira procurar um novo fornecedor ao fim do contrato, ela possa fazer isso antes, diminuindo os efeitos negativos dessa transição.
O mesmo vale para o empreendimento contratado que por ventura queira encerrar o contrato e tenha que avisar com antecedência, garantindo o fornecimento até o final da relação.
No fim das contas, lembre-se também de utilizar uma linguagem simples e de fácil
compreensão por quem irá assinar o contrato de fornecimento, afinal, o principal objetivo é gerar um entendimento entre vocês.
Como avaliar os possíveis fornecedores da minha empresa?
Antes de fazer um contrato de fornecimento para assegurar a compra e recebimento de produtos de alta qualidade, é preciso fazer um processo de cadastro e homologação rigoroso para escolher apenas os fornecedores mais confiáveis, transparentes e seguros do mercado.
A sua organização tem se preocupado com isso? Nessa jornada, é fundamental contar com a ajuda da tecnologia para facilitar esse processo.
A Linkana, por exemplo, atua no processo de cadastro, certificação e homologação de empresas terceirizadas de maneira ágil e segura, com o objetivo de facilitar o trabalho do setor de compras, finanças e compliance.
A Linkana permite a consulta das bases de informações públicas e privadas, uma ação indispensável para avaliar a saúde financeira, processos legais existentes e cumprimento das principais normas vigentes por parte de um empreendimento comercial, para confirmar a sua confiança e credibilidade.
O resultado de tudo isso é a contratação de fornecedores com riscos reduzidos e a diminuição da probabilidade de futuros problemas para a empresa contratante, em decorrência de irregularidades com os parceiros comerciais.
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