Compras e procurement: quais são as diferenças entre essas áreas?

O setor de supply chain engloba diversas áreas que estão presentes desde a obtenção de matéria-prima até a entrega do produto ou serviço ao consumidor final. Dentro dessa cadeia, existem dois departamentos que desempenham um papel importante nas estratégias e planejamento para obtenção de bens, que são compras e procurement. 

É importante ressaltar que para oferecer serviços e produtos de qualidade, os processos de compras e procurement precisam estar bem estruturados, delimitados e otimizados. 

Para isso, é importante conhecer o que compreende cada área, como funcionam e qual a importância de ter sistemas organizados e funcionando de maneira integrada nesses setores.

Por conta disso, neste artigo falaremos sobre essas duas áreas, como integrá-las e tornar a cadeia de suprimentos cada vez mais proveitosa dentro da empresa. 

Neste conteúdo abordaremos as seguintes questões: 

• O que é procurement? 

• Como funciona o processo de procurement?

• A importância de procurement para a empresa

• O que é compras?

• Quais são as etapas do processo de compras?

• A diferença de compras e procurement

• Como automatizar a estratégia de compras e procurement do seu negócio

De maneira detalhada conheça as áreas responsáveis pela obtenção de mercadorias e planejamento estratégico para gestão dos fornecedores da empresa. Acompanhe!

O que é procurement? 

Procurement é um processo de estratégias para o abastecimento da empresa, dentro do setor de supply chain, pode ser definido como um conjunto de etapas desde a pesquisa de mercado até o fechamento de contratos. 

A estratégia montada a partir do procurement tem papel fundamental para adaptar a cadeia de suprimentos de acordo com a dinâmica da empresa e do mercado.

Isso porque, o objetivo principal desse conceito é monitorar e acompanhar o fluxo de demandas para, assim, montar um planejamento que priorize os lucros da companhia. 

Além desse propósito, ele também visa identificar, controlar e reduzir os gastos diretos e indiretos que influenciam no resultado do negócio. 

A estratégia de procurement soma o processo de compras com os elementos da cadeia de suprimentos e ferramentas de suporte a fim de integrar os conhecimentos para potencializar os resultados financeiros. 

Como funciona o processo de procurement?

O funcionamento do processo de procurement vai muito além de apenas montar uma estratégia de aquisição para bens materiais. Ele também envolve todas as ações relacionadas à pesquisa de mercado, avaliação de fornecedores, negociação de contratos e compras. 

Lembrando que, para saber a diferença de compras e procurement, é preciso conhecer as particularidades de cada um. Portanto, falaremos agora, detalhadamente, sobre como funciona procurement em uma empresa, separando esse processo por etapas, que são:

1. identificação das necessidades da empresa; 

2. solicitação de uma ordem de compra;

3. avaliação de fornecedores;

4. negociação de preços e termos de contrato;

5. realização do pedido de compra;

6. recebimento e inspeção dos itens;

7. efetivação de uma correspondência de 3 vias;

8. aprovação do pagamento e manutenção de documentos.

1. Identificação das necessidades da empresa 

A primeira etapa do procurement é conhecer o que é indispensável para empresa, ou seja, se há alguma necessidade ou demanda de materiais importantes no negócio em geral. 

Para essa etapa a responsabilidade pode ser desde proprietários, funcionários, gerentes, executivos e chefes de departamentos. 

2. Solicitação de uma ordem de compra

A ordem de compra é solicitada e, dependendo da empresa, pode ser feita de diversas formas, tais como por meio de ferramentas tecnológicas ou manualmente. 

As solicitações de compras são avaliadas, geralmente, por um gerente de compras ou administrador financeiro. Quando aprovada, é gerada uma ordem de compras.

3. Avaliação de fornecedores

A gestão de fornecedores é feita pela companhia para que os insumos comprados e serviços contratados possam ser de qualidade e confiabilidade. 

Os fornecedores são empresas ou vendedores que possuem itens e mercadorias necessárias para o negócio e normalmente compõem um catálogo de fornecedores. A empresa deve priorizar a qualidade dos fornecedores e fazer uma avaliação detalhada para assim selecionar e homologar de forma eficiente. 

4. Negociação de preços e termos de contrato 

Após a seleção dos fornecedores, a equipe ainda pode negociar os preços e termos contratuais. 

Geralmente, a empresa negocia preços por quantidade, tempo de entrega, devolução e qualquer outro tópico que desejar, desde que ambas partes entrem em acordo.  

5. Realização do pedido de compra

O pedido de compra é uma forma de contrato relacionado a uma compra específica com descrição detalhada de todos os termos e condições já previamente discutidas. É um documento formal para oficializar os pedidos e manter a segurança nas transações.

6. Recebimento e inspeção dos itens

A parte de receber, inspecionar e aceitar o recebimento de mercadorias é feita de acordo com regras e normas da empresa. Além disso, as condições de devolução são tratadas de acordo com ambas as partes. 

7. Efetivação de uma correspondência de 3 vias

A correspondência de 3 vias, ou tripartida, é a junção de três documentos principais de aquisição que garante mais segurança para as transações, englobando as ordens de compra, relatório de itens e a fatura de fornecedores. 

Essa etapa tem como objetivo evitar qualquer discrepância que possa prejudicar a empresa. 

8. Aprovação do pagamento e manutenção de documentos

Como última etapa deve-se aprovar o pagamento do fornecedor e manter sempre arquivado os registros das etapas anteriores e documentos transacionais para que evite desafios futuros quanto a divergências. 

Além de que, em uma auditoria nos setores, os documentos podem ser pedidos para comprovar a eficácia dos processos.

Qual a importância de procurement para as empresas?

Uma estratégia de procurement é importante para a empresa, visto que impacta diretamente os lucros do negócio. Isso acontece porque, para que haja saldos positivos no fechamento de contas, é necessário que o custo de aquisição seja menor que o valor de vendas de um produto. 

O procurement pode auxiliar na aquisição de melhores produtos e serviços por preços acessíveis, corroborando, assim, para a margem lucrativa da empresa. 

Além disso, uma boa estratégia de procurement aborda questões que tem como objetivo eliminar ou reduzir os desperdícios de recursos e tempo para a execução de tarefas — o lean procurement, por exemplo, envolve a tecnologia para facilitar esse escopo. 

A metodologia de lean aplicada ao setor de procurement é capaz de encontrar os pontos-chaves para o melhor funcionamento da empresa e concentra os investimentos. 

As ferramentas tecnológicas automatizam as tarefas burocráticas, economizando tempo e recursos financeiros. 

O que é compras?

O processo de compras é um conjunto de tarefas que envolvem adquirir bens e serviços. Como visto, é uma das etapas da estratégia de procurement com o objetivo final de obter recursos para a empresa. 

A etapa de compras é operacional, envolvendo a criação e aprovação de pedidos com prazos para faturamento e pagamentos. 

De maneira resumida, compras consiste em adquirir e pagar por algo dentro de uma empresa. As responsabilidades que cabem a etapa de comprar são as seguintes: 

• recebimento e interpretação das demandas de gastos;

• criação e gestão de pedidos;

• recebimento e inspeção de produtos e serviços;

• autorização de pagamentos para o financeiro. 

Quais são as etapas do processo de compras?

Como mencionado, cabe ao processo de compras atender desde o recebimento de demandas e solicitações de materiais, serviços e recursos, até o pagamento do fornecedor. 

Para entender melhor a diferença entre compras e procurement, é preciso compreender todos os estágios que correspondem a função de compras. 

No caso, a compra em si já tem uma quantidade de tarefas que prioriza as solicitações da empresa perante ao fornecedor. Ou seja, está diretamente relacionada a efetivar a aquisição de mercadorias necessárias para o negócio. 

Isso porque, o relacionamento com os fornecedores, além da procura pelo melhor, é de responsabilidade do processo de procurement. Portanto, as etapas podem ser explicadas da seguinte forma: 

• recebimento de uma ordem de compra;

• comunicação de compra antecipado ao fornecedor;

• guarda dos recibos de mercadoria;

• efetivação a fatura;

• correspondência de 3 vias;

• pagamento de mercadorias.

Recebimento de uma ordem de compra 

Ao receber uma demanda ou ordem de compra, o responsável é incumbido de analisar a necessidade da empresa, custos e até mesmo orçar os itens com fornecedores para identificar o melhor preço.

Comunicação de compra antecipado ao fornecedor 

Nessa etapa, dependendo do fluxo da empresa com o fornecedor, alguns ainda exigem um certo prazo para que seja efetuado o pedido de compra. 

Isso porque, algumas empresas que fornecem mercadorias precisam identificar a quantidade de estoque e se programar para entregar os produtos. 

Guarda dos recibos de mercadoria 

Após efetuar orçamentos e comprar as mercadorias é preciso arquivar os recibos e documentos emitidos nas interações com os fornecedores. 

Lembrando que, como serão armazenados depende da padronização de cada empresa, podendo novamente, ser manualmente ou por meio de softwares de gestão. 

Efetivação a fatura 

A fatura deve ser gerada a partir das mercadorias recebidas e é importante verificar se não houve problemas no recebimento ou divergências nos produtos solicitados. Sendo então, imprescindível uma boa estratégia de comunicação e acesso às informações para todos os profissionais responsáveis de cada área. 

Correspondência de 3 vias

A efetivação de compras é um segmento do processo de procurement. Portanto, essa etapa é a mesma que descrevemos anteriormente para esse processo.

Pagamento de mercadorias

O procedimento de pagamento pode ser efetivado pela área de compras ou encaminhado ao setor de faturamento, o que em alguns casos, é o mesmo responsável. Dessa forma, somente após toda realização dos esquemas anteriores é que a efetuação do pagamento é feita. 

É importante ressaltar que a ordem em que as etapas funcionam pode ser alterada de acordo com empresa, fornecedor, contratos, prazos entre outros tópicos.