Compras na cadeia de suprimentos: como melhorar esse fluxo?

Realizar um processo de compras na cadeia de suprimentos consiste em adquirir os produtos e/ou contratar os serviços necessários para a continuidade das operações de uma empresa. Essa atividade inclui etapas como pesquisa de preços, busca e contratação de fornecedores e monitoramento de entregas.

Percebe que vai além de apenas identificar os itens faltantes e emitir os pedidos de aquisições? Na verdade, esse gerenciamento é de extrema relevância, pois impacta os resultados de um negócio, e de diversas maneiras.

Só de você pensar que a qualidade do abastecimento reflete diretamente nas soluções comercializadas, já consegue entender melhor o que queremos dizer.

Atrasos na entrega, problemas logísticos, valores acima da média praticada pelo mercado são outros exemplos de questões relacionadas ao fluxo de compras na cadeia de suprimentos que influenciam o funcionamento e rentabilidade de uma empresa.

A dúvida de muitos gestores — que também pode ser a sua — é como realizar essa atividade com precisão e de modo que contribua com o crescimento e sucesso do negócio? 

Quer a melhor resposta? Basta continuar a leitura!

Qual a importância da área de compras na cadeia de suprimentos?

A área de compras na cadeia de suprimentos é a responsável por garantir o abastecimento de uma companhia, tanto de produtos quanto de serviços, e assegurar a continuidade das operações e o atendimento ao cliente final.

A própria natureza e atribuição desse departamento já deixa clara a sua importância. Afinal, sem as matérias-primas, insumos e prestação de serviços terceirizados alinhados com as soluções comercializadas é praticamente impossível uma empresa funcionar.

Um ponto que precisamos destacar é que essa participação independe do porte ou segmento do negócio. De material de escritório à contratação de sistemas de gestão, toda companhia precisa adquirir ou contratar algo para suas operações, concorda? 

Além disso, as compras na cadeia de suprimentos são o ponto de partida para os fluxos operacionais que garantem o bom atendimento às necessidades dos clientes finais e, por consequência, na rentabilidade do empreendimento.

Portanto, essa área é a responsável por identificar a melhor maneira de realizar aquisições e colocar as engrenagens da empresa em movimento em um ritmo harmonioso, sem sobrecarregar ou travar as etapas produtivas, nem afetar a margem de lucro ou comprometer os prazos de entregas dos itens aos consumidores.

Dica de leitura: "Como fazer uma boa gestão de compras: 4 práticas indispensáveis!"

Qual a diferença entre procurement e gerenciamento da cadeia de suprimentos?

A principal diferença entre procurement e gerenciamento da cadeia de suprimentos é o foco das atividades. 

O termo procurement se refere à execução de diversas práticas do setor de compras para maximizar a eficiência dos processos de aquisição e minimizar os riscos. Essa dinâmica inclui atividades como:

• identificação das necessidades de produtos e/ou serviços;

• busca, negociação e contratação de fornecedores;

• acompanhamento de entregas;

• confirmação de qualidade e quantidade;

• gestão de contratos;

• monitoramento da performance das empresas fornecedoras contratadas.

Já o gerenciamento da cadeia de suprimentos é mais amplo e complexo e inclui atividades relacionadas a:

• produção;

• gestão de fornecedores;

• controle de estoque;

• transporte e logística;

• feedback.

Entenda todos os detalhes no artigo: “Gestão da cadeia de suprimentos: GUIA para melhorar a sua!”

Como aumentar a eficiência no setor de compras na cadeia de suprimentos?

Estas são algumas das melhores práticas que você pode adotar para aumentar a eficiência no setor de compras na cadeia de suprimentos da sua empresa:

1. adotar o conceito de Strategic Sourcing;

2. utilizar a matriz de Kraljic;

3. definir KPIs para compras;

4. criar um programa de compliance;

5. promover a sustentabilidade;

6. aprimorar a gestão de riscos;

7. usar dados para embasar as decisões;

8. estimular a colaboração dos fornecedores;

9. implementar soluções tecnológicas para aprimorar e otimizar processos.

Vamos aos detalhes?

1. Adotar o conceito de Strategic Sourcing

O Strategic Sourcing, ou fornecimento estratégico, é um modelo de aquisição de bens e serviços pautado em avaliações técnicas, a exemplo da abertura de concorrência de fornecedores. 

Esse conceito proporciona inovação às compras na cadeia de suprimentos, pois transforma uma “central de pedidos” em um departamento com uma visão ampla e metódica para conduzir os processos de aquisição com inteligência e estratégia, a fim de elevar a eficiência operacional.

Também conhecida como matriz estratégica de abastecimento, essa metodologia utiliza a matriz de Kraljic como base para definir a importância de cada um dos insumos da rede de abastecimento — explicaremos sobre essa metodologia no próximo tópico.

Ao adotar o conceito Strategic Sourcing, os profissionais do departamento de procurement conseguem distinguir o que priorizar e em quais parceiros focar para encontrar a melhor oferta para abastecer a empresa.

As dicas deste artigo ajudarão você: “5 ferramentas de strategic sourcing para aplicar no trabalho”

2. Utilizar a matriz de Kraljic 

Se a sua empresa tem como meta realizar compras mais estratégicas, a matriz de Kraljic deve se tornar parte da rotina de procurement.

Com base no impacto financeiro (custo direto de um produto a partir da oferta disponível no mercado) e o risco de abastecimento (grau de importância dos suprimentos e as ameaças geradas por alterações no abastecimento), a equipe de compras consegue distribuir os insumos em quatro diferentes quadrantes: 

• itens não críticos: encontrados em abundância e de baixa importância nas operações da empresa;

• itens de gargalo: baixo impacto financeiro, porém, o abastecimento pode ser desafiador pelo número reduzido de fornecedores;

• itens de alavancagem: grande impacto financeiro e baixo risco de abastecimento;

• itens estratégicos: com classificação alta nos eixos de risco de abastecimento e impacto financeiro, são essenciais para a lucratividade do negócio e fornecidos por poucas empresas no mercado.

No vídeo abaixo, Nivaldo Pereira de Souza explica em detalhes essa metodologia que podem fazer a diferença na gestão de compras na cadeia de suprimentos:

3. Definir KPIs para compras

Os KPIs de compras são métricas que apontam o desempenho da área e todos os pontos relacionados, como o trabalho dos fornecedores.

Quando implementados no setor de compras, esses indicadores-chave de performance são responsáveis por reunir dados sobre a qualidade dos insumos adquiridos pela equipe para garantir que a relação com os fornecedores continue saudável para o negócio.

Como o fluxo de compras da empresa precisa contar com a qualidade, agilidade, comprometimento e custo adequado, os indicadores fornecem as informações necessárias para fazer esse checklist e avaliar os fornecedores ativos.

Dentre os principais KPIs para compras, podemos citar:

• valores dos produtos;

• qualidade de produtos;

• qualidade das entregas;

• precisa das entregas;

• prazos de pagamento;

• evolução dos custos;

• performance;

• lead time.

4. Criar um programa de compliance 

A elaboração de um programa de compliance em compras consiste na criação de um documento com normas e requerimentos alinhados às leis e normas gerais e específicas do setor. O objetivo é embarcar mais segurança e eficiência à empresa.

Por consequência, estar em compliance em compras significa que os fornecedores homologados e a gestão da cadeia de suprimentos estão conforme as regras de conduta definidas, seguem os parâmetros quantitativos, qualitativos e de ética estabelecidos na política do negócio.

O compliance também é importante para auxiliar no combate às fraudes, falhas de fornecimento, manter a idoneidade e a boa reputação, e para conservar a relação comercial entre a empresa contratante e as contratadas.

Leia o artigo "Programa de compliance: como implementar? Aprenda em 8 passos!" e veja como criar um para a sua empresa.

5. Promover a sustentabilidade

A sustentabilidade na cadeia de suprimentos aumenta a eficiência no setor de compras porque ajuda a reduzir custos de longo prazo, mitigar riscos, promover a inovação, melhorar a relação com os fornecedores e a aumentar a vantagem competitiva da empresa.

O motivo é que essa prática tem por objetivo garantir o fluxo de abastecimento de um negócio de modo a minimizar o impacto no meio ambiente e na vida das pessoas.

E conforme explicamos no nosso artigo sobre esse tema, quanto mais sustentável é a rede de abastecimento, melhor para sua performance e relacionamento com os stakeholders. 

Confira: "Sustentabilidade na cadeia de suprimentos: 5 dicas de implementação".

6. Aprimorar a gestão de riscos

Dois dos principais riscos relacionados às compras estão os:

• financeiros: pagar preços elevados em produtos e/ou serviços afeta a precificação, a margem de lucro do negócio e o potencial competitivo do negócio; 

• desabastecimento: levar para a cadeia de suprimentos fornecedores que não cumprem prazos de entrega ou que não têm capacidade para atender à demanda necessária.

Esses e outros riscos são mitigados ao realizar um processo de homologação de fornecedores robusto, que avalia os potenciais parceiros antes da contratação, e com o monitoramento constante de seus desempenhos após a efetivação da parceria.