Como fazer gestão de documentos: importância + 10 dicas para se organizar

Não é segredo nenhum que uma estrutura organizada, seja na mesa do escritório ou em uma empresa de grande porte, beneficia qualquer atividade. Ainda assim, é comum nos depararmos com colaboradores e líderes que não sabem como fazer gestão de documentos empresariais.

Antes de nos aprofundarmos nesse assunto, vamos definir a atividade:

O que é a gestão de documentos?

Podemos compreender a gestão de documentos como o conjunto de medidas e políticas que conduzem administração, registro e uso de documentos em uma organização empresarial, sejam eles físicos ou digitais. 

Responsabilidade do gestor de arquivos, seu objetivo é monitorar o acesso, manter a organização, manter os documentos bem cuidados e facilitar a pesquisa e localização sempre que for preciso.

Qual a importância da gestão de documentos

Documentos de uma empresa são relatórios, ordens de compra, comprovantes de pagamento, contratos, processos e muitos outros. De modo geral, trata-se de um grande volume de informação que é tratado diariamente por muitos setores dentro de um empreendimento.

Uma gestão de documentos inadequada e desorganizada pode promover riscos diversos, como perda de documentos importantes, vazamentos de dados sigilosos e perda de tempo devido a dificuldade em localizar documentação necessária, o que fica ainda mais grave em casos urgentes, como processos judiciais e auditorias.

Dessa forma, fica claro qual a importância de saber como fazer gestão de documentos corretamente, que é mantendo o acesso seguro, monitorado e eficiente aos documentos de uma empresa. Além disso, a gestão de documentos feita corretamente traz outros benefícios, confira:

• Ajuda na produtividade

• Crucial para garantir o funcionamento da organização

• Facilita a comprovação de resultados e atividades

• Facilita auditorias

• Moderniza e otimiza a operação

Consequências de falhas na gestão de documentos

Já abordamos o tema recentemente, mas é interessante reforçar as ameaças provocadas por falhas na forma como se faz a gestão de documentos, principalmente quanto os erros estão na forma de avaliação de riscos.Para isso, listamos algumas das consequências principais, confira:

• Vazamento de informações sigilosas: empresas tratam informações sigilosas o tempo todo, seja de fornecedores ou clientes, como no caso de um e-commerce, por exemplo. Nesse contexto, o vazamento de informações sigilosas, ocorrido por falhas nas verificações de acesso, pode expor dados e causar prejuízos, principalmente com a vigência da LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;

• Perda de documentos importantes: comprovantes de pagamento, contratos e outros documentos são essenciais para garantir a proteção legal da empresa em suas atividades. Perder um documento dessa importância pode trazer riscos completamente desnecessários para a empresa;

• Fluxo de trabalho prejudicado: um risco que se acumula e gera grandes prejuízos, apesar de passar despercebido em muitos casos, envolve os efeitos da gestão de documentos inadequada no fluxo diário da empresa, gerando demora exagerada para localizar informações e podendo provocar a perda de prazos em casos de maior urgência.

10 dicas de como fazer gestão de documentos corretamente

Depois de deixar claro a importância da gestão de documentos empresariais e citar algumas consequências de falhas nesse processo, reunimos 10 dicas sobre como fazer gestão de documentos de maneira correta e eficiente na sua empresa, garantindo todos os seus benefícios e mitigando riscos. 

1. Crie uma estrutura de organização

O primeiro passo de como fazer gestão de documentos de forma adequada é definir o padrão organizacional que será utilizado. O recomendado pela maioria dos especialistas é criar listas e classificar os documentos de acordo com o uso e, consequentemente, a forma como devem ser armazenados.

No geral, o sistema utilizado é o seguinte:

• Documentos em formato físico: aqueles que possuem assinaturas, como declarações, contratos e outros papéis;

• Documentos armazenados digitalmente: certos documentos, como fichas de cadastro, pesquisas e relatórios, podem ser armazenados em formato digital;

• Cópias de documentos: a última categoria representa as cópias de documentos físicos que não precisam ser armazenados depois de utilizados pela empresa ou de passarem pelo processo de digitalização.

Essa prática ajuda a criar um acervo dos documentos existentes na empresa e serve para direcionar de forma adequada a entrada de novos documentos posteriormente.

2. Cuide bem dos documentos físicos

Registros físicos precisam de alguns cuidados adicionais por parte da gestão de documentos. Mesmo com a digitalização cada vez mais em alta, certos certificados e documentos específicos precisam ser armazenados em papel.

Nesse caso, pense em como fazer a gestão de documentos físicos de maneira adequada e tenha o cuidado com o local onde eles serão armazenados. Seja um armário ou uma sala de arquivos, manter os documentos físicos bem ordenados e conservados é essencial para que eles tenham fácil acesso caso necessário.