Como fazer due diligence de fornecedores? 4 passos essenciais!

Para entender como fazer due diligence, é fundamental, antes de mais nada, conhecer seu conceito, que é um processo de levantamento, estudo e investigação de diversas informações de uma empresa com a qual se pretende firmar algum tipo de relacionamento comercial.

O objetivo por trás dessa atividade é identificar e analisar potenciais riscos que essa parceria pode trazer. Para isso, são verificados aspectos como os financeiros, jurídicos, contábeis, trabalhistas, entre vários outros, da companhia em questão.

Trazendo esse conceito para a área de gestão de fornecedores, podemos citar uma frase de Galileu Galilei para ilustrar esse cenário:

“Todas as verdades são fáceis de perceber após serem descobertas. O problema é descobri-las”. 

Esse pensamento pode ser facilmente aplicado nos dias de hoje, especialmente quando é necessário descobrir como fazer due diligence de fornecedores de qualidade. Afinal, as informações que podem estreitar ou arruinar a relação entre um contratante e um fornecedor estão à disposição para quem quiser encontrá-las.

Contudo, assim como disse Galileu, o problema é descobri-las. Para facilitar sua jornada quanto a isso, neste artigo falaremos tudo sobre esse tema, incluindo o que é e como fazer due diligence de fornecedores, a importância desse processo, e muito mais.

Ao final, você terá as peças necessárias para entender se a parceria que pretende firmar com determinada empresa fornecedora é indicada ou não.

O que é due diligence?

O due diligence, cuja tradução significa diligência prévia ou diligência devida, é uma investigação que tem por objetivo levantar dados e entender os riscos que podem existir na formação de uma parceria entre empresas, e os  reflexos que podem gerar para seus stakeholders.

Uma diligência prévia pode ser realizada em diversas situações. Alguns exemplos são:

• processos de fusão e aquisição (M&A);

• formação de nova sociedade;

• investimentos, colaborações e joint-venture;

• contratação de fornecedores.

A ideia é fazer uma espécie de "pente fino" na companhia, analisando vários de seus aspectos, a fim de verificar seu posicionamento no mercado e se há compatibilidade entre as partes envolvidas no possível parceria.

Qual a diferença entre due diligence e auditoria?

A principal diferença entre due diligence e auditoria é o objetivo dessas práticas. Por isso, ainda que sejam tratados por muitos como sinônimos, cada um tem sua própria aplicação e finalidade.

Assim, a auditoria é feita para verificar se os processos da empresa estão sendo realizados de acordo com o esperado. Ou seja, se estão em conformidade com as leis, normas e políticas relacionadas ao negócio e seu segmento.

Caso não, a companhia tem a chance de ajustá-los, a fim de se adequar e evitar problemas como multas ou perdas de certificações, dependendo do que foi encontrado.

Já a due diligence tem como propósito levantar e analisar profundamente informações e dados que permitam uma análise pontual de risco-benefício do negócio. 

Em outras palavras, essa diligência objetiva proteger o contratante, sócio, ou investidor, dependendo da situação para a qual está sendo empregada, de eventuais perdas, especialmente as financeiras.

Dica! Este artigo pode ser bem interessante para você: "Como fazer checklist de auditoria de fornecedores? Para que serve?"

Quais tipos de due diligence existem?

Para saber como fazer due diligence, um dos primeiros passos é conhecer quais tipos de diligência existem. 

Como são vários e contemplam diversos objetivos, listaremos a seguir alguns dos que têm relação direta com uma boa gestão de fornecedores e que, por isso, são mais relevantes para você neste momento.

São eles:

• due diligence de compliance: voltado para verificar se o fornecedor em questão está em conformidade com as leis relacionadas ao seu ramo de atuação, incluindo também resoluções e até as próprias normas internas;

• due diligence financeiro: levanta e analisa dados provenientes de receita, despesas e patrimônio da empresa fornecedora, podendo servir como parâmetro para verificação de risco de falência;

• due diligence contábil e fiscal: tem como foco verificar se o fornecedor está, ou não, em dia com seus compromissos contábeis e fiscais, especialmente pelo fato que o não pagamento de impostos pode levar à suspensão das atividades, dependendo da origem;

• due diligence trabalhista: essencial para confirmar se a empresa fornecedora atende as leis trabalhistas, se tem envolvimento com infrações como trabalho escravo, exploração de mão de obra infantil, entre outras práticas ilegais elevam o risco reputacional; 

• due diligence jurídico: o objetivo dessa diligência é levantar possíveis processos judiciais que estão sendo respondidos pelo fornecedor, tais como previdenciários, trabalhistas, societários, entre outros;

• due diligence ambiental: essa análise tem como propósito verificar os riscos ambientais gerados pelo fornecedor e quanto eles podem afetar a dinâmica e a imagem da sua empresa. Ou seja, essa diligência está diretamente relacionada às práticas ESG adotadas, ou não, pelo potencial parceiro.

Aproveite e leia também: "Due diligence de ESG: qual a importância e como fazer?"

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Por que fazer due diligence de terceiros?

Você deve fazer due diligence de terceiros — no caso, de fornecedores — por ser uma das maneiras de proteger o seu negócio de potenciais riscos relacionados a esse tipo de contratação.

Além disso, essa diligência é um dos pilares no sistema de compliance, que trará para sua companhia respostas como:

• Quais são as áreas de incerteza desse fornecedor?

• Existem riscos que podem ser minimizados nessa possível parceria?

• É possível encontrar oportunidades para aprimorar essa relação?

As respostas dessas perguntas são burocráticas e, por vezes, complexas. Entretanto, elas evitarão que sua empresa se una a corporações que:

• cometem atos ilegais para obter vantagens indevidas;

• possuem investimentos mal planejados;

• não controlam o estoque de produtos;

• não tem um planejamento estratégico alinhado ao orçamento empresarial.

Qual a importância da due diligence de fornecedores?

O due diligence de fornecedores é importante pois ajuda a mitigar riscos futuros inerentes a esse modelo de contratação.

Um dos maiores propósitos dessa atividade é identificar pontos de incerteza gerados pela empresa fornecedora que pretende contratar. Com isso, é possível avaliar se vale a pena enfrentá-los, ou se eles representam uma ameaça maior ao seu negócio do que o retorno que podem trazer.

Em outras palavras, trata-se de uma análise voltada para custo-benefício, visto que alguns riscos podem ser gerenciados sem afetar a integridade, a imagem, a reputação e o fluxo operacional e financeiro de uma companhia.

Não deixe de ler o artigo: "Processo de Due Diligence de Fornecedores: Quais informações pedir para realizar esse processo?"

Como fazer due diligence de fornecedores?

O processo de como fazer due diligence de fornecedores inclui quatro passos essenciais, que são:

• planejamento da estratégia;

• levantamento de dados relevantes;

• avaliação dos dados levantados;

• produção do relatório final.

Ao longo da explicação detalhada desse passo a passo que daremos em seguida, você verá que se trata de uma atividade bastante burocrática e um tanto trabalhosa.

Mas não precisa se preocupar com a quantidade de etapas. Isso porque, ao final, apresentaremos uma dica de ouro para simplificar esse processo!

Como fazer due diligence de fornecedores? Passo a passo 

1º passo: planejamento da estratégia

Assim como qualquer objetivo que desejamos alcançar, o primeiro passo é o planejamento da estratégia. 

No caso do due diligence de fornecedores, isso significa entender a abordagem que melhor se encaixa no tipo de parceria e nas características do cenário que será avaliado.

Também é nessa etapa que acordos são firmados para ganhar acesso de documentos e sistemas corporativos, além de entender quais profissionais do parceiro poderão colaborar com o levantamento de informações relevantes.

2º passo: levantamento de dados relevantes

Com um acordo de confidencialidade feito, o segundo passo de como fazer due diligence consiste em levantar as informações que precisam ser analisadas. 

Dentre os dados mais relevantes, existe uma série de documentos para due diligence que devem ser verificados. Alguns exemplos são:

• Informações de CNPJ:

• dados básicos do CNPJ;

• partes relacionadas (sócios, administradores, controladoras e controladas);

• número de funcionários (RAIS, Relação Anual de Informações Sociais);

• CAGED, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.

• Regularidade fiscal e trabalhista

• comprovante de inscrição e de situação cadastral do CNPJ;

• Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços);

• Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União;

• Certidão de Débitos Estaduais Inscritos em Dívida Ativa;

• Certidão de Débitos Estaduais Não Inscritos em Dívida Ativa;

• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;

• Certificado de Regularidade do FGTS;

• Situação especial (recuperação judicial, falência ou liquidação).

• Compliance

• acordos de leniência;

• CEIS (Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas);

• CEPIM (Cadastro de Entidades Privadas sem Fins Lucrativos Impedidas);

• CNEP (Cadastro Nacional de Empresas Punidas);

• Lista de Licitantes Inidôneos Lista de Responsáveis com Contas Julgadas Irregulares;

• análise de conflito de interesses;

• listas de sanções internacionais;

• PEP (Pessoa Exposta Politicamente);

• mídias negativas.

• Financeiro

• situação especial (recuperação judicial, falência ou liquidação);

• Lista de Devedores PGFN (Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional);

• análise de débitos governamentais.

• Sustentabilidade e Responsabilidade Corporativa (ESG)

• Cadastro de Empregadores com Trabalhadores com Condições Análogas à de Escravo;

• Autuações Ambientais e Embargos – IBAMA;

• Relação de Infrações Trabalhistas;

• listas de entidades de certificação social;

• listas de entidades de certificação ambiental.

• Obrigações trabalhistas

• quantidade de processos trabalhistas;

• Capital Social mínimo (Lei 6.019);

• análise de passivos trabalhistas;

• certidão de débitos de autuações trabalhistas.

• Regulatório-legal

• alvará de localização e funcionamento municipal;

• AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros).

3º passo: avaliação dos dados levantados

Como você pôde ver, o processo de levantamento de dados tem como objetivo oferecer visões macro e micro ao contratante de um fornecedor. 

Isso porque não é possível saber o sucesso de uma empresa apenas com os demonstrativos de lucro do ano. 

A resposta para perguntas como essa dependem de uma série de informações financeiras, operacionais, econômicas e jurídicas que devem ser avaliadas durante a terceira etapa do processo de como fazer due diligence de fornecedores.

Além dos riscos, nessa etapa também é possível estudar oportunidades relevantes para a parceria entre o contratante e o terceiro.

4º passo: produção do relatório final

Chegamos à montagem do relatório final, a última etapa do processo de due diligence de empresas fornecedoras. 

Com todos os dados analisados, é preciso documentar todos os resultados sobre essa busca, a fim de entender a segurança e os benefícios dessa parceria.

Isto é, nessa documentação é recomendado acrescentar os potenciais riscos, como evitá-los e possíveis oportunidades de investimentos. 

Com essas informações, a equipe de procurement poderá decidir, com um melhor embasamento, se a parceria fará sentido para ambas as partes.

Quem realiza o processo de due diligence?

O processo de due diligence de fornecedores é uma responsabilidade do negócio contratante. 

Dependendo do tamanho da companhia, essa atividade pode ser feita por uma equipe interna, ou por meio da contratação de uma empresa especializada nesse tipo de diligência.

Seja qual for o caminho escolhido, os envolvidos nessa dinâmica costumam ser:

• os gestores e contadores de ambas as empresas, especialmente na etapa de troca de informações e dados;

• advogados;

• economistas;

• equipe de compras e procurement.

Há como fazer due diligence com mais simplicidade e eficiência?

Como você pôde ver, o due diligence realiza uma investigação completa do passado e do presente do potencial fornecedor, com o objetivo de ter uma previsibilidade melhor de como pode ser essa parceria no futuro. 

Entretanto, principalmente as grandes corporações, que trabalham com milhares de fornecedores, esse processo se torna extremamente complexo por causa da burocracia envolvida.

É por isso que tecnologias como a fornecida pela Linkana ganham cada vez mais espaço no mercado. Com ela, é possível conquistar mais eficiência e segurança na gestão de compliance, além de permitir que você:

• adicione fornecedores preenchendo o mínimo de informações necessárias;

• consulte mais de 50 bases públicas automaticamente com um algoritmo que guia você ao longo de todo o processo;

• colete automaticamente documentos e questionários de checklists 100% customizados para as necessidades e perfil da sua empresa;

• mitigue riscos e acompanhe a performance de seu fornecedor de maneira simplificada e eficaz;

• tenha acesso a informações públicas ou privadas sempre atualizadas, sem complicação.

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