Cotação de preços: guia prático e completo para compradores!

Guia para compradores: como fazer cotação de preços?

Agora que já sabe os princípios e benefícios dessa prática, vamos ao que interessa: o guia completo de como fazer a cotação de preços! 

Reunimos aqui as três regras básicas da cotação que todo comprador precisa saber, além de dicas valiosas para realizar essa pesquisa com eficiência e praticidade.

Confira!

As 3 regras básicas da cotação de preços

As regras básicas de como fazer a cotação de preços representam um conjunto de diretrizes primordiais, que podem ser aplicadas a empresas de todos os portes com eficácia comprovada. Obviamente, a forma como elas são conduzidas em pequenas ou grandes empresas pode variar, mas o conceito se mantém firme.

1. Regra das três opções (e suas exceções)

A regra das três cotações é antiga, mas ainda pode ser muito útil quando aliada a uma qualificação de fornecedores eficiente.

Com uma média de três opções, é possível comparar as opções de fornecimento e ter um panorama mais claro sobre o mercado. 

Ao montar uma rede de fornecedores homologados e realizar suas cotações com eles, você combate os riscos e tem mais chances de encontrar a oferta de melhor custo-benefício.

Independentemente se a variação entre as propostas é grande ou pequena, obter diferentes cotações estimula a competitividade e auxilia o setor de compras a encontrar o fornecedor mais adequado para atender suas expectativas de maneira confiável.

A conhecida regra das três cotações, portanto, se mantém válida, ao mesmo tempo que tem suas exceções e condições ideais.

Em primeiro lugar, as cotações devem se originar em fornecedores confiáveis, adequados à ética de compras e que seguem as diretrizes de compliance.

Além disso, além do número de propostas analisadas, é essencial que o departamento de compras tenha tempo hábil para avaliar cada uma delas adequadamente e dar uma devolutiva ao potencial fornecedor.

2. Negocie a proposta inicial

Esse processo todo é uma conversa, não um questionário. Por isso, a segunda regra básica de como fazer a cotação de preços diz que nunca devemos aceitar a primeira proposta de valores do fornecedor.

Primeiro, porque dificilmente esse será o melhor preço que ele pode fazer. Assim, aceitar a cotação como definitiva pode fazer com que a compra saia mais cara por um simples descuido. 

Por isso, verifique a proposta com cuidado e estude a possibilidade de conseguir descontos ou vantagens adicionais. Essa prática também é interessante para avaliar a flexibilidade de a empresa fornecedora negociar os pedidos. 

Fornecedores mais abertos à negociação oferecem menos riscos aos contratantes, principalmente em pedidos com características excepcionais, como quantidade diferente ou maior nível de urgência.

Importante citarmos que estabelecer um bom relacionamento com fornecedores, a negociação precisa ser vantajosa para ambos. Então, não considere apenas a proposta mais interessante para sua empresa. Procure também investir no estreitamento da parceria comercial, visando a fidelização.

O canal E-commerce na Prática teve um bate-papo interessante sobre como negociar e se relacionar com fornecedores. Essa conversa levanta bons insights para o setor de compras de empresas diversas, mesmo sem relação com o comércio digital. Confira:

3. Evite a dependência de fornecedores

Começamos as 3 regras de como fazer a cotação de preços com a recomendação de procurar no mínimo três propostas diferentes para cada pedido, certo? Isso é reforçado agora com a terceira regra, que recomenda não trabalhar de maneira exclusiva com fornecedores.

Mesmo que um contrato de exclusividade ajude a conquistar condições ainda melhores para a aquisição de suprimentos, depender de um único fornecedor gera uma série de riscos para a sua empresa. 

Além de se prender à política de preços, caso ele tenha problemas para atender a demanda, mesmo que sejam imprevistos, isso causaria graves rupturas na sua cadeia produtiva.

Situações como essas podem até mesmo causar interrupção ou necessidade de compra urgente com outro fornecedor, com bem menos tempo para realizar a cotação de preços.

Dica de leitura: "Quais são os tipos de fornecedores? Conheça a classificação!"

Dicas de ouro para sua pesquisa de preços!

Seguir as regras básicas de como fazer cotação de preços já ajuda a aumentar a eficiência para o setor de compras da sua empresa e a encontrar um bom custo-benefício para atender as necessidades da sua cadeia de suprimentos.

Porém, não seria um guia completo de como fazer a cotação de preços sem algumas dicas únicas sobre o assunto, concorda? Então, veja as que separamos para você!

1. Tenha processos simples e consolidados

Uma empresa precisa de um padrão de qualidade que se mantenha em cada atividade executada, por cada colaborador do seu quadro de funcionários. Isso vale tanto para a cadeia de produção quanto para o setor de compras.

Ter processos simples e bem desenhados garante a autonomia desse departamento, desde a maneira como a cotação de preços é feita, até o momento de efetuar o pedido. 

Assim, seja o gestor de compras ou um assistente, a confiabilidade da cotação de preços se manterá elevada.

2. Acompanhamento e confirmação constante

Para fazer uma cotação de preços eficiente é preciso ficar no prazo estipulado para essa ação. Para isso, é preciso acompanhar as etapas do processo e se certificar que os responsáveis receberam sua solicitação de proposta.

Se um fornecedor demora para responder seu contato, isso pode significar que ele não recebeu o pedido de cotação, ou que não oferece confiabilidade para atender as demandas. 

Faça sua parte garantindo que a cotação de preços foi recebida e use essa informação para agregar valor à qualificação de fornecedores.

3. Conheça suas necessidades e capacidades

Ter conhecimento profundo sobre a real necessidade por trás de cada compra, garante uma noção clara de quais são os parâmetros que representam o melhor custo-benefício. Além disso, o setor de compras precisa saber quais condições de aquisição ele poderá arcar.

Isso inclui planejar as datas de pagamento, condições de entrega, quantidade, motivo para a aquisição e em quanto tempo o suprimento será consumido, o que deve motivar a realização de novos pedidos.

O que não pode faltar na cotação de preços?

Uma boa cotação de preços não se limita a entrar em contato com os fornecedores e pedir que enviem valores, condições de pagamento e prazos de entrega para suprir a demanda de abastecimento da sua empresa.

Na prática, é necessária a realização de diferentes atividades para chegar ao objetivo esperado.

Pensando dessa forma, o que não faltar nessa estratégia é:

1. informações detalhadas sobre o produto ou serviço alvo da compra;

2. avaliação dos fornecedores;

3. comparação pontual entre diferentes cotações;

4. aprovação dos responsáveis pela área de compras;

5. prazo de finalização desse processo.

1. Informações detalhadas sobre o produto ou serviço alvo da compra

Quanto mais clara for a descrição da matéria-prima, insumo, ou serviço que pretende adquirir, mais fácil para os fornecedores cotarem o valor.

Além de facilitar a comunicação, isso envia atraso no envio dos preços e de outras informações relacionadas ao abastecimento.

Assim, na hora de enviar o seu pedido de cotação, atente-se para incluir pontos como:

• especificações técnicas, compatíveis com o que será comprado;

• quantidade, tamanho, cor, metragem, peso e outros detalhes relacionados;

• prazo limite para recebimento do item comprado;

• identificação do comprador responsável para aquisição;

• entre outros pontos relacionados.

2. Avaliação dos fornecedores

Como já comentamos, o indicado é ter três cotações diferentes, pelo menos. Porém, na hora de escolher a melhor opção para a sua empresa, é fundamental não olhar apenas o preço final apresentado no documento. Mesmo porque, esse não é o objetivo dessa estratégia.

Dessa forma, um dos pontos que não pode faltar é a avaliação dos fornecedores. Seguindo os critérios de qualificação definidos para o seu negócio, analise quais desses possíveis parceiros consegue atender esses parâmetros com mais precisão.

A ideia aqui é garantir que a cotação seja realmente vantajosa para o seu negócio, indo além dos preços e assegurando também que não haverá riscos, ou que gerará o mínimo de ameaças possíveis para o seu fluxo de abastecimento.

Entenda mais sobre isso no artigo: "Qualificação de fornecedores: passo a passo completo de como realizar!" 

3. Comparação pontual entre diferentes cotações

Novamente, não olhe apenas para o preço. Ao receber as cotações, não pode faltar um olhar crítico e analítico sobre esses documentos.

Então, avalie cada informação detalhadamente. Compare, por exemplo, os prazos de entrega, condições e formas de pagamento, entre outros critérios que podem fazer bastante diferença na sua tomada de decisão.

4. Aprovação dos responsáveis pela área de compras

Como a maioria dos documentos corporativos, esse também pode requerer a aprovação de alguns responsáveis.

Aqui, tudo dependerá de como é o fluxo operacional do seu negócio, condição que também tem relação direta com o porte. Logo, algumas empresas têm mais etapas de aprovação, enquanto outras menos. 

Independentemente de como é o seu, o consentimento dos responsáveis não pode faltar. Garantir isso evita atrasos no processo de compras, o que pode comprometer seriamente o fluxo de abastecimento.

5. Prazo de finalização desse processo

Por fim, outro ponto que não pode faltar ao fazer cotações de preços é ter um prazo de início e um de fim para essa atividade. Esse, por sua vez, deve ser diretamente alinhado com a necessidade de abastecimento do negócio.

Dessa forma, ao pedir a cotação para um fornecedor, o ideal é apontar uma data limite para resposta, porém, tomando cuidado para essa definição não afetar o relacionamento comercial entre vocês. 

Do seu lado, evite fazer pedidos "em cima da hora", ou seja, quando o abastecimento precisa ser feito com urgência. A não ser que seja uma situação inesperada, o mais prudente é seguir um cronograma de compras.

Aproveite e leia também: "Planejamento de compras: aprenda a montar sua estratégia em 8 passos!"

Como fazer cotação de preços de forma estratégica?

Quando falamos em ações estratégicas no departamento de compras, estamos nos referindo à realização de atividades que ajudam a unir qualidade, prazo de entrega, condição de pagamento e preços que contribuem para reduzir gastos e, ao mesmo tempo, aumentar a margem de lucro da empresa. 

Dentro do tema que estamos abordando aqui, adotar um mapa de cotação de preços é uma medida bastante estratégica.

Trata-se de uma ferramenta que facilita a comparação entre as ofertas enviadas por diferentes fornecedores. Basicamente, é uma tabela que detalha todas as informações do produtos e/ou serviços, entregando ao comprador uma visão completa das opções.

Obviamente, usar a tecnologia também é bem estratégico, principalmente na hora de saber se seus fornecedores  cumprem os requisitos necessários para vender para sua empresa. 

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