Como fazer uma boa gestão de compras: 4 práticas indispensáveis!

Como funciona o processo de compras, na prática?

De forma prática, o processo de compras funciona a partir da identificação de uma necessidade da companhia.

Por exemplo, esse setor pode ser buscado por outro para providenciar a reposição de insumos que são primordiais para a continuidade da linha de produção da empresa. Ou ainda, para a aquisição de um software mais moderno para fazer gestão de pessoas (RH).

Partindo da constatação da necessidade, cada negócio pode adotar sua própria dinâmica. Todavia, em linhas gerais, o processo de compras contempla:

• verificação de estoque para confirmar se a matéria-prima requerida realmente está em falta, ou diálogo com o gestor responsável para entender melhor o que deve contemplar o sistema pleiteado;

• busca por fornecedores que se mostram capacitados para suprir essas demandas;

• solicitação de cotações e orçamentos juntos às empresas fornecedoras escolhidas;

• análise do melhor custo-benefício, considerando pontos como valores praticados, formas de pagamento, qualidade do que está sendo adquirido, prazos de entrega, entre outros;

• aprovação da compra junto ao setor financeiro do negócio;

• recebimento dos produtos ou serviços e conferência dos pedidos;

• entrega dos itens comprados para as áreas solicitantes;

• prestação de contas à área financeira.

Dica! Aproveite e leia também: "Processo de Homologação de Fornecedores: 5 passos para estruturar o seu"

Qual a importância da gestão de compras?

Não basta saber como fazer uma boa gestão de compras e o passo a passo que contempla essa atividade. É preciso, também, compreender por quais motivos a atenção a esse gerenciamento é tão importante, concorda?

Para responder a essa questão, começaremos relembrando o que é gestão de compras: 

• adoção de uma série de processos que objetivam adquirir, de maneira eficiente, insumos e matérias-primas necessários para o fluxo produtivo de um negócio, com os melhores preços e prazos que forem possíveis, além de qualidade e eficiência.

Um estudo apresentado no portal UOL revelou que, em média, uma empresa investe entre 50% e 80% de toda a sua receita bruta na compra de materiais e insumos. 

Esses números deixam mais claro o quanto a área de compras e procurement é fundamental para o bom funcionamento e o sucesso de toda a organização. Não à toa, o funcionamento desse setor impacta diretamente na lucratividade da companhia.

Exemplos do reflexo da gestão de compras em uma empresa 

Quer exemplos dos motivos pelos quais é tão importante aprender como fazer uma boa gestão de compras, e dos impactos que podem surgir quando esse gerenciamento é negligenciado? 

Então, imagine que a gestão do estoque de uma empresa é realizada apenas por meio de uma planilha manual, e que um determinado insumo perecível entregue por um fornecedor não foi devidamente anotado nesse controle. 

Passado um tempo, o setor que utiliza esse item solicita uma nova aquisição, visto que a planilha aponta que não tem mais disponível no estoque — na verdade, há o insumo, só não foi anotado.

O provável a acontecer é uma segunda compra do mesmo material, que já está na empresa e pode estragar a qualquer momento, causando um prejuízo bastante significativo.

E se você acha que é só isso, essa perda também pode seguir o caminho contrário. No caso, suponha que o setor de vendas fez uma projeção de aumento de negociações no Dia das Crianças, mas a área de compras não se preparou para isso.

A produção precisa aumentar a entrega, mas não há insumos suficientes para atender aos novos pedidos. 

O que acontece, nessa situação, é um sério prejuízo financeiro pelo fato de os produtos não serem fabricados e comercializados, além do reputacional, pela empresa não conseguir atender a todos os consumidores.

A gestão de compras é tão importante que, inclusive, foi tema de um webinar da FGV, Fundação Getúlio Vargas, o qual você pode conferir no vídeo abaixo:

Como fazer uma boa gestão de compras? 4 dicas!

Entre as boas práticas na gestão de compras, quatro que não podem faltar são:

• planejar corretamente as compras;

• olhar para o estoque e também para as vendas;

• implantar um bom sistema de gestão para realizar os controles necessários;

• dedicar boa parte da atenção aos fornecedores.

Planejar corretamente as compras

Na lista de dicas de como fazer uma boa gestão de compras, começaremos pelo ponto mais óbvio, que é a importância de um bom planejamento.

O planejamento de compras é essencial para garantir que todas as necessidades do negócio sejam atendidas, desde a produção até a revenda.Tudo isso sem gerar desperdícios, gastos financeiros extras, ou outros prejuízos relacionados.

Para iniciar esse plano, é fundamental levantar todas as informações referentes às compras e mantê-las organizadas — preferencialmente em um único ambiente de gerenciamento —, para serem consultadas e analisadas com agilidade sempre que necessário.

Com todos esses dados prontos, deve-se seguir para a etapa de conhecimento da demanda. 

Possibilidade de sazonalidade nos insumos, alteração do preço dos itens em diferentes épocas do ano e saber quais são as matérias-primas e serviços disponíveis no momento, são alguns exemplos de informações que facilitam a criação de um planejamento de compra muito mais eficiente.

Olhar para o estoque e também para as vendas

Em um bom fluxo de compras, os responsáveis por essa dinâmica devem olhar tanto para trás (que é o estoque) quanto para frente (que é a parte de vendas). 

Observar todas as etapas que contemplam esse processo possibilita entender melhor o ciclo e planejá-lo de acordo com as necessidades de cada fase.

Além disso, uma programação de compras baseada no controle de entrada e saída de mercadorias e números mínimo e máximo de produtos garantirá para sua empresa um melhor equilíbrio de gastos.

Implantar um bom sistema de gestão para realizar os controles necessários

Outra importante dica sobre como fazer uma boa gestão de compras, é aliar novas tecnologias para ajudar o setor de procurement.

Se a sua intenção é otimizar o ciclo de compras da empresa, um sistema de gestão específico para essa área permite que suas equipes integrem dados sobre vendas e estoque para facilitar a tomada de decisões.

Por meio da tecnologia, é possível, por exemplo, reduzir gastos financeiros, otimizar o tempo para execução das tarefas e também contribuir para aumentar o lucro do negócio.

Dedicar boa parte da atenção aos fornecedores

Essa é outra prática em que a tecnologia pode ajudar e que não pode faltar na lista de como fazer uma boa gestão de compras. 

O motivo é que, comumente, uma empresa trabalha com diversos fornecedores para atender às diferentes demandas de insumos e matérias-primas, ou seja, também precisa realizar uma boa gestão de fornecedores.

Ao escolher novos fornecedores para embarcar no seu negócio, por exemplo, o preço não deve ser o único fator decisivo, mas apenas um de uma série que também olha para a qualidade dos produtos e a disponibilidade de entrega das mercadorias.

Também é válido saber a flexibilidade desse possível parceiro em situações de emergência. 

Quanto a isso, imagine que a sua companhia lançou um novo produto que resultou no dobro da demanda esperada, acabando rapidamente com o estoque. O seu fornecedor, que costuma levar quatro dias úteis para entregar um insumo, conseguirá fazer isso na metade do tempo?

Ademais, não se esqueça de olhar para a reputação desse possível fornecedor para verificar quais são os riscos dessa parceria e quais pontos positivos podem ser explorados.

Aproveite e leia também este artigo: "Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre como mitigar ameaças!"

Como aproveitar a tecnologia na gestão de compras?

E por falar em tecnologia, a escolha de um bom software para gestão de compras, com diversas ferramentas e funcionalidades, faz toda a diferença nesse tipo de gerenciamento. 

Se contar com funções integradas e relacionadas à gestão de fornecedores, melhor ainda!

Um ótimo exemplo é a solução da Linkana, que ajuda você e seu time de compras e procurement a mitigar riscos na homologação e na qualificação de fornecedores, adicionando muito mais segurança e eficiência à sua gestão de compras.

Com a Linkana, todo o processo de compliance é automatizado por meio de tecnologias como RPA (Automação Robótica de Processos) e Machine Learning, que realizam consultas públicas e emissão de certidões corporativas, além de análise inteligente das informações e documentos privados compartilhados.

O que mais a Linkana oferece para sua empresa?

A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem potenciais parceiros comerciais em alguns cliques. 

Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, de análise e de monitoramento de fornecedores — graças aos dados dos fornecedores já preenchidos por eles ou por outra empresa —, permitindo o uso de dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do nosso país.

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Nossos diferenciais, em comparação a outros sistemas de gestão de fornecedores disponíveis no mercado são:

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