Gestão de Fornecedores
Como fazer avaliação de fornecedores: 5 passos principais!
Aprender a como fazer avaliação de fornecedores, de maneira certa, é uma ótima maneira de reduzir os riscos característicos desse tipo de contratação. Como resultado, é possível proteger a empresa de uma série de eventuais problemas, a exemplo dos operacionais, reputacionais, de desabastecimento e financeiros.
Quanto a isso, vale lembrar que são inúmeras as variáveis que determinam a eficiência das ações estratégicas de uma companhia, entre as quais a análise adequada de fornecedores merece um destaque especial. Afinal, o processo produtivo sempre deve estar em sincronia com as demandas de seus consumidores.
Esse equilíbrio é um elemento básico de coordenação e organização para o bom funcionamento de qualquer negócio no atual contexto de competitividade acirrada.
Dessa forma, frente ao advento da transformação digital, é possível implementar processos automatizados de análise de dados para realizar essa tarefa com mais precisão e agilidade.
Portanto, neste artigo, explicaremos como avaliar o desempenho dos fornecedores, compreender os benefícios e aprender a implementar uma análise sofisticada no seu negócio. Venha com a gente e fique por dentro de tudo sobre esse tema!
O que é avaliação de fornecedores?
A avaliação de fornecedores consiste na análise periódica do desempenho das empresas fornecedoras contratadas, a fim de verificar se os serviços prestados, e a maneira como as entregas são realizadas, a qualidade de produtos, entre outros critérios, estão gerando impacto negativo na capacidade estratégica e operacional do contratante.
Logo, é uma prática fundamental para estruturar o departamento de compras de qualquer companhia.
Por meio da avaliação de fornecedores, é possível traçar importantes aspectos, tais como:
assinalar a qualidade dos produtos e serviços entregues;
verificar se o fornecedor está cumprindo datas e outras tratativas do acordo;
coordenar a capacidade de entrega com as demandas dos seus consumidores;
avaliar os indicadores de risco operacional para evitar prejuízos e imprevistos.
Isto é, identificar todas essas possibilidades é de extrema importância, principalmente em tempos de competitividade tão intensa e de um mercado digital volátil.
Nesse contexto, é preciso se atentar à agilidade, confiabilidade e eficácia para se manter em destaque.
Assim, investir em inteligência de dados surge como a melhor escolha para promover as três características assinaladas acima, tendo como objetivo final a eficiência operacional e estratégica, além da entrega do melhor serviço para os clientes.
O que considerar ao fazer avaliação de fornecedores?
Na hora de fazer a avaliação dos fornecedores do seu negócio, é preciso considerar critérios e parâmetros importantes para a sua empresa, os quais são imprescindíveis de serem atendidos por esses parceiros comerciais.
Isso quer dizer que, ainda que haja alguns fatores comuns a todos os negócios, é essencial dar atenção especial àqueles inerentes ao seu modelo de negócio e ramo de atuação.
Podemos citar como exemplo alguns tipos de certificações de fornecedores, que podem ser importantes para um determinado setor, e com menos peso para outros.
Uma delas é a Cerflor, Programa Brasileiro de Certificação Florestal, que só é relevante para companhias cujas atividades impactam na exploração de florestas.
Agora, no que se refere a critérios gerais, que todos os negócios precisam considerar ao avaliar fornecedores, os que não podem ficar de fora são:
qualidade dos produtos vendidos e serviços prestados;
pontualidade na entrega;
capacidade operacional para fornecer a quantidade solicitada;
cumprimento das cláusulas contratuais;
custo-benefício;
atendimento prestado em todas as fases do processo de compra;
suporte pós-venda;
capacidade de inovar e acompanhar as mudanças do mercado;
adoção de prática sustentáveis (pilares ESG);
localização e plano de logística;
reputação no mercado.
Por que é mais seguro trabalhar com fornecedores certificados?
Como acabamos de comentar, nem todas as certificações de fornecedores são interessantes para a sua empresa. Porém, uma coisa é certa: contratar parceiros comerciais que têm esses selos diminui, e muito, os riscos para o seu negócio.
Por isso, durante a avaliação, não deixe de verificar se os fornecedores têm novas certidões para apresentar, e se as enviadas no momento da contratação ainda estão vigentes.
Por que essa verificação é importante? Porque se uma empresa é certificada, significa que atendeu a rigorosos critérios de qualidade em seus processos. Isso mostra o comprometimento com as atividades, atesta credibilidade e aumenta a confiabilidade na contratação.
Além disso, trabalhar com fornecedores certificados gera vantagens como:
aumento na solidez da parceria comercial;
garantia de capacidade de atender às necessidades da sua empresa;
conformidade com leis e normas gerais e pontuais para o ramo de atuação;
fomento à inovação;
responsabilidade social e ambiental.
A ISO 9001 é um ótimo exemplo de certificação de fornecedores que atende a todos os setores, pois atesta a adoção de um Sistema de Gestão de Qualidade (SGA), garantindo o mais alto padrão de produção e prestação de serviços.
Entenda todos os detalhes no artigo: "ISO 9001: o que é esse certificado, para que serve e como obtê-lo?"
Exemplo de avaliação de fornecedores
Para exemplificar a avaliação de fornecedores e, com isso, deixar esse passo a passo mais claro, imagine uma empresa da área da indústria alimentícia que precisa de fornecimento de frutas para produzir um dos alimentos que comercializa.
Nesse cenário, não basta encontrar uma fazenda com capacidade produtiva compatível com o volume de matéria-prima que necessita para dar conta do fluxo operacional.
Além desse fator, é fundamental verificar se a comercialização das frutas em questão é legalizada — ou seja, se o local está com todos os documentos em dia e se segue critérios como os estabelecidos pela Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e outros órgãos fiscalizadores relacionados com a atividade.
Também é essencial analisar o atendimento dos pilares ESG, como o impacto que esse plantio causa no meio ambiente e na sociedade ao seu redor.
Esse é apenas um exemplo de análise de fornecedores. Lembrando que essa avaliação deve ser realizada por companhias de todos os segmentos, independentemente do porte ou ramo de atividade.
Quais os benefícios de uma boa análise de fornecedores?
Por conta da necessidade e importância de descobrir como fazer avaliação de fornecedores, e tudo o que vem com essa análise, selecionamos alguns dos principais benefícios que podem ser obtidos ao realizar essa prática, especialmente quando ela é pautada em dados, que são:
diminuição de custos;
previsibilidade de tendências e vendas;
obtenção de feedbacks para aprimoramento do serviço;
garantia de um relacionamento confiável e de longo prazo.
Veja, abaixo, detalhes de cada um!
1. Diminuição de custos
Investir em automação de dados para monitorar periodicamente é uma técnica contundente para reduzir os gastos na empresa.
Afinal, os indicadores de desempenho otimizam os processos, obtendo o melhor que os fornecedores podem entregar em sintonia com as demandas de vendas da companhia.
2. Previsibilidade de tendências e vendas
Com os insights e relatórios entregues pela análise inteligente de dados, também é possível monitorar tendências comerciais que interferem diretamente nas demandas de vendas e, consequentemente, na avaliação dos fornecedores.
Por exemplo, a interpretação dos dados pode indicar que, em determinada época do ano, as vendas costumam aumentar consideravelmente.
Esse suporte informativo deve ser usado para a gestão de fornecimento, para programar a compra de um número x vezes maior de produtos ou serviços.
Dessa forma, a cadeia produtiva do seu fornecedor terá condições logísticas para entregar o previsto.
3. Obtenção de feedbacks para aprimoramento do serviço
Em qualquer ação organizacional, o objetivo de um monitoramento periódico para garantia de desempenho e entrega de resultados é a geração de feedbacks para o aprimoramento do produto ou serviço prestado.
Os indicadores colhidos a partir de uma boa avaliação de fornecedores podem ser utilizados para orientar a correção de defeitos naquilo que foi comprado, as melhorias na entrega e a coordenação com os objetivos estratégicos da empresa compradora.
Com uma ferramenta sofisticada de automação de dados, esse monitoramento pode ser feito em tempo real, garantindo assim o controle contínuo.
4. Garantia de um relacionamento confiável e de longo prazo
Esse benefício é basicamente uma consequência direta da soma dos três anteriormente citados. Afinal, são a garantia de um alinhamento de esforços entre empresa compradora e fornecedor.
Além disso, esse relacionamento é o motor de boas vendas e crescimento competitivo para ambas as partes envolvidas. Ter um bom desempenho no fornecimento, alinhado com o que foi acordado, é fundamental para a estabilidade e manutenção de qualidade.
Em tempos de mercados dinâmicos e de tanta volatilidade, a prática acaba por se tornar um diferencial competitivo relevante, além de um garantidor da boa reputação de empresas.
Como fazer avaliação de fornecedores?
O passo a passo de como fazer avaliação de fornecedores é composto por:
análise de informações públicas;
solicitação e análise de questionários e informações privadas;
análise de riscos;
aprovação e homologação do fornecedor;
acompanhamento de desempenho e monitoramento de indicadores.
A partir dessas etapas, temos a manutenção de fornecedores, em que a empresa contratante fará um registro do histórico de pedidos, negociações, atualização de documentos e certificados, além de verificar o desempenho dos prestadores de serviço.
Caso os resultados não sejam obtidos como o esperado, é possível cancelar a parceria comercial com base nos seguintes fatores:
fornecedores que descumprem as exigências de qualidade;
produtos descontinuados na operação do contratante;
produtos modificados pelo contratante;
matéria-prima dos fornecedores não atende às exigências estipuladas.
Passo a passo para avaliar fornecedores
1. Analise as informações públicas dos seus fornecedores
As informações públicas de um fornecedor são aquelas que podem ser obtidas mesmo quando não há um relacionamento comercial já firmado. Um ótimo exemplo são as obtidas pela consulta do CNPJ.
Ao fazer a consulta do cartão CNPJ de uma empresa é possível verificar, por exemplo:
status junto à Receita Federal, ou seja, se está ativo, suspenso, cancelado, entre outros;
endereço físico e eletrônico;
telefone de contato;
atividades econômicas exercidas.
Com a ferramenta de consulta de CNPJ da Linkana, você consegue acessar essas informações e de sócios da empresa gratuitamente!
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2. Solicite e analise questionários e informações privadas
Tão logo o fornecedor aceite sua proposta, o passo seguinte a ser dado é fazer a avaliação das informações privadas, que são aquelas que só podem ser acessadas mediante entrega ou autorização do titular.
Nesse cenário estão inseridas as relacionadas a, por exemplo:
faturamento;
capacidade de atendimento;
cases de sucesso;
certificações, e outras similares.
É com base nessas informações que você poderá avaliar o nível de risco que essa possível parceria pode trazer para o seu negócio. Dessa forma, conseguirá mensurar se vale a pena absorvê-los, considerando custo-benefício, ou se é melhor buscar por outra empresa fornecedora.
3. Avalie riscos inerentes a essa parceria
Por falar em riscos, a contratação de fornecedores está repleta deles. Alguns dos que podem ser enfrentados são:
reputacional: quando um comportamento, postura ou atitude da empresa fornecedora reflete em seus contratantes, comprometendo a imagem, confiabilidade e credibilidade desses negócios;
financeiro: por exemplo, quando o fornecedor tem algum problema que impacta na entrega de matéria-prima no prazo acordado, refletindo negativamente no fluxo operacional do contratante e, consequentemente, no seu volume de vendas;
jurídico: situações nas quais o fornecedor se envolve em práticas ilícitas, a exemplo do uso de trabalho escravo, levando seus contratantes a também responderem judicialmente;
ambiental: acontece quando a empresa fornecedora não adota boas práticas ESG em seus processos, gerando impactos na natureza e na sociedade que podem recair sobre os contratantes e comprometer o relacionamento desses com os stakeholders.
4. Aprove o fornecedor e finalize o processo de homologação
Com tudo dentro do esperado, aprove o fornecedor para fazer parte da sua cadeia de abastecimento e conclua o processo de homologação, que deve ser finalizado com o registro formal dessa contratação.
Um contrato de fornecimento bem elaborado protege todos os envolvidos, mas, para isso, o documento precisa apresentar cláusulas claras sobre os direitos e deveres de cada um.
Para garantir a validade jurídica desse tipo de documento, algumas das informações que não podem faltar são:
descrição detalhada do que está sendo adquirido;
quantidade;
valores;
meios, condições e datas de pagamento;
forma de entrega do produto e/ou serviço;
frequência das entregas;
tempo de validade do contrato.
5. Acompanhamento do desempenho e monitoramento de indicadores das empresas contratadas
Seguindo essa linha de raciocínio, é essencial que sua avaliação de fornecedores contemple também o acompanhamento do desempenho desses contratados.
A ideia é verificar se a qualidade dos produtos e/ou serviços se mantém, bem como se há ou não problemas com as entregas. Dessa forma, você também garante a qualidade das suas soluções e a satisfação do seu cliente final.
Quais são as principais formas de avaliação de fornecedores?
A cadeia de suprimentos de uma empresa funciona com a presença de diversos fornecedores ao mesmo tempo, certo? Justamente desse ponto vem a necessidade de fazer uma avaliação de desempenho para preservar o nível de excelência do serviço ou produto.
Sendo assim, as companhias usam os seguintes métodos de avaliação de fornecedores:
ferramentas tecnológicas;
questionário de avaliação de fornecedores;
modelo de KPI;
matriz de Kraljic.
Ferramentas tecnológicas
Existem várias formas de avaliar fornecedores com ajuda de tecnologia. A Linkana, por exemplo, conta com ferramentas que apontam problemas de cadastro e informações de riscos de fornecedores por meio de pontuações automáticas.
Um exemplo é o Linkana ESG Rating, que mostra se há comprometimento dos fornecedores com indicadores ambientais, sociais e de governança.
Questionário de avaliação de fornecedores
Logo adiante, elencamos algumas perguntas que podem ser adaptadas para criar seu próprio modelo para análise de fornecedores.
No caso, as respostas podem ser registradas em planilhas, mas isso requer a responsabilidade de preenchimento frequente.
O padrão de qualidade do trabalho corresponde ao esperado?
Em algum momento, o custo dos pedidos sofreu reajuste?
Todas as entregas respeitam os prazos estabelecidos?
Qual o volume de pedidos entregues (semanalmente, quinzenalmente, mensalmente etc)?
Qual o volume de pedidos devolvidos (por defeitos, incorreções etc)?
Há quanto tempo o CNPJ do fornecedor está ativo?
O fornecedor tem certificação ISO 9001?
O fornecedor oferece garantia para defeitos de fabricação?
Em seguida, são classificadas notas para os fornecedores avaliados com os respectivos níveis “excelente, bom, ruim ou péssimo”.
Por fim, faça um paralelo entre o desempenho e os impactos da operação de um fornecedor. Caso você tenha percebido riscos iminentes, confira se é possível renegociar os termos do contrato para manter ou aumentar o ritmo ou, ainda, anular o documento.
Em contrapartida, fornecedores com bom desempenho devem se manter na linha de frente da empresa, com condições de serem bonificados ou terem maior participação nas operações.
Modelo de KPI
KPI, ou Key Performance Indicator, são indicadores-chave de performance que definem a evolução dos custos, qualidade, devolução, capacidade de atendimento e pontualidade.
Isto é, o KPI tem como finalidade clarear as informações e facilitar a tomada de decisões estratégicas para otimizar a cadeia de suprimentos.
Sobre isso, temos um artigo que fala desse tema e que pode ajudar bastante você. Não deixe de ler: “Conheça os principais indicadores de risco operacional e como mapeá-los de forma efetiva“
Matriz de Kraljic
A Matriz de Kraljic é um modelo de classificação que considera o nível de importância de cada fornecedor na cadeia de suprimentos.
Aqui, os suprimentos são medidos quanto ao impacto financeiro, participação no faturamento, risco de abastecimento e dificuldade de aquisição do produto.
Ao reunir os suprimentos necessários, a empresa pode avaliar os produtos que merecem maior dedicação da equipe de compras.
Dica de leitura: "Avaliação de desempenho de fornecedores: 5 dicas práticas"
Quais são os principais critérios para a análise de fornecedores?
Agora que você sabe mais sobre como fazer avaliação de fornecedores, é chegado o momento de compreender os critérios que devem ser observados pelo gestor. Confira!
Análise de riscos
A análise de riscos consiste em um levantamento das possíveis ameaças que sua empresa pode ter que enfrentar por conta dessa parceria.
O processo é feito por meio de uma avaliação detalhada de como os riscos podem surgir e como eles devem ser enfrentados pela equipe.
Em outras palavras, a análise de riscos aborda os impactos negativos que afetam a imagem da empresa e tudo o que a envolve, como lucros, capacidade de produção, recebimento de matéria-prima e qualidade do prazo de entrega, entre outros.
Cotação do fornecedor
Deve-se avaliar a cotação do seu fornecedor para conseguir o melhor custo-benefício. Dessa forma, você chegará ao potencial máximo e conquistará mais retorno financeiro e satisfação dos consumidores.
Todavia, é preciso se atentar à busca por saving a qualquer custo, visto que essa prática pode comprometer a qualidade dos produtos e/ou serviços adquiridos, e até comprometer o relacionamento com os fornecedores.
Estabilidade financeira
Problemas de caixa podem mexer com a dinâmica de trabalho de um fornecedor, o que, consequentemente, afligirá a empresa contratante.
Isso porque se o possível parceiro não mantiver suas contas equilibradas, poderá provocar o atraso nas entregas e atrapalhar a qualidade das operações de modo geral. Portanto, antecipe-se sobre os riscos para evitar graves imprevistos.
Desempenho operacional
A performance de um fornecedor é um requisito importante para o processo de avaliação. Nesse ponto, você deve observar:
o custo de garantia;
o tempo de resposta;
a qualidade;
a pontualidade;
a flexibilidade.
Ligação com programas de sustentabilidade
Fornecedores sustentáveis são profissionais que buscam implementar atividades com métodos de responsabilidade socioambiental.
Nos últimos tempos, tem havido um crescimento na procura de parceiros que pensem no meio ambiente e na inclusão de todas as pessoas.
De acordo com a pesquisa da Ernest & Young, 73% dos líderes gostam do termo e pensam em contratar fornecedores sustentáveis para suas cadeias de suprimentos.
A razão desse crescimento quantitativo se deve ao fato de que os parceiros sustentáveis possibilitam:
remodelar embalagens;
escolher materiais recicláveis;
criar campanhas de conscientização;
reestruturar trajetos para reduzir o impacto ambiental;
optar por fontes renováveis de energia, e afins.
Resumindo, os fornecedores sustentáveis colaboram para um mundo mais equilibrado e inclusivo. Além disso, podem surgir investidores interessados em companhias que adotam o modelo ESG.
E como medir desempenho de fornecedores, na prática?
Toda essa teoria que acabamos de apresentar é bem importante para quem quer saber como fazer avaliação de fornecedores. Porém, não têm muita validade se não for posta em prática, concorda?
Então, para ajudar você a tornar a análise de desempenho de fornecedores uma realidade na sua empresa, separamos cinco dicas práticas. Confira!
defina a periodicidade da avaliação;
escolha os KPIs;
colete dos dados necessários;
examine o custo-benefício gerado pelo parceiro;
reveja os critérios de avaliação periodicamente.
Vamos aos detalhes?
1. Defina a periodicidade da avaliação
Essa atividade deve ser constante. O que quer dizer que precisa ser feita mais de uma vez, enquanto o contrato entre o seu negócio e a empresa fornecedora estiver ativo.
Não existe uma periodicidade ideal, pois esse intervalo depende de fatores como volume e frequência de compras, impacto do abastecimento no fluxo produtivo do seu negócio, entre outros.
Sendo assim, avalie essas características, defina de quanto em quanto tempo a avaliação de fornecedores será feita, e cumpra esse prazo.
2. Escolha os KPIs
Falamos há pouco sobre os KPIs, certo? O objetivo aqui é definir quais serão usados no processo de avaliação de fornecedores da sua empresa.
Lembre-se de que esses indicadores precisam estar alinhados com o que pretende mensurar. Alguns exemplos são:
taxa de defeitos do fornecedor
disponibilidade do fornecedor
lead time do fornecedor
competitividade de preços
nível de entregas
tempo de resposta
3. Colete dos dados necessários
São várias as fontes de dados que podem ser acessadas para fazer esse tipo de avaliação. Sistemas de gestão de fornecedores, certamente, é uma das mais precisas e indicadas.
É possível complementar com softwares de consultas públicas, como já comentamos, e até mesmo aplicando questionários padronizados, que são ótimas ferramentas para coletar o feedback de parceiros comerciais.
4. Examine o custo-benefício gerado pelo parceiro
Está com todos os dados e informações nas mãos? Então, é hora de analisar e comparar cada uma.
Ao fazer isso, além de confirmar questões como atendimento de conformidade regulatória, e de fazer uma avaliação de risco mais precisa, é possível mensurar também o custo-benefício gerado pela parceria.
Tenha em mente que os fornecedores são um dos pilares de crescimento do seu negócio. Sem a oferta de produtos/serviços de qualidade, e garantia de abastecimento do tempo certo, as chances de comprometimento das suas operações são altas.
Por isso, nem sempre tentar economizar financeiramente é a estratégia mais adequada e favorável para o futuro da sua empresa.
5. Reveja os critérios de avaliação periodicamente
Por fim, crie o hábito de rever os critérios de avaliação constantemente. Isso é importante porque os mercados tendem a mudar de tempos em tempos, e acompanhar essas oscilações é fundamental para manter sua companhia atualizada e em conformidade.
Aproveite e leia também: "Descubra problemas de Compliance em fornecedores que podem afetar sua empresa"
Como implementar uma avaliação de fornecedores automatizada?
Para implementar uma avaliação de fornecedores automatizada em seu negócio, é preciso investir em uma plataforma de análise de dados baseada em Inteligência Artificial.
Dentre as várias opções disponíveis no mercado, é importante se atentar para aquelas capazes de gerar insights e orientar de forma assertiva a tomada de decisão.
Logo, é fundamental buscar por uma ferramenta sofisticada e completa para trazer soluções inteligentes, contando com uma interface simples e intuitiva para usuários não técnicos.
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Acompanhado por IA, esse recurso de automação é um mecanismo funcional para atender as demandas de empresas dos mais variados portes e segmentos com agilidade, otimizando e tornando a gestão de fornecedores muito mais eficiente e precisa.
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