Como criar um plano de contingência: confira o guia definitivo e prático para o seu negócio!

Nenhuma empresa está 100% protegida de problemas. Por mais que se planeje, sempre há um cenário inesperado que pegará sua equipe de surpresa e poderá causar prejuízos na instituição - a não ser que ela tenha criado um plano de contingência.

Desde uma mudança legislativa que impeça sua equipe de realizar vendas, o fechamento do único fornecedor de uma matéria-prima específica ou até mesmo uma pandemia, como a que vivemos em 2020, que fechou fábricas e ocasionou problemas de abastecimento para a indústria.

Todos esses cenários são possibilidades que qualquer empresa pode se deparar e é com esse tipo de plano que a gestão de riscos poderá ser mais efetiva. Quer saber como criar um plano de contingência? Só continuar a leitura para conferir nosso guia completo sobre o assunto!

O que é um plano de contingência?

Se você não sabe o que é um plano de contingência, então vamos começar por aí. Imagine esse plano como uma série de processos planejados para serem adotados em uma situação de emergência para que os prejuízos e consequências negativas sejam minimizados.

Os processos são base de qualquer operação da sua empresa e também é com eles que você conseguirá resolver falhas que podem travar todo o seu negócio enquanto mantém o máximo possível de normalidade no trabalho.

Vamos supor, por exemplo, que um dos seus fornecedores entrou em uma lista suja do trabalho escravo e sua empresa foi divulgada como um dos clientes desse terceiro. Você sabe quais passos seguir para resolver esse problema reputacional? 

É para isso que serve a criação de um plano de contingência, para mostrar o que fazer no momento ou até mesmo o que fazer antes da crise - como, por exemplo, contratar um software de automatização dos processos de qualificação de fornecedores e Compliance, que levará mais segurança e menos burocracia para o seu negócio.

Mas para que serve um plano de contingência?

Entendeu o que é o plano de contingência, mas ainda não acredita que ele trará grandes benefícios para sua companhia? Além dos pontos que levantamos acima, com essa série de processos você consegue:

• Minimizar as perdas durante um imprevisto

• Enxergar de maneira micro os riscos corporativos

• Ter uma bússola para guiar o comportamento das equipes em situações inesperadas

• Implantar uma mentalidade de preservação, em que os colaboradores esperam o melhor, mas estão sempre preparados para o pior 

Para o canal E-Commerce na Prática, o plano de contingência é descrito como uma necessidade para que você não deixe seu negócio parar. Confira só: 

Como criar um plano de contingência em 5 passos

1º passo - Montagem de um comitê de gestão de crise

Para que você possa começar a criar seu plano de contingência, é importante que você reúna uma equipe multidisciplinar que saiba para que serve o plano de contingência e que consiga enxergar tanto de maneira macro como micro as possibilidades de riscos e suas soluções.

Ademais, por esses profissionais serem de diferentes áreas, você conseguirá ter a contribuição de experiências e conhecimentos reais vividos por cada um deles. Reúna os profissionais e lhes dê a oportunidade de falar. Já para você, isso significa escutar atentamente e fazer perguntas que agregarão à discussão.

2º passo - Analise os riscos e seus impactos na sua empresa

Com o seu comitê montado, chegou o momento de preparar uma análise de riscos, que listará detalhadamente os possíveis riscos - sejam eles de causas naturais, técnicas ou humanas - e os impactos que cada um deles podem causar no negócio no curto, médio e longo prazo.

Também é válido observar os processos operacionais de todos os setores do seu negócio. Com esse acompanhamento, seu comitê terá indicadores de desempenho que mostrarão quais são as fragilidades de cada área que devem ser melhoradas.

Assim, para cada processo identificado, também é importante avaliar o impacto que essa falha representa para a empresa, considerando também as interdependências entre processos.

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