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Centralização de compras: o que é e quais são as vantagens?
A centralização de compras pode ser definida como uma dinâmica de trabalho por meio da qual todas as etapas voltadas para aquisição de insumos, matéria-prima e/ou serviços necessários para o fluxo produtivo de uma empresa acontecem a partir de uma única base.
Dependendo do porte do negócio, essa fonte pode ser um profissional designado exclusivamente para essa tarefa, ou um departamento inteiro que tenha apenas essa responsabilidade.
Quanto à implementação de uma estratégia desse tipo, é muito importante você ter em mente que existem diversas maneiras de estruturar o processo de compras da sua empresa.
Nesse cenário, uma das formas de fazer isso é conhecendo melhor conceitos como descentralização e centralização de compras, bem como as vantagens que cada um deles oferece.
Por isso, neste artigo, trouxemos os três tipos mais comuns de compras centralizadas e o contexto que melhor se adequa a cada um. Siga a leitura e confira tudo sobre esse tema agora mesmo!
O que é centralização de compras? E descentralização de compras?
Como os próprios nomes sugerem, a centralização de compras é um processo no qual todos os pedidos de aquisições são direcionados para uma única área ou profissional da empresa, os quais se tornam responsáveis por todas as etapas que envolvem essa tarefa.
Já a descentralização de compras segue o caminho inverso, ou seja, refere-se a um processo de aquisição no qual é preciso contatar diversos setores da companhia, até o item ou serviço ser efetivamente comprado.
Exemplo de centralização e descentralização de compras
Para que esses contextos fiquem mais claros, imagine o seguinte cenário: você ocupa o cargo de gestão em uma empresa ou, até mesmo, presencia um processo de aquisição indiretamente.
Após uma longa avaliação de qual seria a melhor ferramenta para lidar com o processo X do negócio, você conclui que será necessário adquirir um novo software para a área de TI.
Esse novo sistema será usado por toda a empresa, mas como sua área foi a principal interessada, você mesmo endereça a necessidade de adquiri-la.
Porém, aqui vem, por vezes, uma parte difícil: como — ou melhor dizendo, para quem — você deve solicitar a compra dessa ferramenta?
É claro que não será capaz de adquiri-la sozinho. Então, pergunta para seu superior direto como abrir o processo de compra e logo é retornado com a seguinte pergunta:
“Qual é o valor anual da ferramenta?”
Ao respondê-lo que a ferramenta custaria anualmente em torno de US$ 100 mil , por exemplo, há aquele pequeno silêncio de alguns minutos no chat: "Será que a ferramenta é muito cara?"
Enfim, surge uma resposta: você precisará fazer uma solicitação ao setor financeiro, abrindo um ticket explicando a necessidade da aquisição.
Entretanto, por que seu chefe fez essa pergunta a você? E por que o setor financeiro precisa analisar a compra, sendo que a ferramenta é de TI?
Esse fluxo retrata claramente um processo de compra híbrido entre o centralizado e o descentralizado. Todavia, quais são as vantagens de adotar esse processo e, ainda, há vantagens em adotar um processo de compras apenas centralizado ou descentralizado?
Responderemos sobre isso logo adiante!
Dica! Leia também: "Conheça as 6 melhores técnicas de compras para negociar com fornecedores"
Qual a diferença entre compras centralizadas e descentralizadas?
A principal diferença entre compras centralizadas e descentralizadas é a estrutura de cada modelo de aquisição. No primeiro, todo o processo é concentrado em um único funcionário ou setor; já o segundo, a responsabilidade fica a cargo de cada departamento.
Por isso, a escolha entre um formato ou outro depende do porte da empresa, da quantidade de profissionais, do volume e frequência de compras feitas, bem como da complexidade dos produtos e/ou materiais que precisam ser adquiridos.
Quais são as vantagens da centralização de compras?
Um processo centralizado de compras retrata a aquisição de potenciais ferramentas, produtos, cursos e/ou outros serviços feitos por apenas uma área específica.
Como no exemplo citado acima, o centralizador pode ser a própria área financeira, ou outro setor ou profissional designado para essa tarefa.
Isso significa que mesmo que coordenador, gerente ou até mesmo uma pessoa que ocupe a cadeira de presidência, não terá a autonomia de realizar uma compra sem antes abrir um ticket para ser aprovado (e muitas vezes a aquisição executada) pela área central.
Lembrando que uma boa estratégia para o setor de compras é fundamental para aprimorar os resultados. Por isso, é tão importante verificar qual se enquadre melhor às necessidades da sua empresa.
Contudo, no que se refere, especificamente, às vantagens de adotar esse processo, as que mais se destacam são:
padronização de processos;
mais equilíbrio e priorização no uso das verbas;
aprimoramento do controle das finanças.
Veja, a seguir, detalhes de cada um desses pontos positivos
1. Padronização de processos
Ao tornar uma área a responsável direta por todas as aquisições em uma empresa, por meio da centralização de compras, os processos se tornam mais padronizados e, portanto, mais confiáveis.
Além disso, é possível seguir um planejamento de compras e usar os recursos financeiros com mais inteligência.
Não é difícil imaginar potenciais confusões e erros humanos que podem ser gerados se, por exemplo, cada gestor tiver a autonomia de realizar compras de centenas de milhares de reais.
Então, como garantir que a compra foi feita de maneira segura? E como atestar a segurança dos dados do cartão da empresa? Somado a essas questões, como realmente saber que aquela aquisição já estava aprovada por todas as pessoas que deveriam aprová-la?
Por fim, times que têm mais conhecimento sobre contabilidade, certamente, poderão pensar na melhor forma de executar uma compra para o momento financeiro atual do negócio.
Por exemplo, saber quais dias são os autorizados para realizar determinadas compras, quanto tempo deve se esperar para a aprovação de uma aquisição, entre outros.
2. Mais equilíbrio e priorização no uso das verbas
Ao centralizar as compras, aumentam-se as chances de o time responsável ter uma visão mais ampla do cenário de aquisições da empresa.
Na prática, isso significa que aquela área será capaz de priorizar determinadas aquisições em detrimento a outras, por exemplo, em um momento no qual não há verba o suficiente para adquirir mais de uma nova ferramenta.
Ainda, mesmo que haja verba disponível, pode não ser positivo para o balanço da empresa contratar um novo software naquele determinado mês e/ou dia do mês e, sim, aguardar para o próximo ciclo.
Aproveite e leia também: "Compras estratégicas: descubra a importância e entenda como aplicar na sua empresa"
3. Aprimoramento do controle das finanças
Por fim, a centralização das compras propicia um melhor controle das finanças da empresa, pois, ao definir uma área responsável, há uma maior visibilidade das compras executadas em um determinado período.
Assim, mesmo em caso de dúvidas, fica muito mais fácil recorrer a um time do que tentar descobrir quem foi o comprador em meio a todos os funcionários — mesmo que de cargos de liderança — da empresa.
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Quais são as vantagens da descentralização de compras?
Apesar de a centralização ser muito interessante em vários pontos, é pertinente lembrar que 'nem tudo são flores' e, assim, há também vantagens em não adotar uma postura centralizadora.
As duas principais são:
maior autonomia para os times;
mais agilidade nos processos.
Entenda os motivos.
1. Maior autonomia para os times
Ao tornar o processo de compras descentralizado, os times têm mais autonomia para adquirir ferramentas que julgarem úteis, desde que cumpram alguns critérios, como um teto de gasto.
Assim, há um maior empoderamento das equipes, ao dar independência para tomar as decisões que sugerem ser boas para o negócio.
2. Mais agilidade nos processos
Outra vantagem clara da descentralização de compras é a maior agilidade que essa dinâmica atribui aos processos de aquisição de alguma ferramenta, equipamento e/ou serviço.
Isso porque, nesse formato, não há a necessidade de o pedido entrar em uma longa fila de espera, aguardando para ser analisado por um dos raros responsáveis pela aprovação, o que pode demorar de dias até meses, dependendo da empresa.
E quais as desvantagens da centralização de compras?
Apesar de todos os pontos positivos da centralização de compras que citamos, é preciso considerar que também existem algumas desvantagens nessa dinâmica.
Em linhas gerais, essas têm relação com o modelo de negócio. Por isso, antes de adotar essa prática, é preciso considerar os prós e os contras e alinhá-los com o porte, fluxo e volume de aquisições da sua empresa.
Com isso mente, saiba que algumas das principais desvantagens da centralização de compras são:
tempo de aquisição pode ser demorado, dependendo da quantidade de requisição recebida pelo profissional ou setor responsável pelas aquisições;
a padronização pode resultar em um excesso de rigidez no processo de compras;
os setores ficam sem autonomia para adquirir o que precisam;
a gestão de compras tende a se tornar mais complexa.
E as desvantagens da descentralização de compras?
Pelos mesmo motivos da centralização, a descentralização de compras também tem algumas desvantagens. Entre as que mais se destacam, estão:
problemas com a escolha e com a construção de um relacionamento estratégico com os fornecedores;
falta de padronização, levando cada setor a comprar e lidar com as empresas fornecedoras de uma forma;
dificuldade de garantir a compliance;
chances menores, quando não inexistentes, de conseguir saving;
ausência de unidade do histórico de compras, afetando a gestão de dados e impactando negativamente nas tomadas de decisão estratégicas.
3 boas práticas para compras centralizadas e descentralizadas
Uma forma de minimizar as desvantagens, é adotar boas práticas para comprar centralizadas e descentralizadas. As que apresentaremos agora valem para ambas as estruturas, e são:
automatizar tarefas: substituindo atividades manuais por automatizadas com ajuda de sistemas próprios para a área, a exemplo de um e-procurement;
definir políticas e regras básicas: como parâmetros para contratação de fornecedores e limites orçamentários para cada área;
estimular a comunicação entre os departamentos: principalmente para evitar compras duplicadas e/ou desnecessárias que levam a gastos extras.
Como escolher entre compras centralizadas e descentralizadas?
Como comentamos algumas vezes ao longo deste artigo, um dos principais critérios de escolha entre compras centralizadas e descentralizadas é o porte da empresa.
Também é preciso considerar fatores como:
valor que a aquisição traz para o negócio;
complexidade do tipo de matéria-prima, insumo ou serviço que será adquirido;
quantidade e frequência das compras;
tipos de fornecedores que precisam ser acionados para garantir o abastecimento;
dinâmica de negociação com esses parceiros comerciais.
Por isso, antes de tomar a sua decisão entre adotar uma estrutura centralizada ou descentralizada de compras, avalie pontualmente esses critérios, bem como as vantagens e desvantagens de cada formato, alinhando tudo isso ao formato do seu negócio.
Lembrando que há ainda a opção do modelo híbrido, que mescla a estrutura das compras centralizadas e descentralizadas, permitindo explorar as vantagens de ambas as formas.
Quais outras formas de melhorar a gestão de compras do seu negócio?
Além de definir a ordem e os formatos dos processos de aquisição, usar a tecnologia como aliada é um dos caminhos mais indicados para melhorar a gestão de compras do seu negócio.
Isso porque não basta saber o que e como comprar, mas de quem adquirir. Neste ponto, entra a importância de encontrar fornecedores compatíveis com as necessidades e realidade da sua empresa.
Para isso, é preciso submetê-los ao processo de homologação, que consiste na qualificação das empresas fornecedoras antes de trazê-las para a rede de abastecimento do seu negócio.
Nessa atividade, é preciso avaliar diversos documentos, a fim de levantar possíveis riscos que essa contratação pode gerar para a sua empresa.
Como você deve estar imaginando, é um processo demorado, que requer total atenção para garantir que nenhum ponto importante passe despercebido.
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