O que é catálogo de fornecedores e como ele otimiza o processo de compra?

Quer aumentar o saving de compras do seu negócio? Invista na criação de um catálogo de fornecedores para organizar uma rede com os melhores contatos dos quais você pode conseguir boas negociações. 

A equipe que faz a gestão de compras tem como meta a economia, mas, claro, sem perder a qualidade do produto ou serviço adquirido.

Essa organização também serve para criar um processo de aquisição de suprimentos mais eficiente e até mais rápido, diminuindo muito as chances de erros ou de ter problemas com um fornecedor.

Se o seu negócio ainda não tem um catálogo de vendas, continue a leitura desse artigo e entenda para que serve esse recurso.

O que é catálogo de fornecedores?

Um catálogo de fornecedores é um compilado dos contatos de empresas qualificadas com as quais é possível fechar contratos comerciais com segurança, agilidade e bom preço.

Uma comparação simples é com as antigas agendas. Porém hoje, os catálogos são digitais e tem um cadastro completo com informações que ajudam a relembrar as características de cada fornecedor.

O modelo do catálogo de fornecedores pode ter o layout e os dados que a empresa achar necessário, mas algumas itens básicos são:

• Nome da empresa;

• CNPJ;

• Categoria de produto/serviço vendido; 

• Tabela de preço dos produtos/serviços; 

• Número de compras realizadas com o fornecedor;

• Detalhamento dos pedidos fechados (quantidade, data, etc.);

• Nome do responsável pelo atendimento, telefone e e-mail comercial do fornecedor;

• Avaliação do fornecedor, entre outros.

Esse detalhamento serve para criar um histórico dos melhores parceiros que atendem as necessidades da empresa.

Dessa forma, sua equipe não precisa checar o mesmo fornecedor repetidas vezes nas análises de compliance e homologação. À medida que contratos ou compras vão sendo fechados, essas informações podem ser adicionadas.

Por exemplo, um fornecedor diz que se o pedido for feito até dia X do mês, ele consegue entregar em 2 dias úteis ou que consegue um preço melhor para pedidos acima de Y volumes.

Quando a experiência não é boa, isso também pode ficar registrado, o que vai alertar a equipe da próxima vez que alguém sugerir um determinado fornecedor como opção.

Para que serve um catálogo?

Montar um catálogo de fornecedores mantém uma parte importante do trabalho de gestão de compras organizada, facilitando a pesquisa dentro de uma base já homologada.

Consequentemente, a escolha do fornecedor fica mais fácil, principalmente se o sistema do catálogo permitir filtrar a busca por categorias, por exemplo. Assim, a equipe consegue visualizar todos os parceiros cadastrados que seguem um determinado critério desejado.

Um catálogo de fornecedores também serve para melhorar as estratégias de compra, pois com planejamento a equipe consegue negociar melhor os pedidos de reposição de estoque ou de compra de matéria-prima para produção. 

E além de aproveitar as condições que o fornecedor oferece, dá para barganhar descontos com mais propriedade, já que a equipe conhece as condições de outros parceiros.

Por mais trabalhoso que seja criar essa base no início, manter e atualizar o catálogo de fornecedores é muito mais prático, já que hoje a tecnologia ajuda bastante.

Os sistemas mais modernos possuem seus servidores hospedados na nuvem, mantendo a segurança dos dados, mas também permitindo que eles sejam acessados de diferentes dispositivos.