Gestão de riscos
Canal de denúncias nas empresas: o que é e qual a importância?
O canal de denúncias nas empresas é uma ferramenta que permite a funcionários, colaboradores, terceiros, fornecedores, clientes e demais pessoas que tenham algum vínculo com a companhia, denunciar irregularidades de forma segura, sem o risco de sofrerem represálias.
A existência de um canal de denúncias nas empresas é uma prática cada vez mais forte e recomendada para assegurar o respeito e o cumprimento das boas práticas de governança corporativa e compliance.
Por meio dessa solução é possível, por exemplo, combater fraudes, atos ilícitos, bem como outras categorias de risco operacional. Isso ajuda a manter uma conduta ética, transparente e vigilante em relação às atividades executadas ao longo de todos os níveis hierárquicos da organização.
Após eventos de corrupção que chegaram ao conhecimento público — muitos deles ocasionados por investigações como a Lava Jato, da Polícia Federal —, manter um canal de denúncias passou a ser visto como mais uma ferramenta de proteção.
Neste artigo você confere como isso funciona, qual sua importância e como implementar o canal de denúncias na sua empresa.
Também abordaremos os benefícios de adotar essa medida junto a outras práticas de compliance e gestão de riscos, a fim de manter o seu negócio ainda mais seguro e regular.
O que é o canal de denúncias nas empresas?
De modo geral, o canal de denúncias é uma ferramenta que atende aos propósitos do programa de compliance de uma empresa, permitindo a comunicação de atividades ilegais e prejudiciais à gestão financeira da companhia.
Esse canal deve ser aberto para o uso de clientes, colaboradores, fornecedores, prestadores de serviços e demais stakeholders, garantindo anonimato, segurança e tranquilidade aos denunciantes, bem como empenho na investigação de suas alegações.
Diante de fraudes em licitações públicas, ou mesmo escândalos financeiros no setor privado, como o caso Enron, por exemplo, canais de denúncia nas empresas se tornaram relevantes para monitorar diversos atos ilícitos.
Entre eles, podemos citar fraudes contábeis, desvios de dinheiro, corrupção ativa e passiva, vazamento de dados sigilosos ou protegidos, desvios de conduta e muitos outros.
Vale lembrar que a existência de um canal de denúncias é obrigatória para empresas com capital aberto na bolsa de valores, como parte dos esforços para garantir e valorizar o ESG framework.
Para as demais, a prática é opcional, porém, recomendada para uma gestão de riscos eficiente.
Como funciona um canal de denúncias nas empresas?
O canal de denúncias nas empresas funciona a partir de plataformas online ou centrais telefônicas que recebem as comunicações de atos irregulares por parte de pessoas que tenham vínculo com a companhia.
O denunciante — que pode ser um funcionário contratado ou terceirizado, um prestador de serviços, um fornecedor, um cliente, entre outros stakeholders — acessa o canal de denúncia oferecido pela empresa e se pronuncia quanto ao ocorrido.
Esse ocorrido, por sua vez, pode ser comunicações de diferentes naturezas, por exemplo:
atitudes discriminatórias e/ou preconceituosas;
cobrança de propinas;
irregularidades no ambiente de trabalho;
atos ilícitos como fraude e furtos.
Ainda sobre o funcionamento de um canal de denúncias nas empresas, é imprescindível que a identidade do denunciante seja preservada.
Inclusive, é justamente essa garantia de sigilo que incentiva as pessoas a se sentirem seguras e confortáveis para expor os acontecimentos, pois têm a certeza de que não sofrerão nenhuma represália.
Quais tipos de canais de denúncia nas empresas existem?
Inicialmente, é possível dividir os tipos de canais de denúncia em dois grupos: os internos e os externos. Essa divisão diz respeito à origem dos canais, ou seja, se partem da própria companhia ou de um serviço terceirizado.
Já a segunda forma de separar os tipos de canais de denúncia é por departamento. Nesse caso, é atribuída uma plataforma ou um número de telefone exclusivo para recebimento de comunicações de cada setor da empresa, ou dos considerados mais importantes de acompanhamento.
Tipos de canais de denúncia conforme a origem
Canais de denúncia interno
Os canais de denúncia interno são criados e gerenciados pela própria empresa. Isso significa que todo o trâmite de recebimento e tratamento das comunicações é feito por uma equipe interna da organização.
Por conta desse formato, algumas pessoas podem ficar inseguras em fazer as denúncias, seja por acreditar que suas identidades serão reveladas, seja por considerar que não serão dadas as devidas tratativas.
No entanto, ainda assim, o canal de denúncia interno é uma ferramenta essencial no combate de vários atos ilegais, a exemplo dos que citamos ao longo deste artigo.
Canais de denúncia externo
Já os canais de denúncia externos são os desenvolvidos por companhias especializadas nessa atividade. Na prática, significa que a empresa terceiriza o recebimento das comunicações e somente dá as tratativas com base na sua política e normas de conduta.
Em linhas gerais, esse tende a ser um modelo que deixa os denunciantes mais seguros, justamente por não estarem lidando diretamente com um canal interno. Entretanto, por demandar de custos, pode não ser adequado para alguns modelos de negócio.
Tipos de canais de denúncia por departamento
Recursos Humanos
Já o canal de denúncias para Recursos Humanos objetivo receber declarações sobre condutas tais como:
descumprimento de leis e regras trabalhistas;
abuso de poder;
assédio moral e/ou sexual;
desentendimento entre líderes e liderados.
Financeiro
A proposta de um canal de denúncias voltado para o financeiro é obter delações sobre desvio de recursos, fraudes monetárias, furtos de valores e/ou bens, entre outras relacionadas à saúde financeira da empresa.
Jurídico
Esse canal de denúncia é voltado para tudo o que for relacionado com a governança corporativa. Por conta disso, recebe comunicações relacionadas ao descumprimento de leis e normas que são necessárias para manter a legalidade do negócio.
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Qual a importância do canal de denúncias no compliance?
A existência de um canal de denúncias nas empresas é uma forma de garantir a fiscalização constante de suas atividades, por meio de todos aqueles que têm contato com a organização, seja direta ou indiretamente.
O medo de represálias é um dos grandes motivos pelo qual as pessoas podem decidir por não comunicar uma irregularidade.
Entretanto, quando implementado corretamente, o canal de denúncias nas empresas garante um ambiente seguro para que elas comuniquem eventos dessa natureza.
Por esse recurso, garante-se que o denunciante não sofrerá com perseguições por tomar a atitude mais correta e ética.
Também há de se destacar a utilização do canal de denúncias para agilizar a identificação de fraudes, motivar auditorias ou mesmo supervisionar esse tipo de verificação.
Em geral, esse tipo de canal permite diminuir o impacto de atos ilegais, implementar rapidamente planos de contingência e ainda monitorar as próprias auditorias internas.
Podemos perceber a importância do canal de denúncias na garantia do compliance a partir da Petrobras.
Após vários escândalos, a estatal estabeleceu um canal de denúncias para evitar fraudes e desvios visando a recuperação de sua credibilidade. Confira, no vídeo a seguir, mais sobre essa estratégia adotada pela Petrobrás.
Por que a sua empresa deve ter um canal de denúncias?
Ter um canal de denúncias é uma forma de sua empresa mostrar para seus stakeholders integridade, transparência e comprometimento com padrões morais, éticos e legais.
A criação de canais para esse fim também ressalta o interesse da companhia em identificar e tratar atos ilícitos que comprometem a sua relação com clientes, parceiros de negócio, investidores, funcionários, entre outros agentes envolvidos na sua dinâmica de funcionamento.
No relacionamento com os colaboradores, por exemplo, essa atitude traz vantagens como aumento do engajamento, da produtividade e até mesmo a redução do turnover.
Se considerarmos o relacionamento com fornecedores, é possível obter benefícios como aumento do nível de confiabilidade e alinhamento de valores, os quais reduzem o risco de desabastecimento da cadeia de suprimentos da companhia.
Como implementar um canal de denúncias corretamente?
A implementação de um canal de denúncias nas empresas deve fazer parte de um programa de compliance, garantindo não só que eventuais fraudes sejam denunciadas, mas também que atitudes punitivas sejam tomadas como resposta.
Como dissemos, na prática há duas opções para implantar um canal de denúncias: a primeira é por meio de uma comissão interna, com autonomia para gerenciar a ferramenta sem interferência dos gestores diretos.
Já a segunda é realizando a contratação de uma empresa especializada no ramo, terceirizando a gestão do canal de denúncias para garantir sua idoneidade.
Quanto às recomendações para implementar o canal de denúncias nas empresas, segundo a Controladoria Geral da União são as seguintes:
disponibilizar diferentes meios de contato para realização das denúncias
permitir e assegurar o direito ao anonimato;
o canal de denúncias deve estar aberto para o público interno e externo;
para punições e sanções, é essencial existir um código de conduta estabelecido e divulgado amplamente na organização;
o canal de denúncias não substitui o monitoramento constante das atividades dos funcionários;
é importante divulgar e educar os públicos internos e externos sobre a existência e diretrizes do uso do canal de denúncias;
o denunciante deve ter acesso ao desenvolvimento da denúncia.
Quais são os benefícios do canal de denúncias nas empresas?
Independentemente do modelo adotado para implantação do canal de denúncias nas empresas, a prática tem grande potencial para proporcionar uma série de benefícios para a organização, especialmente quando somada a outras medidas do programa de compliance, como background check e due diligence.
De qualquer forma, podemos listar os seguintes fatores como vantagens da adoção de um canal de denúncias em empresas:
Ética e transparência
A existência de um canal de denúncias demonstra compromisso de uma empresa com uma conduta ética e transparente, promovendo esses valores e formando uma reputação respeitável para a organização.
Também serve como estímulo para que essas práticas formem uma cultura interna em conformidade com os princípios da governança corporativa.
Valorização e credibilidade
Uma empresa que abre um canal de denúncias obtém um ganho de credibilidade no mercado, considerando que o risco de fraudes é mitigado.
Junto desse avanço para a gestão da reputação, o investimento na organização é valorizado e ela passa a ser uma aposta mais segura para investidores externos e também para a rede de fornecedores.
Prevenção a riscos diversos
Fraudes, casos de corrupção e desvio de dinheiro oferecem tanto riscos financeiros quanto riscos operacionais. Contar com um canal de denúncias é uma maneira muito eficiente para prevenir ambos.
Agilidade na detecção de fraudes
Mesmo que não impeça completamente que ocorram atos ilícitos, a existência de um canal de denúncias na empresa pode agilizar a detecção dessas fraudes, já que se fazem presentes mesmo nos períodos entre auditorias.
Garantia de compliance para a rede de fornecedores
O canal de denúncias é uma das ferramentas da gestão de riscos para garantir o compliance na estrutura de uma empresa. Para complementar essa conduta, conte também com ferramentas para garantir o compliance na gestão de fornecedores.
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